De gegevensvalidatie-opties van Excel omvatten het maken van een vervolgkeuzelijst die de gegevens beperkt die in een specifieke cel kunnen worden ingevoerd voor een vooraf ingestelde lijst met vermeldingen.
Wanneer een vervolgkeuzelijst wordt toegevoegd aan een cel, wordt er een pijl naast weergegeven. Als u op de pijl klikt, wordt de lijst geopend en kunt u een van de lijstitems selecteren om de cel te betreden.
De gegevens die in de lijst worden gebruikt, kunnen worden gevonden:
- op hetzelfde werkblad als de lijst
- op een ander werkblad in dezelfde werkmap
- in een andere werkmap
Zelfstudie: gegevens gebruiken die zijn opgeslagen in een andere werkmap
In deze zelfstudie maken we een vervolgkeuzelijst met een lijst met items in een andere werkmap.
Voordelen van het gebruik van een lijst met items in een andere werkmap omvatten het centraliseren van lijstgegevens als deze door meerdere gebruikers wordt gebruikt en de gegevens beschermen tegen onbedoelde of opzettelijke wijzigingen.
Notitie: Wanneer de lijstgegevens worden opgeslagen in een afzonderlijke werkmap, moeten beide werkmappen open zijn om de lijst te laten werken.
Als u de stappen in de zelfstudiethema's volgt, loopt u door het maken, gebruiken en wijzigen van de vervolgkeuzelijst die lijkt op de vervolgkeuzelijst hierboven.
Deze zelfstudie-instructies bevatten echter geen opmaakstappen voor de werkbladen.
Dit zal niet interfereren met het voltooien van de tutorial. Uw werkblad ziet er anders uit dan het voorbeeld op pagina 1, maar de vervolgkeuzelijst geeft dezelfde resultaten.
Tutorial Onderwerpen
- Bestanden openen en de zelfstudiegegevens opslaan
- Twee benoemde bereiken maken
- Het dialoogvenster Gegevensvalidatie openen
- De gegevensbron invoeren en de vervolgkeuzelijst invullen
- De lijstitems wijzigen
- Opties voor het beschermen van de vervolgkeuzelijst
De zelfstudiegegevens invoeren
Twee Excel-werkmappen openen
Zoals vermeld, zullen de gegevens voor de vervolgkeuzelijst voor deze zelfstudie zich in een andere werkmap dan de vervolgkeuzelijst bevinden.
Volg deze stappen voor deze zelfstudie:
- Open twee lege Excel-werkmappen
- Sla een werkmap op met de naam data-source.xlsx - deze werkmap bevat de gegevens voor de vervolgkeuzelijst
- Sla de tweede werkmap op met de naam drop-down-list.xlsx - deze werkmap bevat de vervolgkeuzelijst
- Laat beide werkmappen open na het opslaan.
De zelfstudiegegevens invoeren
- Voer de onderstaande gegevens in cellen A1 tot A4 van de data-source.xlsx werkmap zoals te zien in de bovenstaande afbeelding.
-
A1 - Gingerbread A2 - Citroen A3 - Havermout Raisin A4 - Chocolate Chip
- Sla de werkmap op en laat deze open
- Voer de onderstaande gegevens in cellen B1 van de drop-down-list.xlsx werkboek.
-
B1 - Cookie Type:
- Sla de werkmap op en laat deze open
- De vervolgkeuzelijst wordt toegevoegd aan cel C1 van deze werkmap
Twee benoemde bereiken maken
Twee benoemde bereiken maken
Met een benoemd bereik kunt u verwijzen naar een specifiek cellenbereik in een Excel-werkmap.
Benoemde bereiken hebben veel toepassingen in Excel, inclusief het gebruik ervan in formules en bij het maken van diagrammen.
In alle gevallen wordt een benoemd bereik gebruikt in plaats van een bereik van celverwijzingen die de locatie van gegevens in een werkblad aangeeft.
Bij gebruik in een vervolgkeuzelijst in een andere werkmap, moeten twee benoemde bereiken worden gebruikt.
- Eén is gemaakt voor de lijstitems in de werkmap waarin de gegevens zich bevinden
- Een tweede wordt gemaakt in de werkmap waar de vervolgkeuzelijst zich bevindt. Dit tweede benoemde bereik linkt naar het benoemde bereik in de eerste werkmap
Zelfstudiestappen
Het eerste benoemde bereik
- Selecteer de cellen A1 - A4 van de data-source.xlsx werkboek om ze te markeren
- Klik op het naamvak boven kolom A
- Typ 'Cookies' (geen aanhalingstekens) in het naamvak
- druk de ENTER toets op het toetsenbord
- Cellen A1 tot A4 van de data-source.xlsx werkmap heeft nu de bereiknaam van koekjes
- Sla de werkmap op
De tweede benoemde reeks
Dit tweede benoemde bereik maakt geen gebruik van celverwijzingen van de drop-down-list.xlsx werkboek.
Integendeel, het zal, zoals vermeld, een link naar de koekjes bereiknaam in de data-source.xlsx werkboek.
Dit is nodig omdat Excel geen celverwijzingen accepteert van een andere werkmap voor een benoemd bereik. Het zal echter behalve een andere bereiknaam.
Het creëren van het tweede benoemde bereik wordt daarom niet gedaan met behulp van de Naamvak maar door de Name Manager optie op de formules tabblad van het lint.
- Klik op cel C1 in de drop-down-list.xlsx werkboek
- Klik op Formules> Naammanager op het lint om de te openen Name Manager dialoog venster
- Klik op de nieuwe om het te openen Nieuwe naam dialoog venster
- Typ in de regel Naam: Gegevens
- In het verwijzingen naar regeltype: = 'Data-source.xlsx'! Cookies
- Klik op OK om het benoemde bereik te voltooien en terug te keren naar het dialoogvenster Naambeheer
- Klik op Sluiten om het dialoogvenster Naambeheer te sluiten
- Sla de werkmap op
Het dialoogvenster Gegevensvalidatie openen
Het dialoogvenster Gegevensvalidatie openen
Alle gegevensvalidatie-opties in Excel, inclusief vervolgkeuzelijsten, worden ingesteld met behulp van het dialoogvenster gegevensvalidatie.
Naast het toevoegen van vervolgkeuzelijsten aan een werkblad, kan gegevensvalidatie in Excel ook worden gebruikt om het type gegevens te beheren of te beperken dat kan worden ingevoerd in specifieke cellen in een werkblad.
Zelfstudiestappen
- Klik op cel C1 van de drop-down-list.xlsx werkmap om het de actieve cel te maken - dit is waar de vervolgkeuzelijst zal worden gevonden
- Klik op de Gegevens tab van het lintmenu boven het werkblad
- Klik op de Gegevensvalidatie pictogram op het lint om het vervolgkeuzemenu te openen
- Klik op de Gegevensvalidatie optie in het menu om het dialoogvenster Gegevensvalidatie te openen
- Laat het dialoogvenster open voor de volgende stap in de zelfstudie
Een lijst gebruiken voor gegevensvalidatie
Een lijst voor gegevensvalidatie selecteren
Zoals vermeld, zijn er een aantal opties voor gegevensvalidatie in Excel naast een vervolgkeuzelijst.
In deze stap kiezen we de Lijst optie als het type gegevensvalidatie dat moet worden gebruikt voor cel D1 van het werkblad.
Zelfstudiestappen
- Klik op instellingen tabblad in het dialoogvenster
- Klik op de pijl naar beneden aan het einde van de Toestaan regel om het vervolgkeuzemenu te openen
- Klik op Lijst om een vervolgkeuzelijst voor gegevensvalidatie in cel C1 te kiezen en om de Bron regel in het dialoogvenster
De gegevensbron invoeren en de vervolgkeuzelijst invullen
Omdat de gegevensbron voor de vervolgkeuzelijst zich in een andere werkmap bevindt, wordt het tweede benoemde bereik dat eerder is gemaakt, ingevoerd in de Bron regel in het dialoogvenster.
Zelfstudiestappen
- Klik op de Bron lijn
- Type "= Data" (geen aanhalingstekens) in de bronregel
- Klik OK om de vervolgkeuzelijst te voltooien en de te sluiten Gegevensvalidatie dialoog venster
- Een kleine pijl naar beneden pictogram aan de rechterkant van cel C1
- Als u op de pijl-omlaag klikt, wordt de vervolgkeuzelijst geopend met de vier cookienamen die zijn ingevoerd in cellen A1 tot A4 van de data-source.xlsx werkboek
- Als u op een van de namen klikt, moet u die naam invoeren in cel C1
De vervolgkeuzelijst wijzigen
De lijstitems wijzigen
Om de vervolgkeuzelijst up-to-date te houden met wijzigingen in onze gegevens, kan het nodig zijn om de keuzes in de lijst periodiek te wijzigen.
Aangezien we een benoemd bereik als de bron voor onze lijstitems in plaats van de daadwerkelijke lijstnamen, waarbij de cookienaam in het benoemde bereik in de cellen A1 tot A4 van de data-source.xlsx werkmap wijzigt onmiddellijk de namen in de vervolgkeuzelijst.
Als de gegevens rechtstreeks in het dialoogvenster worden ingevoerd, moet u de lijst wijzigen door terug te gaan naar het dialoogvenster en de bronregel te bewerken.
In deze stap zullen we veranderen Citroen naar sprits in de vervolgkeuzelijst door de gegevens in cel A2 van het benoemde bereik in de data-source.xlsx werkboek.
Zelfstudiestappen
- Klik op cel A2 in de data-source.xlsx werkmap (Lemon) om er de actieve cel van te maken
- Type sprits in cel A2 en druk op de Enter-toets op het toetsenbord
- Klik op de pijl-omlaag voor de vervolgkeuzelijst in cel C1 van de drop-down-list.xlsx werkmap om de lijst te openen
- Item 2 in de lijst zou nu moeten lezen sprits in plaats van Citroen
Opties voor het beschermen van de vervolgkeuzelijst
Opties voor het beschermen van de vervolgkeuzelijst
Aangezien onze gegevens op een ander werkblad staan dan zijn de keuzelijstopties beschikbaar om de lijstgegevens te beschermen:
- Bescherm het werkblad waarbij de cellen A1 tot A4 op blad 2 worden vergrendeld
- Een wachtwoord vereisen om de werkmap te wijzigen
- De werkmap openen als Alleen lezen
