Fondsenwervende evenementen zijn uitstekende manieren om geld en bewustzijn te werven voor uw organisatie. Maar als u met een kleine non-profit werkt, kan het moeilijk zijn om het personeel (en de tijd!) Te vinden om dergelijke evenementen daadwerkelijk te plannen.
Dat is waar een gastheercomité binnenkomt.
Simpel gezegd, een gastheercomité is een groep vrijwilligers die verantwoordelijkheid nemen voor het plannen van een evenement. De feitelijke reikwijdte van verantwoordelijkheden kan van organisatie tot organisatie (of zelfs evenement tot evenement) veranderen, maar over het algemeen kunt u van hen verwachten dat ze gasten uitnodigen, het evenement promoten en een kaartje kopen om bij te wonen.
Zoals bij alle vrijwilligers heeft een gastheercomité echter meestal enige richting nodig om uw organisatiedoelen het beste te dienen. Hier zijn een paar tips voor het beheren van een gastheercomité om van je volgende bash een succes te maken.
1. Kies verstandig
Goede leden van het gastcomité moeten twee belangrijke kenmerken hebben: ze moeten een grote, invloedrijke contactenkring hebben en ze moeten niet bang zijn om contact met hen op te nemen.
Om dat het meest effectief te doen, moeten deze commissieleden echter al enige ervaring met uw organisatie hebben en bekend zijn met het werk dat u doet. Dat stelt hen in staat om met meer donoren met meer autoriteit te praten en uit eigen ervaring te spreken, wat altijd effectiever is. Met dat in gedachten, bekijk je donorlijsten en vrijwilligersroosters om te zien wie misschien wel bij je past.
Als u meer hulp nodig hebt - bijvoorbeeld bij het plannen van de logistiek van het evenement - kiest u commissieleden die een track record hebben van het tonen van en effectief werk verrichten bij andere evenementen die uw organisatie heeft georganiseerd.
Omdat ik de enige toegewijde fondsenwerver ben voor personeel bij mijn huidige organisatie, haal ik alleen leden van het gastcomité uit mijn grote lijst met donoren en prospects. Door dat te doen, kan ik het evenement plannen en tegelijkertijd donoren cultiveren.
Toen ik bij een grotere organisatie was die meer persbereik op onze evenementen deed, probeerden we echter namen van beroemdheden in onze gastheercommissie te krijgen. Ze waren meestal niet in staat om te helpen (en waren er soms niet eens bij!), Maar het trok de aandacht van de samenleving en van entertainmentschrijvers, die vervolgens het evenement zouden behandelen.
2. Wees duidelijk over plichten
De uitdaging bij veel vrijwilligersbanen is dat er weinig concrete verwachtingen of manieren zijn om mensen verantwoordelijk te houden.
Hoewel je zeker moet onthouden dat vrijwilligers hun taken uitvoeren vanuit de goedheid van hun eigen hart, geven de meeste vrijwilligers die ik ken de voorkeur aan duidelijke instructies en richtlijnen over wat het meest nuttig zal zijn voor de uitvoering van het evenement. Ik stel graag een 'functiebeschrijving' op voor elk evenement dat ik doe, waarin de verantwoordelijkheden van de leden van het gastcomité worden beschreven - zodat ze weten wat ze kunnen verwachten, ik ze op het goede spoor kan houden en we allemaal op dezelfde pagina blijven.
Wat die verantwoordelijkheden betreft, kunnen gastcomités alles doen, van het ophalen van voedsel en benodigdheden tot het ontwerpen van uitnodigingen tot het doen van grote donaties. Zoek gewoon uit wat je nodig hebt en vraag ernaar in je vrijwilligersbeschrijving.
De beste beschrijving die ik tot nu toe heb gezien, is van Equality Hawaii, dat niet alleen de taken van het gastcomité vastlegt, maar ook een donatieformulier bevat, waarmee vrijwilligers gemakkelijk het geschenk kunnen bijdragen dat vereist is voor het lidmaatschap van het gastcomité. Dit soort overeenkomsten is niet geschikt voor elke organisatie, maar het is geweldige inspiratie voor een groeiende non-profit.
3. Zeg bedankt
De eerste mensen die je belt, e-mailt of schrijft tot de dag na je evenement, moet je gastheercomité zijn. In feite, zodra ik mijn gastcomité bevestig, richt ik me op bedankkaarten, dus ik heb één ochtend minder te doen de ochtend na de soiree.
U wilt ook een beeld krijgen van hoe het evenement is verlopen - als er iets is dat u de volgende keer beter kunt doen, als een van hun gasten geïnteresseerd was om meer betrokken te raken bij de organisatie en of ze zich over het algemeen amuseerden. Deze waardevolle informatie kan ervoor zorgen dat uw evenementen in de toekomst effectiever zijn en dat uw organisatie nieuwe kansen kan benutten.
Het allerbelangrijkste is dat u uw vrijwilligers ervan wilt verzekeren dat wanneer u zo'n grote tijd en financiële toewijding aan u aangaat, u het oprecht op prijs stelt.
Gelukkige vrijwilligers - vooral goed verbonden en potentieel rijke gelukkige vrijwilligers - zijn misschien wel de beste bron die u als kleine non-profitorganisatie kunt hebben. Als je ze verstandig en goed behandelt, heb je niet alleen de hulp die je nodig hebt om een geweldig evenement te plannen en uit te voeren, maar kun je ook je fondsenwerving naar een hoger niveau tillen.
