Je bent overladen met werk wanneer je op maandagochtend op kantoor aankomt. Je gooit projecten uit en reageert op eindeloze e-mails, en voordat je het weet is het 19.00 uur en heb je nauwelijks een deuk gemaakt in je takenlijst.
Maar dan komt vrijdag en je vaart. Je bracht het vorige deel van de week door met stress en haast je om taken af te maken, alleen om de rest van de week je duimen te twisten.
Dus, wat kunt u doen om zelfs uit uw werklast te komen? Begin met jezelf deze drie vragen te stellen:
1. Wie zet u onder druk om alles op het moment af te krijgen ?
Iedereen heeft deadlines - maar hoeveel van die deadlines legt u zichzelf op, en hoeveel worden u door iemand anders opgelegd?
Als je je realiseert dat je de reden bent, moet je naar vraag twee gaan. Maar…
Als het jouw baas is
Uw manager kan op bepaalde momenten van u bepaalde opdrachten verwachten en is zich niet bewust van het feit dat die deadlines voor oneffenheden in uw workflow zorgen. En hoewel u misschien rapporteert aan iemand die er niet om geeft hoe hun keuzes u beïnvloeden, hoop ik dat dat niet het geval is.
Hoe dan ook, je weet het pas als je het ter sprake brengt. Zoek tijd om met uw manager te gaan zitten - idealiter als ze niet overweldigd zijn - en bespreek welke deadlines het belangrijkst zijn om te halen en welke zij overwegen te verplaatsen of te verlengen. (Hint: deze e-mailsjablonen kunnen u helpen het gesprek op gang te brengen.)
Als het jouw branche is
Maar soms is het gewoon de branche waarin je je bevindt. Bepaalde taken worden volgens sprintschema's uitgevoerd, andere werken rond ongemakkelijke deadlines. Als je tevreden bent met de rol die je speelt, moet je misschien gewoon accepteren dat dit zo is.
Er zijn echter kleine dingen die je kunt doen waardoor het minder overweldigend aanvoelt (maar daarover later meer).
2. Behandelt u niet-urgente taken met spoed?
We doen dit de hele tijd - er komt een e-mail binnen waarin we ons verplicht voelen om onmiddellijk te reageren, of de baas gooit een ander project weg en we nemen aan dat we die dag moeten beginnen, of een klant vraagt om een vergadering vanmiddag.
Soms zijn deze situaties urgent. Maar andere keren behandel je ze gewoon zo uit gewoonte. Dus haal diep adem de volgende keer dat je je in een van deze situaties bevindt, maak een lijst van alles wat je moet doen en geef er prioriteit aan zoals nu of later . Vraag bij twijfel om een deadline of of het OK is om deze terug te dringen. (Spoiler: mensen zeggen eerder 'ja, natuurlijk' als je uitlegt waarom.)
Oh, en als je nog steeds moeite hebt om taken te prioriteren, kunnen deze takenlijststrategieën helpen.
3. Kunt u langzame dagen doorbrengen om vooruit te komen?
Het feit dat al uw deadlines in een paar dagen zijn vastgelegd, betekent niet dat u ze allemaal tegelijkertijd moet voltooien. Profiteer van uw langzamere dagen door vooruit te werken. Het kan zelfs zo eenvoudig zijn als het opstellen van een rapport, dus het enige wat u hoeft te doen is om later de lege plekken in te vullen. Of besteed vrijdag aan het opstellen van e-mails die je normaal op een maandag verzendt en plan ze (met behulp van een tool zoals Boomerang) om op het juiste moment uit te gaan.
Kun je niet vooruitgaan op langzame dagen omdat er stukken ontbreken, je je moet laten afmelden door je baas of je wacht op de bewerkingen van een collega? Overweeg in plaats daarvan die tijd te gebruiken om georganiseerd en voorbereid te zijn op de drukke dagen.
Maak je bureau schoon, stel je takenlijst op voor de volgende week (probeer deze sjabloon), lees artikelen uit de branche die je nooit kunt lezen, of misschien zelfs gewoon om te ontspannen door van je bureau te lunchen of koffie te pakken met een collega - alles wat nodig is om ervoor te zorgen dat u uw beste zelf bent wanneer de stress weer toeslaat.
Het voelt niet altijd eerlijk dat bepaalde dagen je laat op kantoor houden, terwijl anderen je afvragen waarom je er helemaal bent, maar soms is dat gewoon de realiteit. Als u echter het meeste uit uw tijd haalt, is er geen reden waarom niet alles wordt gedaan wanneer het moet.
