De # 1 tool voor consultants is PowerPoint. Presentaties - ook wel 'decks' genoemd - worden gebruikt in bijna elke consultatiesituatie, inclusief eindrapporten (geen massale Word-documenten hier), formele presentaties en gedetailleerde analysedocumenten.
En nadat ik er in mijn tijd een paar honderd (duizend?) Van heb gemaakt, heb ik een paar pro-tips geleerd voor het samenstellen van presentaties die boeiend, overtuigend en serieus indrukwekkend zijn. Probeer deze strategieën voor uw volgende PowerPoint om uw klanten - of uw baas - te verbazen.
1. Gebruik het Pyramid-principe
Voordat u zelfs begint met het bouwen van uw presentatie, is het belangrijk na te denken over de structuur. Omdat presentaties vaak worden gegeven aan drukbezette mensen met veel geest, is scherpe en beknopte communicatie uiterst belangrijk. En als u uw algemene structuur niet van tevoren plant, is het onwaarschijnlijk dat uw presentatie het gemakkelijk te begrijpen verhaal vertelt dat u wilt.
Het Pyramid Principle is een methode die door veel adviesbureaus wordt gebruikt om gestructureerde communicatie te begeleiden. In wezen zou een goede presentatie van informatie moeten vloeien van een samenvatting op het hoogste niveau tot meer gedetailleerde informatie - net als de vorm van een piramide. Dus, je deck moet eerst beginnen met het antwoord of de aanbeveling en vervolgens volgen met ondersteunende argumenten en feiten: "Ik beveel X en Y aan. Aanbeveling X wordt ondersteund door feiten 1, 2 en 3 …"
Het is om een paar redenen krachtig om deze structuur in gedachten te houden. Ten eerste kunt u uw punten aan uw publiek kenbaar maken voordat ze vragen beginnen te stellen en helpt hen zich te concentreren op wat belangrijk is tijdens de presentatie. Maar het maakt ook het maken van uw presentatie eenvoudiger, omdat u het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden en u zich zorgen hoeft te maken over hoe u uw bericht het beste kunt organiseren.
2. Stap op de Tagline-trein
U gebruikt waarschijnlijk al titels in uw PowerPoint-presentaties, maar wist u dat u ook taglines zou moeten gebruiken? Taglines zijn in wezen "onderwerpzinnen" die de kernboodschap voor elke dia in één zin samenvatten. Meestal geplaatst direct na de titel, moeten ze helpen om uw verhaal tijdens de presentatie te communiceren en ervoor te zorgen dat lezers de inhoud van de dia snel kunnen verwerken.
Wat is het verschil tussen een titel en een slogan, vraagt u? Een titel vertelt wat er op de dia staat, terwijl een slogan uitlegt wat er van de dia moet worden geleerd. Dus een titel zou kunnen zijn zoals "Executive Summary", en een slogan zou kunnen luiden: "Na een gedetailleerde analyse in de hele organisatie hebben we vijf belangrijke kansen geïdentificeerd die kunnen leiden tot een potentiële besparing van ongeveer $ 100 miljoen."
Wil je weten of je ze goed hebt? Scan door uw dia's en kijk alleen naar de slogan. Ze moeten worden gecombineerd tot een effectief verhaal over de inhoud die u presenteert, zonder verwarrende hiaten.
3. Voeg appendix-dia's toe
Je weet (of dat hoop ik tenminste) dat het eenvoudig en overzichtelijk is om je dia's te houden, is cruciaal voor het maken van een presentatie die mensen kunnen volgen. Maar vooral als u een analyse aan het uitleggen bent of weet dat uw publiek echt wil dat gegevens uw claims ondersteunen, kan het voelen alsof u uw dia's vol met informatie moet hebben om te overtuigen.
Hou op.
Zelfs als je weet dat je veel ondersteunende informatie nodig hebt voor wat je je publiek vertelt of anticipeert op vragen over je analyse of het project, overbelast je hoofddia's niet met dit alles. Ik garandeer dat het je publiek zal overweldigen, en ze zullen niet de ultieme boodschap krijgen die je probeert over te brengen.
Gebruik in plaats daarvan appendix-dia's aan het einde van je deck met alle ondersteunende materialen die niet in het verhaal van je presentatie passen, maar die handig kunnen zijn. Deze kunnen allerlei dingen bevatten - gegevens, getuigenissen, proceskaarten, extra grafieken - alles wat nuttig kan zijn om een back-up te maken van wat u zegt, maar dat u niet noodzakelijk het verhaal hoeft te vertellen. Door ze in de appendix te plaatsen, hebt u de informatie daar om naar terug te keren als er vragen rijzen, maar uw publiek raakt niet in de details en mist het grote geheel.
Combineer deze tips met het advies van Alex Cavoulacos voor het maken van prachtige PowerPoint-dia's, en je hebt in een mum van tijd een knock-outpresentatie.
