SharePoint is het samenwerkingsplatform van Microsoft, vergelijkbaar met Google Drive, maar nog veel meer. Het is een plek waar teamleden kunnen communiceren, gegevens uitwisselen en samenwerken; een gedeelde bestandsrepository, blog, web content managementsysteem en een intranet.
SharePoint als een verbeterde bestandsdrive
Een paar jaar geleden bestond de geavanceerde Microsoft-samenwerking uit twee componenten: Exchange, met behulp van e-mail en gedeelde agenda's en netwerkbestandsstations. Deze stations, die je misschien kent, hadden stationsletters zoals "S:" of "X:", gehuisveste bestanden die je hele team kon raadplegen, maar slechts één persoon kon ze tegelijkertijd bewerken. Als tijdelijke oplossing kunt u deze naar uw lokale computer kopiëren en daar bewerken. Dit zou soms tot verwarring, veel overschrijven en cryptische bestandsnamen leiden.
Dus Microsoft heeft SharePoint gemaakt, wat een aantal voordelen heeft opgeleverd:
- Bestandsversies: Betekent dat je een enkel "Ons Belangrijk Rapport.doc" bestand zou kunnen hebben. SharePoint zou de "revisie 1", "revisie 2", enz. Beheren. Het bood zelfs een commentaarfunctie, zodat u kunt beschrijven welke wijzigingen die specifieke revisie introduceerde, bijvoorbeeld "dit bevat de opmerkingen van Aaron".
- Inchecken uitchecken: De mogelijkheid voor een gebruiker om een bestand te vergrendelen van wijzigingen door een andere gebruiker. Als iemand probeert toegang te krijgen tot een bestand dat door een andere gebruiker is uitgecheckt, vraagt SharePoint hem of haar om het lokaal te downloaden, maar waarschuwt het ook dat eventuele wijzigingen niet synchroon lopen met wat de huidige gebruiker aan het doen is. Dit leverde een eenvoudige workflow op waarbij ten minste iemand moest wachten totdat de andere persoon klaar was. Meer recente versies bieden zelfs aan om een persoon op de hoogte te stellen wanneer het bestand is vrijgegeven.
- Krachtig indexeren en zoeken: Dit werd een hoeksteen terwijl de wereld eraan gewend raakte om alles te Googelen. Voorbij waren de dagen waarop je door tientallen niveaus van mappen zou moeten graven en ik hoop dat je ze precies goed herinnerde.
- Een webinterface: Dit in combinatie met de verbeterde zoekactie maakte SharePoint tot een one-stop-shop voor samenwerking op bedrijfsinhoud.
- Integratie met Windows Apps: De mogelijkheid om een bestand te krijgen van SharePoint met behulp van de het dossier > Open dialoogvensters in Windows-programma's zoals Microsoft Office.
In een slimme zet behield Microsoft ook het oude bestandsstuurconcept, wat betekent dat u een Excel-bestand vanuit uw "X:" -station kunt openen, wijzigen en vervolgens opslaan, net als voorheen. Op de achtergrond echter, zou SharePoint het bestand voor u controleren en vervolgens opnieuw inchecken en het voor u updaten. Al deze functies zijn nog steeds aanwezig en werken goed, maar SharePoint is vandaag meer dan alleen een mooie bestandsaandrijving.
Office 365 en het SharePoint Collaboration Platform
Toen Google, Apple, DropBox en anderen de mogelijkheden van hun cloudservices verbeterden, werkte Microsoft alleen. Een nieuwe service voor het delen van bestanden, genaamd SkyDrive (nu OneDrive), nam het eenvoudig delen van bestanden over. Daarmee werd SharePoint een belangrijk onderdeel van Microsoft's Office 365-product, dat cloud-gebaseerde samenwerking combineerde met op abonnementen gebaseerde toegang tot Office.
SharePoint is een Web Content Platform, maar niet precies de WordPress of Squarespace die u waarschijnlijk met deze term associeert. U zou SharePoint kunnen gebruiken om pagina's te maken en deze als een website te publiceren, maar u kunt ook een site voor een afdelingsgroep maken en vervolgens webonderdelen erin laten vallen die een blog met aankondigingen kunnen bevatten, een lijst met teamleden van Exchange, een bibliotheek van documenten en een gegevensraster aangestuurd door een Excel-werkmap.
Als een open web-CMS was het voldoende, maar als een intranet dat stukjes bedrijfsgegevens kon weergeven, was het best cool.
Wat is SharePoint vandaag?
Het SharePoint van vandaag bouwt voort op zijn sterke punten en is compatibel met Windows, macOS, Android, iOS en webbrowsers. Het behoudt hetzelfde concept van een "site", maar recentere versies introduceerden de mogelijkheid om apps aan die site toe te voegen. Ontwikkelaars van derden hebben zelfs een marktplaats waar ze hun eigen kunnen aanbieden.
SharePoint is als een thuisbasis voor uw team, waar u bestanden, discussies, aankondigingen en vrijwel elke andere vorm van samenwerking kunt verzamelen.
Tips voor het gebruik van SharePoint
- SharePoint is beschikbaar als onderdeel van Office 365, maar alleen voor zakelijke accounts. Dat gezegd hebbende, deze accounts kunnen al voor $ 5 per maand worden gekocht.
- Het centrale concept in SharePoint is een site. U moet eerst een site instellen en daarna inhoud of widgets toevoegen.
- Hoewel SharePoint een CMS was zoals WordPress, waar u inhoud invoerde en deze werd gepubliceerd op een openbare website, wordt de Office 365-versie vaker gebruikt als een samenwerkingsruimte.
