Je weet dat je zo snel mogelijk terug moet naar iemand wanneer hij of zij een e-mail stuurt met het label 'urgent'. Je kunt je voorstellen dat de andere persoon naar zijn scherm staart, zonder te knipperen of obsessief zijn postvak IN vernieuwt, omdat hij op je wacht de definitieve cijfers, de goedkeuring, het startsein, het antwoord of de volgende stappen.
Maar wist je dat dit niet de enige keer is dat je prioriteit moet geven aan het terugschrijven? Het is waar: als je een bericht een paar dagen laat zitten in een van de volgende scenario's, riskeer je er behoorlijk ongevoelig of onprofessioneel uit te zien.
Het is zeker een moeilijke balans, omdat je in elk geval ook het juiste wilt zeggen. Maar het is belangrijk om de tijd te nemen om te antwoorden.
1. Als je eerder hebt gepunt
Ben je bekend met het punteren van een e-mail om je inbox te beheren? Zoals Muse mede-oprichter en COO Alex Cavoulacos verklaart:
Stuur een korte 'Bedankt voor het denken aan mij - ik ben deze maand volgeboekt, maar als je contact met me opneemt, wil ik je graag helpen hoe ik kan.' Veel mensen zullen nooit iets opvolgen - hetzij omdat ze het vergeten zijn of omdat ze uw tijd en advies niet meer nodig hebben - dus u kunt er zeker van zijn dat de mensen die opvolgen degenen zijn die uw hulp het meest nodig hebben.
Hoewel deze strategie u zal redden van het beantwoorden van alle mensen die nooit terugreiken, is het compromis dat als iemand doet wat u vraagt - hoe lang wacht en vervolgens opvolgt - u het echt aan haar verplicht bent om een antwoord te sturen. Ze is respectvol door je later te contacteren, en dus wil je haar dezelfde hoffelijkheid tonen.
Natuurlijk kun je het nog steeds te druk hebben om te helpen (en dat is OK). Maar je moet niet te druk zijn om een nuttig antwoord te sturen - zelfs als het een kort antwoord geeft, haar naar iemand anders verwijst of een link naar een bron biedt - en binnen 24 uur indien mogelijk. Bovendien redt het opstellen van een echt antwoord u van het starten van een eindeloze e-mailketen 'Ik kom later op u terug', die zal worden gezien als het leiden van de andere persoon naar.
2. Wanneer je iets persoonlijks wordt verteld
Veel mensen vinden het moeilijk om persoonlijke informatie met hun collega's te delen. Dus als iemand de tijd neemt om verontrustend nieuws via e-mail met u te delen, is snel terugschrijven altijd nodig.
Het hoeft geen langdurig antwoord te zijn, en het is OK als je niet 100% zeker bent van wat je moet zeggen. Je kunt bijna altijd leiden met "Het spijt me zo om te horen …" Ga vervolgens aandachtig in op welk actie-item er in de e-mail stond (ervan uitgaande dat er een was, wat er meestal is) met zoiets als "Neem even de tijd …" of "Voel je vrij om terug te reiken wanneer je terugkeert."
En als er een tijdgevoelig probleem is waarbij u om iets tastbaars moet vragen, neem dan een paar minuten om de meest minimale vraag te achterhalen voordat u reageert.
Dit is bijvoorbeeld hoe je kunt reageren op een collega die je vertelt dat hij deze week de bestuurspresentatie niet kan afmaken vanwege een overlijden in het gezin:
Zelfs als je niet precies de juiste woorden hebt - en niemand weet - toont snel antwoorden dat je om hem geeft. Het maakt je bezorgdheid gevoeliger en maakt duidelijk dat je niet voorbij dit nieuws bent gekomen of het aan een lijst hebt toegevoegd zoals je met andere berichten zou doen.
Ja, we vechten allemaal het goede gevecht om inbox nul te bereiken; en ik begrijp volledig de drang om het beantwoorden van die ene harde e-mail uit te stellen, omdat je 10 eenvoudige e-mails in dezelfde tijd kunt beantwoorden. Maar het is niet de moeite waard om iemand anders zich onbelangrijk te laten voelen - of uw reputatie als attent persoon te riskeren. Neem dus de tijd om te reageren op een bericht in een van deze categorieën: u bent niet de enige die blij zal zijn dat u het hebt gedaan.
