Hier is een niet geheel onrealistische situatie: stel je voor dat het beheren van je inbox de laatste tijd zoveel tijd en energie heeft gekost dat je begint te voelen dat het gewoon zo hoort te zijn. De e-mailtrucs die u online ziet, zijn nooit echt van toepassing op uw situatie, omdat de schrijvers onmogelijk de ingewikkelde details van uw specifieke taak of de bijbehorende verantwoordelijkheden kunnen begrijpen.
Als dit bekend klinkt, is er een kans dat je onderschat hoe onbeheerst je e-mail is geworden. Het is zelfs mogelijk dat je inbox zich in de driftbui-modus bevindt en dat je jezelf de schuld geeft van de onhandelbaarheid terwijl je het probleem helemaal zou kunnen vermijden. Lees verder voor enkele tekenen dat je niet de enige bent in je worstelingen, plus manieren om ze op te lossen!
Onthoud: u kunt de controle terugnemen.
1. U ontvangt meer e-mails dan waarop u kunt reageren
Waarom verschijnt er elke keer dat u op één bericht reageert nog tien pop-ups? In het verleden heb je uren achter elkaar doorgebracht om door te gaan en te antwoorden, alleen om achterop te raken bij actuele actie-items op je takenlijst, wachtend op je aandacht. Er is geen gezond evenwicht tussen up-to-date blijven en, nou ja, zorgen voor al het andere in je leven. Misschien is je relatie met je inbox gewoon niet meer wat het was.
Waarom dit gebeurt
Je behandelt je e-mails alsof ze allemaal even zwaar zijn. Misschien hebt u een first-in, first-out beleid, waarbij u reageert op wat het langst op uw reactie heeft gewacht en u tot op de dag van vandaag werkt. Of misschien heb je een last-in, first-out-beleid, waarbij je van bovenaf begint en naar beneden werkt.
Hoe repareer je het
Het is tijd om prioriteit te geven aan berichten op basis van urgentie. Stel uzelf deze vragen telkens wanneer u een nieuwe ontvangt:
- Is dit dringend?
- Zijn er andere mensen inbegrepen die beter zijn uitgerust om ermee om te gaan?
- Vereist het een reactie?
- Is het een antwoord dat je vaak geeft?
Als het niet urgent is, bewaar het dan voor later. Geen TBD later, maar een actuele tijd die u elke dag instelt om door uw inbox te gaan. Als het dringend is, maar er zijn veel mensen die beter zijn uitgerust om te antwoorden - geef het een paar minuten en kijk of een van hen dat doet. Als er geen reactie vereist is: niet reageren. En ten slotte, als het een reactie is die u vaak geeft, overweeg dan om een functie zoals ingeblikte antwoorden op Gmail te gebruiken of om een document te maken met al uw sjablonen op één plek.
2. Je krijgt veel te veel nieuwsbrieven
Je wordt elke ochtend wakker met tonnen ongelezen berichten, waaronder maar liefst 30 verschillende nieuwsbrieven (koppen breken! Verkoop! Beste restaurants in de omgeving! Industrienieuws!). Je ligt in bed, ogen nauwelijks open en veeg elke één rechtstreeks in de prullenbak. Dit is een noodzakelijk onderdeel van de ervaring, zeg je tegen jezelf. Ik heb me hiervoor aangemeld en dit is nu de prijs die ik moet betalen.
Waarom dit gebeurt
Ik snap het: nieuwsbrieven zijn aantrekkelijk. Met zoveel groten daarbuiten, probeer je te kiezen wat echt waardevol is uit wat gewoon interessant is . Telkens wanneer u een nieuwe dagelijkse samenvatting of wekelijkse brief vindt die echt nuttig lijkt, vraagt u zich af of u echt zeker bent voordat u de gouden sleutels in uw inbox overhandigt - en dat bent u ook. Dus je schrijft je in. Maar voordat je het weet, en zelfs zonder dat je het bedoelt, wordt dat abonnement snel weer een nieuw in een lange rij van vroege ochtendschrappingen.
Hoe repareer je het
Voorkom dit door meer opzettelijk uit te schrijven. Telkens wanneer u zich abonneert op een nieuwe nieuwsbrief, moet u uzelf een proefweek aanbieden. Als je na een week niet enthousiast bent om het te openen (of dat nog niet hebt gedaan), meld je dan af. Geen vragen gesteld. Ik weet wat je denkt: wie heeft de tijd om dat allemaal te doen? Jij wel, met apps zoals Unroll.Me (voor nieuwsbrieven) en BoxBe (voor mensen).
3. U verliest vaak e-mailthreads of vergeet ze volledig
U werkt samen met vijf andere collega's aan een aanstaand project en iemand begon een discussie om de vergadertijden voor volgende week te bepalen. Als je alle andere taken op je bord in ogenschouw neemt, vind je het prima om dit kleine planningsdetail tot later te pushen - nog beter, wanneer het gesprek meer ontwikkeld is en je meer hebt om mee te werken. Een paar uur later ga je op zoek naar de berichten en ze zijn verdwenen. Welke zoektermen u ook gebruikt.
Waarom dit gebeurt
Twee mogelijkheden: je inbox is veel te rommelig of veel te georganiseerd. Ik heb het over de mensen die ofwel van alles onder de zon afkomen of duizenden en duizenden ongelezen berichten oppotten. Elke e-mail die u ontvangt - van uw baas, uw buurman, uw partner en uw grootmoeder - wordt allemaal verbannen naar het archief of zit voor altijd in uw inbox.
Hoe repareer je het
Het is tijd om je inbox schoon te maken. Maak op een dag een uur vrij en besteed het aan het doen van niets anders dan het sorteren van berichten. Je kunt: threads naar mappen verplaatsen, tags gebruiken, alles wat je nodig hebt om later terug te gaan, een ster geven, Boomerang bekijken of een van deze geweldige tools proberen. Kies niet alleen een methode om er een te kiezen, maar kies er een waarvan je weet dat het zinvol voor je is. U moet misschien een paar systemen testen voordat u de perfecte optie vindt, maar geloof me, een paar uur besteed aan dit zal u een ton op de lange termijn besparen.
Als een van deze scenario's u bekend voorkomt, is dat OK. Het is normaal om te voelen dat je inbox je leven regeert. Maar dat betekent niet dat je moet opgeven. Begin in plaats daarvan het probleem aan te pakken, e-mail per e-mail, totdat je weer de controle hebt.
Heb je trucs voor e-mailbeheer die ik zou moeten proberen en die niet waren opgenomen? Tweet me @caroqliu en laat het me weten!
