E-mail: het vindt zijn weg naar elke uithoek van ons leven. Persoonlijke email. Werk email. E-mail school. Tweede persoonlijke e-mail (voor spam). Het bedrijfsleven is de meest vooraanstaande e-maildriver, die dagelijks meer dan 108 miljard e-mails genereert.
Met e-mail die uw gesprekken in alle aspecten van uw leven domineert - vooral in uw professionele leven - zult u elke dag veel verzoeken verzenden. Van het vragen van iemand in de boekhouding om een rapport voor u uit te voeren tot het pleiten met iemand anders in grafisch ontwerp om u te helpen bij het formuleren van een voorstel, u stuurt waarschijnlijk veel e-mails waarin u om gunsten wordt gevraagd.
Maar als uw verzoek niet persoonlijk is, wordt het voor de ontvanger te gemakkelijk om uw bericht te negeren totdat het in de vergissing van het Postvak IN verdwijnt - of erger nog, het volledig verwijderen.
Dus als je een gunst nodig hebt, hoe schrijf je dan een e-mail die een antwoord zal krijgen? Het korte antwoord is: voorzichtig. Hier zijn enkele tips om u te helpen een bericht te maken dat de aandacht van uw lezer trekt - en het antwoord dat u nodig hebt.
Gebruik de onderwerpregel in uw voordeel
Eerste dingen eerst: de onderwerpregel is er voor een reden. Gebruik het om de ontvanger duidelijk te laten weten waarom je zojuist een andere e-mail aan zijn of haar inbox hebt toegevoegd, en je hebt meteen de kans dat hij of zij deze daadwerkelijk opent.
Een vage onderwerpregel (zoals 'Heeft u een vraag') is niet nuttig en kan irritant zijn - en u wilt niet dat iemand uw e-mail in een geïrriteerde gemoedstoestand opent wanneer u iets nodig hebt. Houd in plaats daarvan rekening met de tijd van uw ontvanger en laat hem of haar weten waarom u de communicatie hebt verzonden. Bijvoorbeeld: "Uw beoordeling nodig: aanpassingen in programmabrochure."
Hulp nodig bij het schrijven van een geweldige onderwerpregel? Bekijk deze tips.
Begroet uw lezer voordat u eisen stelt
Ik krijg vaak e-mails van studenten die meteen een verzoek, vraag of vraag lanceren zonder de moeite te nemen om eerst te zeggen: "Goedemorgen" of zelfs gewoon "Hallo". Je zou (hopelijk) niet iemands kantoor binnenvallen en beginnen te ratelen eisen, dus doe dat ook niet per e-mail.
U hoeft niet te beginnen met een lange reeks beleefdheden, maar het doet geen pijn om iets persoonlijks binnen te vallen voordat u uw verzoek indient: “Hallo Randi! Hoe was de 10K dit weekend? Ik dacht aan je op zaterdag en stuurde je een goede sfeer. 'Of:' Goedemorgen, Jacob. Hoe was je weekend? Het was geweldig tuinweer - ik hoop dat je er het beste van hebt kunnen maken! '
Deze groeten zijn kort en eenvoudig, maar ze tonen een aardig niveau van oprechte interesse in de ontvangers. Weet je nog wat ik eerder zei over niet willen dat je lezer geïrriteerd raakt bij het openen van je e-mail? Het is moeilijk om je te ergeren aan iemand die een opmerking maakt of een vraag stelt over iets dat voor jou belangrijk is. Uw ontvanger is immers een mens met gevoelens en interesses buiten het kantoor. Soms is de beste manier om contact te maken met een persoon en hem of haar met iets aan boord te krijgen leuk te zijn.
Onthoud wat je hebt geleerd in de Engelse les
Als uw verzoek dringend is, kan het verleidelijk zijn om snel een e-mail af te vuren met tekstachtige afkortingen, haastig geschreven zinnen en onhandige alinea's zonder enige zinvolle interpunctie. Als u zich in deze toestand bevindt, stop dan. Haal diep adem. Wanneer u om hulp vraagt, is het laatste wat u wilt doen het moeilijk maken voor iemand om uw verzoek te begrijpen. Als uw ontvanger uw e-mail niet begrijpt, heeft u alleen maar uw kansen op het krijgen van de hulp die u nodig hebt geschaad.
Een dwingende paragraaf zonder geschikte komma's zal de lezer bijvoorbeeld dwingen secties te lezen en opnieuw te lezen om te zorgen dat zij of hij begrijpt wat u probeert te communiceren. Dat kost extra tijd en kan erg frustrerend zijn - twee dingen die je wilt vermijden. De oplossing is eenvoudig: schrijf complete zinnen. Breek lange alinea's op in kleinere alinea's. Gebruik komma's op de juiste manier.
En nog een laatste interpunctie-tip: als u de zinnen wilt beëindigen met een reeks uitroeptekens, stop dan. Tenzij u aankondigt dat uw team net een deal van $ 2 miljard heeft gewonnen, vereist uw zin geen rij uitroeptekens.
Schrijf geen roman
Ja, wanneer u een verzoek per e-mail verzendt, moet u wat finesse uitoefenen door een groet, volledige zinnen en passende interpunctie op te nemen. Maar het is heel goed mogelijk om die dingen te bereiken en uw verzoek in slechts een paar zinnen in plaats van meerdere paragrafen in te dienen.
Sommige carrière-experts stellen voor dat e-mails vijf zinnen of minder moeten zijn. Er is zelfs een hulpmiddel dat u kan helpen uw e-mails te beperken tot het zinsnummer van uw keuze.
Afhankelijk van de complexiteit van uw verzoek, kunt u zich mogelijk niet altijd aan de suggestie van vijf zinnen houden, maar u moet uw eerste concept schrijven en vervolgens overwegen of u materiaal kunt snijden om het gemakkelijker te kunnen lezen. Bekijk vervolgens het eindproduct en vraag jezelf af of het verzoek duidelijk is of dat het efficiënter per telefoon of persoonlijk zou worden behandeld.
Bijvoorbeeld:
Zien? Gepolijst, maar ter zake. In plaats van paragrafen te schrijven over de redenen waarom Randi de ideale kandidaat zou zijn, gaf de auteur een duidelijke en beknopte verklaring van wat ze wil, gevolgd door een verzoek om het verder te bespreken.
Verstuur de e-mail niet
Ik weet het - je hebt net een hele column gelezen over het maken van een effectieve 'vraag' per e-mail, en nu zeg ik je dat je niet op verzenden moet klikken. Wat is er aan de hand?
Het typen van die e-mail was geen verspilling. Soms kan het typen en bewerken van een verzoek u helpen om door uw bericht te denken, zodat u duidelijk weet wat u wilt vragen, hoe u uw verzoek zult ondersteunen en hoe u vragen of zorgen kunt behandelen die uit het verzoek voortvloeien. Dat kan een waardevolle oefening zijn om u voor te bereiden op een face-to-face vraag.
Sommige verzoeken zijn volledig passend per e-mail. Als u echter een belangrijk verzoek hebt en directe toegang tot de persoon die u kan helpen, vraag uzelf dan af of een persoonlijk gesprek voordeliger is dan een elektronisch verzoek. Er is geen context, tone of voice, gezichtsuitdrukking of emotie per e-mail. Soms, tegenover een persoon zitten en hem of haar je echtheid, je gevoelens, je glimlach of je ontzetting laten zien - weet je, de dingen die je mens maken - kan je boodschap veel beter verkopen dan de meest doordachte (maar verstoken) van de mensheid) e-mail.
Voor de goede orde, ik ben geen anti-technologie. Ik schrijf veel e-mails en besteed te veel tijd aan het achtervolgen van konijnen via Twitter. Maar als ik echt de buy-in of hulp van een persoon nodig heb, geloof ik dat ik de moeite kan en moet doen om de telefoon op te pakken of naar zijn of haar kantoor te lopen om uit te leggen wat ik wil en waarom ik denk dat die persoon mij kan helpen.
Houd uw verzoek kort en bondig en gepolijst - elektronisch of face-to-face - en u hebt een veel betere kans om de hulp te krijgen die u nodig hebt.
