Leuk weetje: volgens een recent Adobe-onderzoek zeggen mensen dat de meest irritante zin die ze ooit in e-mail hebben gezien, dit is:
Niet zeker of je mijn laatste e-mail hebt gezien …
Als je ook je hoofd knikt en zegt: "Hell ya, kan het niet uitstaan als mensen dat zeggen", dan ben je op de juiste plaats.
Zie je, niemand vindt het leuk als anderen passief agressief zijn, via e-mail of echt overal. En hoewel de bedoeling van deze zin onschadelijk is - om de persoon te laten reageren op genoemde e-mail uit het verleden - komt het uiteindelijk irritant, wantrouwend en soms ronduit onbeleefd over. Bovendien is het minder waarschijnlijk dat de persoon daadwerkelijk wil reageren.
Dus hoe kun je e-mails op de juiste manier opvolgen? Hier zijn enkele meer betrouwbare zinnen om te proberen:
1. "Om onze deadline te halen / op schema te blijven, heb ik uw antwoord nodig vóór"
In plaats van rond te draaien - "Ik weet niet zeker of je mijn laatste e-mail hebt gezien, maar het is best goed, en je moet eens kijken, want …" - kom maar ter zake.
Wat heb je nodig van de persoon? En wanneer? En waarom? Door direct te zijn en een reden op te geven, maakt u het in feite onmogelijk voor de persoon om u te negeren (vooral als een groep andere mensen CC zijn en uw verzoek kunnen zien).
2. "Ik weet dat je bezig bent, maar ik wil je inbreng / expertise opnemen en heb het nodig"
Ik zou dit de meer beleefde versie van het bovenstaande noemen. Dit laat zien dat je begrijpt dat de persoon wordt overspoeld met andere verantwoordelijkheden, maar ook dat je zijn mening waardeert (vleierij doet nooit pijn) en zou een (snelle) reactie zeer op prijs stellen.
3. 'Laat me weten of we met of door moeten gaan'
Ik vind dit leuk omdat het super specifiek is en de keuze van de persoon nog eenvoudiger maakt. In plaats van met hun eigen antwoord te komen, kiezen ze gewoon een van de twee (of drie of vier, als er verschillende opties zijn) - en je kunt weglopen met een voor de hand liggende oplossing.
Natuurlijk vereist een succesvolle e-mail meer dan alleen deze zinnen. In dit artikel wordt goed beschreven wat de sleutel is om mensen te laten reageren, inclusief het gebruik van een informatieve onderwerpregel en het maken van een duidelijk verband tussen de persoon en uw behoeften.
Hoe dan ook, ik denk dat we er allemaal aan kunnen werken om een beetje meer vooraf te zijn op het werk - het zal onze interacties (en e-mails) alleen maar sterker maken.
