Sommige dagen is er niets vervelender dan een e-mailmiscommunicatie. Je besteedt tijd aan het samenbrengen van een doordachte boodschap, en een van de volgende dingen gebeurt:
- De andere persoon vuurt een snel antwoord terug waardoor je je afvraagt of ze zelfs die van jou hebben gelezen.
- Ze schrijven iets cryptisch en dus heb je geen idee wat ze denken.
- Ze antwoorden helemaal niet.
Op dit moment ben je klaar om e-mail helemaal af te schaffen - en het enige dat je tegenhoudt, is weten dat dat totaal onrealistisch is.
Dus, hier is een beter gebruik van uw tijd: bekijk wat u hebt geschreven en kijk of u deze reeks gebeurtenissen mogelijk veroorzaakt.
Ik zeg dit niet om je slecht te voelen (en het kan echt zijn dat je een waardeloos antwoord krijgt buiten jouw schuld).
Het is echter de moeite waard om te onderzoeken wat u verzendt; omdat, als je een manier kunt vinden om je berichten te versterken, je ineens veel sneller terugkrijgt wat je nodig hebt. En het is zo simpel als doen alsof u de ontvanger bent en de volgende twee vragen stellen:
1. Waarom ontvang ik dit?
Feit: de gemiddelde persoon besteedt 1/3 van zijn werkdag aan het controleren van e-mail. En dus zal niet elke boodschap hun volledige aandacht krijgen. (Denk er eens over na: heb je de neiging om alleen die groeps-e-mails door te lezen die aan iedereen zijn gericht?)
Het is prima om een algemene update of een FYI te sturen zonder dat er een antwoord nodig is. Omdat dit soort berichten bestaat, wilt u dat duidelijk en snel maken wanneer u om een specifieke reden een e-mail naar een specifieke persoon verzendt.
Elke eenvoudige manier om dit te doen is door een duidelijke vraag te stellen en deze bovenaan te plaatsen. Overweeg de volgende twee voorbeelden:
Optie 1
Optie 2
Het beste,
Zoals u ziet, verschilt de tweede versie alleen door de openingszin, maar het maakt meteen duidelijk dat dit meer is dan een algemene, geen follow-up benodigde update. Door de notitie met uw doel te boeken (in plaats van er alleen mee af te sluiten), maakt u het uw collega gemakkelijk om te zien dat u van hen wilt horen voordat u verder gaat.
2. Wat moet ik nu doen?
Het samenvoegen van "Ik wil graag uw gedachten over de tweede wijziging die ik heb aangebracht …" bereikt ook een tweede doelstelling. Het vertelt de lezer ook precies wat u zoekt: feedback op een specifiek punt.
Ik kan dit niet genoeg benadrukken, want het benadrukken van de volgende stap van de andere persoon is de sleutel tot het krijgen van de reactie die je zoekt (en het bespaart je van dat ongemakkelijke moment waarop, in plaats van wat je nodig hebt, je veel ideeën krijgt over iets wat je al had besloten).
In elke e-mail die u verzendt, zou een dergelijke regel moeten staan:
- Ik zou graag van je denken / Waar denk je aan?
- Ik heb nodig om verder te gaan met.
- Ik stuur dit alleen ter referentie: geen actie vereist.
- Ik wilde delen, zodat je een update zou hebben.
- Kun je je bericht terugsturen?
Goed geschreven e-mails kunnen u helpen productiever te zijn, door u te redden van vergaderingen en telefoontjes die u in enkele korte paragrafen hebt kunnen volbrengen. Om ze nog effectiever te maken, vergeet niet om te onthouden wat de andere persoon zal denken wanneer ze deze ontvangen en beantwoord hun belangrijkste vragen vooraf.
Geïnspireerd om nog meer manieren te vinden om uw e-mails te verbeteren? Hier zijn drie artikelen om nu te bekijken:
- 10 manieren om betere e-mails te schrijven
- Een redactiegids voor het schrijven van belachelijk goede e-mails
- De verrassende truc voor het schrijven van e-mails die reacties krijgen
