Hier is iets geweldigs aan smartphones: iemand stuurt u een e-mail en terwijl u in de rij of onderweg bent, kunt u een snel antwoord terugnemen en het van uw lijst afvinken.
En nu voor iets dat niet zo geweldig is aan smartphones: hiermee kunt u direct reageren.
Laat het me uitleggen. Krijgt u ooit een binnenkomend bericht door en vuurt u een snelle reactie af terwijl u wacht of van plaats naar plaats gaat? (Biecht: ik heb e-mails verzonden terwijl ik op de loopband was.)
Het lijkt handig, opportuun - zelfs attent - om zo snel mogelijk terug te keren naar iemand. Als uw antwoord echter alle formaliteiten laat vallen (en u bent niet op dat niveau), of erger, beantwoordt de vraag van de andere persoon niet; je ziet er eigenlijk slecht uit.
Dus, hier zijn de twee keren dat het wachten om een e-mail terug te sturen een veel betere indruk zal maken.
1. Wanneer u wordt gevraagd om nieuwe ideeën
Je idee is neergeschoten. Het is begrijpelijk dat je meteen weer terug wilt en laat zien dat je nog veel andere geweldige gedachten in je hoofd hebt. Dus je typt de eerste die in je opkomt en zegt: "Laten we het in plaats daarvan eens proberen x?"
Wanneer iemand echter om nieuw denken vraagt, wil hij dat u goed nadenkt. En misschien is het idee dat je te binnen schiet nog steeds je beste kanshebber nadat je klaar bent met lunchen, de vergadering hebt beëindigd waar je op springt of er op sliep. Maar het is misschien niet zo - en dan zou je je follow-up moeten opvolgen om te zeggen dat je dit keer echt hebt nagedacht.
Dus als het niet urgent is, geef jezelf wat tijd om een antwoord te formuleren. Noteer dat eerste idee in concepten, zodat u het niet kwijtraakt, maar laat u brainstormen zodat u enkele opties kunt bedenken.
Wil je meteen terugschrijven om te bewijzen dat je er bovenop zit? Stuur een e-mail ter bevestiging dat u binnen een bepaald tijdsbestek (zoals later op de dag, binnen 24 uur of aan het einde van de week) op de hoogte bent van nieuwe ideeën. Als de andere persoon zo snel mogelijk om een nieuwe aanpak vraagt, probeer dan een regel als: "Uit mijn hoofd …" waaruit blijkt dat het een snelle suggestie is, geen volledig uitgewerkte toonhoogte.
2. Wanneer de andere e-mail echt lang is
Stel je dit voor: je schrijft een lang bericht over verschillende delicate of complexe punten, en iemand antwoordt "Geweldig!" Slechts 30 seconden nadat je op verzenden hebt gedrukt. Je vraagt je waarschijnlijk af of de andere persoon echt heeft gelezen wat je hebt geschreven.
Maar wanneer de rollen worden omgedraaid, vergeet je dat gevoel en kun je je concentreren op het efficiënt beheren van je inbox. Dus je skipt een lange e-mail en omdat er niets naar je toe springt, schrijf je terug "Klinkt goed!" En vink je het aan in je lijst.
En het is goed - totdat je je realiseert dat je akkoord bent gegaan met iets dat je nog niet eerder hebt besproken of een vraag hebt over een van de punten.
Gebruik een van de volgende twee strategieën om dit probleem te voorkomen en een betere indruk te maken. Als u weet dat iemand dringend een reactie terug wil, probeer dan de bovenstaande suggestie - bevestig de ontvangst en deel wanneer u de e-mail mogelijk vollediger kunt bekijken. Het luidt als volgt: “Heel erg bedankt voor het verzenden hiervan. Ik ben de hele ochtend in vergaderingen, maar zal later vandaag grondiger opvolgen. ”
Strategie twee is het beste wanneer u de e-mail hebt bekeken, het werkt voor u en uw belangrijkste doel is om aan te tonen dat u, zelfs als u snel reageert, het echt hebt gelezen. Noem in dit geval één specifiek ding - of het nu is dat u het helemaal eens bent met punt één of de update in punt vier waardeert. En, tenzij u bekend staat om uw snel leesvaardigheid, geef het nog minstens een paar minuten.
Ja, een antwoord afhouden om een betere indruk te maken, lijkt contra-intuïtief, omdat tijdigheid een deugd is. Maar uiteindelijk is het voor alle betrokkenen gemakkelijker als je de tijd neemt om een doordachte e-mail te sturen, in plaats van een snel antwoord, een vraag wanneer je de e-mail later volledig leest, en een verduidelijking zodra je erover hebt nagedacht. Dus, breek jezelf een pauze en geef jezelf de tijd om het te verwerken - oh, en proef je reactie.
