Heeft u wel eens op een efficiënte manier informatie uit meerdere tabellen in uw database willen combineren? Microsoft Access 2013 biedt een krachtige query-functie met een eenvoudig te leren interface die het een fluitje van een cent maakt om precies die informatie uit uw database te extraheren. In deze zelfstudie verkennen we het maken van een eenvoudige query.In dit voorbeeld gebruiken we Access 2013 en de voorbeelddatabase Noordenwind.
Als u een eerdere versie van Access gebruikt, wilt u mogelijk Query's openen in Access 2010 of Zoekopdrachten in oudere versies van Microsoft Access maken.Ons doel in deze zelfstudie is om een query te maken met de namen van alle producten van ons bedrijf, onze gewenste doelvoorraadniveaus en de catalogusprijs voor elk artikel. Hier is hoe we het proces aanpakken:
- Open uw database: Als u de voorbeelddatabase Noordenwind nog niet hebt geïnstalleerd, moet u dit doen voordat u doorgaat. Open die database.
- Schakel over naar het tabblad Maken: Wijzig in het lint Toegang van het tabblad Bestand naar het tabblad Maken. Dit zal de pictogrammen veranderen die aan u in het lint worden gepresenteerd. Als u niet bekend bent met het gebruik van het Access-lint, leest u Access 2013 Tour: de gebruikersinterface.
- Klik op het pictogram Query Wizard: De query-wizard vereenvoudigt het maken van nieuwe query's. We gebruiken het in deze zelfstudie om het concept van het maken van query's te introduceren. Het alternatief is om de Query Design-weergave te gebruiken, die het maken van meer geavanceerde query's vergemakkelijkt, maar die ingewikkelder in gebruik is.
- Selecteer een zoekopdrachttype. Access vraagt u om het type query te kiezen dat u wilt maken. Voor onze doeleinden zullen we de Simple Query Wizard gebruiken. Selecteer dit en klik op OK om verder te gaan.
- Selecteer de juiste tabel in het pull-down menu: De Simple Query Wizard zal openen. Het bevat een vervolgkeuzemenu dat moet worden ingesteld op "Tabel: Klanten". Wanneer u het vervolgkeuzemenu selecteert, krijgt u een lijst met alle tabellen en query's die momenteel zijn opgeslagen in uw Access-database. Dit zijn de geldige gegevensbronnen voor uw nieuwe query. In dit voorbeeld willen we eerst de tabel Producten selecteren die informatie bevat over de producten die we in onze inventaris houden.
- Kies de velden die u wenst te zien in de resultaten van de zoekopdracht: U kunt dit doen door erop te dubbelklikken of door eerst te klikken op de veldnaam en vervolgens op het pictogram ">". Terwijl u dit doet, verplaatsen de velden zich van de lijst met beschikbare velden naar de lijst met geselecteerde velden. Merk op dat er drie andere iconen worden aangeboden. Het pictogram ">>" selecteert alle beschikbare velden. Met het pictogram "<" kunt u het gemarkeerde veld verwijderen uit de lijst Geselecteerde velden, terwijl het pictogram "<<" alle geselecteerde velden verwijdert. In dit voorbeeld willen we de productnaam, de lijstprijs en het doelniveau selecteren in de producttabel.
- Herhaal stap 5 en 6 om informatie uit extra tabellen toe te voegen, zoals gewenst: In ons voorbeeld trekken we informatie uit één tabel. We zijn echter niet beperkt tot het gebruik van slechts één tabel. Dat is de kracht van een vraag! U kunt informatie uit meerdere tabellen combineren en eenvoudig relaties weergeven. Het enige wat u hoeft te doen is de velden selecteren - Access zal de velden voor u uitlijnen! Merk op dat dit werkt omdat de Noordenwind-database vooraf gedefinieerde relaties tussen tabellen heeft. Als u een nieuwe database maakt, moet u deze relaties zelf bepalen. Lees het artikel Relaties maken in Microsoft Access voor meer informatie over dit onderwerp.
- Klik op Volgende: Als u klaar bent met het toevoegen van velden aan uw zoekopdracht, klikt u op de knop Volgende om door te gaan.
- Kies het type resultaten dat u wilt produceren: We willen een volledige lijst met producten en hun leveranciers maken, dus kies hier de Detail-optie en klik op de knop Volgende om verder te gaan.
- Geef je zoekopdracht een titel: Je bent bijna klaar! Op het volgende scherm kun je je vraag een titel geven. Selecteer een beschrijvend item dat u later helpt deze query te herkennen. We zullen deze zoekopdracht 'Productleveranciersvermelding' noemen.
- Klik op Voltooien: U krijgt de queryresultaten te zien die in de bovenstaande illustratie worden getoond. Het bevat een lijst met onze bedrijfsproducten, gewenste doelvoorraadniveaus en catalogusprijzen. Merk op dat het tabblad met deze resultaten de naam van uw zoekopdracht bevat.
Gefeliciteerd! U hebt met succes uw eerste query gemaakt met behulp van Microsoft Access! Nu bent u gewapend met een krachtige tool om aan uw databasebehoeften aan te passen.
