In het ideale geval was uw tijd zonder werk (althans enigszins) ontspannend. Maar die zen na de vakantie kan direct uit het raam gaan zodra je gaat zitten om je inbox aan te pakken en je realiseert dat er ongeveer een miljoen berichten op je wachten.
Reageren op e-mails kan elke dag stress veroorzaken, maar het is nog erger als ze zich opstapelen. En door die stress te voelen, kun je een doel stellen om er zo snel mogelijk doorheen te komen - alleen om een van de veel voorkomende fouten hieronder te begaan.
Neem daarom een paar minuten de tijd om te lezen hoe u ze kunt vermijden: het is het waard!
1. Prioritering van responstijd boven kwaliteit
Wiskundig gezien is het zo logisch om zo snel mogelijk te antwoorden. Als u een minuut besteedt aan het lezen van een e-mail en een minuut aan het beantwoorden, komt u sneller door uw lijst dan wanneer u vijf minuten aan het lezen en vijf minuten aan het beantwoorden bent.
En hoewel je gelijk hebt, is dit geen dag om intern te discussiëren tussen "Klinkt goed!" Versus "Ik ga akkoord", wil je ook niet zomaar een snel antwoord afvuren.
"Klinkt goed" of "Ik ga akkoord" werkt even goed als iemand je vraagt of je zijn plan leuk vindt, maar het heeft geen zin als hij je een specifieke vraag stelt. Dit betekent dat je nog een e-mail van hen terugkrijgt - en ze zullen weten dat je niet hebt gelezen wat ze de eerste keer schreven.
De oplossing
Als u pagina's met e-mails hebt om door te komen en de wens om zo snel mogelijk te antwoorden niet kunt beteugelen, kopieert en plakt u een generiek antwoord. Probeer dit "Ik zal vandaag uitgeven aan het inhalen van e-mails. Als je voor 17:00 uur een reactie nodig hebt, stuur me dan een e-mail en laat het me weten. "
Ja, het is een extra stap, maar als je nummer één doel is om bij iedereen terug te komen, kun je dat doen, adem dan uit en neem de tijd om te reageren.
2. Alles doorsturen met “FYI”
In je hoofd deel je een statusupdate zodat de andere persoon je kan vertellen wat je moet doen. Maar in het hoofd van je ontvanger, zeg je, dit is geregeld. U neemt in wezen een "hot potato" -benadering van e-mail, waarbij u de verantwoordelijkheid op zich neemt voor degene die deze als laatste heeft gekregen - wat betekent dat er een goede mogelijkheid tot miscommunicatie is.
Dit is de reden waarom, zoals Muse Managing Editor Jenni Maier schrijft: "Elke e-mail moet een volgende stap bevatten (zelfs als dat 'geen antwoord nodig' is)."
Wanneer u een e-mail met hete aardappelen verzendt, gebeurt er een van twee dingen. Je krijgt het meteen terug met een vraag (dus je hebt alleen dubbel werk gedaan). Of, erger nog, ze zullen niets zeggen en je zult allemaal denken dat de andere persoon degene is die de volgende stappen zet.
De oplossing
Volg het advies van Maier en zorg ervoor dat berichten een duidelijke bedoeling hebben. Als je iets stuurt om de lus te sluiten, is het absoluut OK om dat te zeggen, of zelfs 'ter referentie'. Als je precies beschrijft wat je van de andere persoon wilt, moet je eerst duidelijk worden - wat betekent dat je betrap jezelf als je echt een stap moet zetten voordat je je voortgang deelt.
3. Reageren in de volgorde waarin ze zijn binnengekomen
Uw plan om in omgekeerde chronologische volgorde te reageren, is goed bedoeld: u wilt als eerste teruggaan naar de persoon die het langst heeft gewacht. Het is echter geen verstandig plan als je doel is om zo efficiënt mogelijk te zijn.
Een voorbeeld: ik werkte samen met iemand die twee weken op vakantie ging en toen hij terugkeerde, beantwoordde hij eerst zijn oudste e-mails. Dit betekende dat hij mijn vragen opvolgde om te vragen of ze waren gesorteerd - voordat hij een latere keten zag waar zijn contactpunt die problemen voor mij oploste.
De "Heb je dit gekregen?" En "Nevermind! Dat heb je gedaan! 'E-mails waren overbodig, en als je hele doel is om snel bij te praten, wil je er geen tijd aan verspillen.
De oplossing
Dit is een geweldige tijd voor de LIFO: Last In, First Out-aanpak. Omdat, zoals Muse COO Alex Cavoulacos uitlegt: "Deze techniek is erop gebaseerd om de oude dingen met zichzelf te laten omgaan."
Met andere woorden, tegen de tijd dat je de e-mail hebt ontvangen die iemand een week geleden heeft verzonden, kan het heel goed zijn dat ze al hebben afgehandeld waar ze je om hebben gevraagd. En als ze nog steeds uw aandacht eerder in plaats van later willen, ben ik bereid te wedden dat ze de retourdatum genoteerd hebben op uw OOO en een follow-up hebben gestuurd die bovenaan uw inbox zat toen u terugkeerde.
Wanneer je de hoeveelheid berichten van een week bekijkt, is je verleiding misschien gewoon om erin te duiken. Maar als je nadenkt over hoe je reageert, voorkom je veelgemaakte fouten en hoef je niet terug te gaan en ze te beantwoorden nog een keer.
