Zoals elke ervaren gebruiker weet, is het kunnen opslaan van een query een van de redenen waarom het gebruik van databases zoals Microsoft Access het werken een stuk eenvoudiger kan maken. Databases kunnen erg frustrerend zijn om mee te werken wanneer een gebruiker de perfecte query voor een project of rapport wil maken. Na het maken van tweaks en wijzigingen in een query, kan het moeilijk zijn om precies te onthouden welke wijzigingen zijn getrokken welke resultaten.
Dit is een zeer goede reden om gewend te raken aan het opslaan van query's met een bepaalde frequentie, zelfs als ze niet precies bieden waarnaar de gebruiker op dat moment op zoek is. Wanneer dezelfde gegevens een paar dagen, weken of maanden later nodig zijn, komen gebruikers te vaak te laat te weten dat ze vergeten zijn om die bijna perfecte query op te slaan of dat ze eerder de gewenste resultaten hebben getrokken met een van de experimentele vragen , wat resulteert in meer experimenteren om dezelfde gegevens te krijgen.
Dit is een scenario waar bijna elke Access-gebruiker zich mee kan identificeren en een scenario dat heel gemakkelijk wordt vermeden door de gewoonte te gebruiken om zoekopdrachten op te slaan, zelfs als de query's niet helemaal kloppen. Elke query die wordt opgeslagen, kan enkele details bevatten om de gebruiker te helpen bepalen wat moet worden aangepast, zodat elke query niet vanuit het niets hoeft te worden geschreven. Het betekent ook dat gebruikers een goede query kunnen kopiëren en deze als uitgangspunt voor vergelijkbare zoekopdrachten kunnen gebruiken met slechts enkele aanpassingen om andere gegevens te krijgen.
Wanneer Query's opslaan
Uiteindelijk is het bewaren van een vraag een kwestie van voorkeur, maar voor degenen die net beginnen is dat een ander onbekend gebied. Beginners zouden de gewoonte moeten hebben om altijd zoekopdrachten te bewaren, omdat er geen manier is om te weten wanneer een toevallige vraag ertoe leidt precies datgene te leveren wat nodig is.
Zelfs deze experimentele query's kunnen een nieuwe gebruiker helpen om bekend te raken met de bestaande tabellen, gegevensrelaties, primaire sleutels en andere componenten en eigenschappen van de database. Dit omvat experimentele query's wanneer een gebruiker voor het eerst leert hoe query's in Access kunnen worden gemaakt. Als u terug kunt gaan en kunt bekijken hoe een paar wijzigingen tussen query's de resultaten veranderen, kan het veel gemakkelijker worden om te begrijpen hoe query's werken.
Het is aan elk individu om te bepalen wanneer een query moet worden opgeslagen, maar als u niet zeker weet of u een zoekopdracht wilt opslaan, moet u doorgaan en opslaan. Het is gemakkelijk om vragen later te verwijderen; het is veel moeilijker om er een paar maanden later een te repliceren.
Hoe query's op te slaan
Er gaat niets boven een lange en moeilijke reeks instructies om een gebruiker te laten afzien van een nuttige of zelfs noodzakelijke actie, omdat het te lang duurt om te voltooien. Met Access kunt u heel eenvoudig zoekopdrachten opslaan om gebruikers aan te moedigen hun werk op te slaan.
- Ontwerp een vraag.
- Wijzig de vraag totdat u de gewenste resultaten krijgt.
- Raken CTRL + S op een pc of Cmmd + S op een Mac.
- Voer een naam in die gemakkelijk te onthouden is voor latere zoekopdrachten.
Bedrijven en teams moeten richtlijnen opstellen voor het opslaan van vragen op basis van type, afdeling en andere gebieden, evenals een naamgevingsconventie. Dit maakt het gemakkelijker voor werknemers om bestaande zoekopdrachten te bekijken voordat nieuwe worden aangemaakt.
Opschonen na het experimenteren met query's
Nadat ze een aanzienlijke hoeveelheid tijd hebben besteed aan het maken van de perfecte query, zijn de meeste mensen klaar om te sluiten en verder te gaan met iets anders. Als u echter een record van een groot aantal experimentele query's achterlaat, zelfs als dit is opgeslagen in een aangewezen gebied voor testquery's, kan het moeilijk zijn om de nuttige query's te vinden (tenzij er een beleid is om alle query's in een experimenteel gebied op een normale manier te verwijderen). basis).
Een manier om opruimen eenvoudiger te maken, is door iets toe te voegen aan de naam van zoekopdrachten die waarschijnlijk niet meer nodig zijn. Er is ook de mogelijkheid om query's en hun eigenschappen af te drukken of te exporteren, zodat de informatie niet volledig verloren gaat nadat ze is verwijderd. Hoewel het misschien moeilijk is om te weten wat wel en niet nuttig is in het begin, des te langer je vasthoudt aan zoekopdrachten, des te moeilijker zal het zijn om te onthouden welke nuttig zijn en welke moeten worden verwijderd. Het is niet nodig om query's aan het einde van een sessie te verwijderen, maar het is een goed idee om query's minstens één keer per maand op te schonen.
Aanpassen van een bestaande query
Omdat gebruikers met verschillende query's experimenteren, is het waarschijnlijk dat ze merken dat een paar aanpassingen aan een bestaande query betere of completere gegevens opleveren. Het is niet nodig om deze query's te verwijderen en ze volledig te vervangen omdat Access gebruikers in staat stelt om relatief eenvoudig bestaande zoekopdrachten bij te werken.
- Ga naar de vraag in de Ontwerp uitzicht.
- Ga naar het veld of de velden die u wilt bijwerken en breng de nodige wijzigingen aan.
- Sla de zoekopdracht op.
- Ga naar creëren > vraag > Queryontwerp > Tabel tonen, dan is de tabel gekoppeld aan de gewijzigde zoekopdracht.
- Ga naar Ontwerp > Vraagtype > Bijwerken.
- Bekijk de updates om ervoor te zorgen dat de juiste velden worden bijgewerkt.
U kunt de tabellen ook bijwerken voor de nieuwe wijzigingen voordat u de query uitvoert, maar dit is niet nodig.
Het bijwerken van bestaande query's kan gebruikers veel tijd en energie besparen (evenals extra, verouderde query's) die anders dezelfde query opnieuw zouden maken met een paar kleine wijzigingen vanaf het begin.
