Wanneer u wordt benaderd om een aanbevelingsbrief te schrijven, moet u gevleid en hopelijk opgewonden zijn om uw collega of oude collega te helpen. Dit scenario kan echter ook zenuwslopend zijn - je helpt tenslotte bij het bepalen van iemands toekomst! Hoe kun je al haar geweldige kwaliteiten op één kleine pagina plaatsen? Wat als je niet het juiste zegt?
Pauzeer en haal adem. Het schrijven van een brief is geen rocket science, vooral als je positief staat tegenover de persoon die je aanbeveelt. Ik heb in mijn dag veel reclameregels geschreven, zelfs ghostwriting voor CEO's van veel verschillende bedrijven (ja, leidinggevenden delegeren deze taak), en onderweg heb ik een paar dingen geleerd die het proces vereenvoudigen. Volg deze stappen om een brief te schrijven waarmee uw collega wordt aangenomen.
1. Doe je achtergrondonderzoek
Aanbevelingsbrieven kunnen om een hele reeks redenen worden aangevraagd: een sollicitatie, een nominatie voor een award, toelating tot een school of een bestuur, en meer. Dus zelfs als u alles weet over de huidige situatie, werkethiek en eerdere successen van de kandidaat, beschikt u nog steeds niet over alle informatie die u nodig hebt. Ontdek waarom de recommendee u om een brief vraagt en waar haar lezers naar op zoek zijn.
Voordat u begint met schrijven, moet u het volgende vragen:
Deze vragen helpen de inhoud van uw brief te begeleiden en zorgen ervoor dat u de kandidaat voor de functie of prijs op de best mogelijke manier positioneert.
2. Volg de formule
Aanbevelingsbrieven moeten drie dingen behandelen: je relatie met de kandidaat, je evaluatie van haar werk en hoe zij zich verhoudt tot anderen met wie je in vergelijkbare functies hebt gewerkt (aka, waarom ze opvalt). Dus, terwijl je schrijft, structureer de brief rond die gebieden:
Leg je relatie uit
Leg eerst de aard van uw werk met de kandidaat uit, tegen het begin van de brief. Dit kan een eenvoudige verklaring zijn waarin wordt beschreven wanneer je met haar hebt gewerkt, hoe lang en in welke hoedanigheid. Bijvoorbeeld: “Jane was accountmanager bij mijn bedrijf van 2010 tot 2013, waar ze verantwoordelijk was voor het plannen, ontwikkelen en uitvoeren van marketingstrategie voor vijf van onze grootste klanten. Als haar manager was ik getuige van … "
Evalueer de kandidaat
Nadat je je relatie hebt uitgelegd, is het evalueren van het werk van je collega de volgende prioriteit. Dit zou het vlees van je brief moeten zijn, hoewel de exacte inhoud zal variëren op basis van waarvoor je haar aanbeveelt. Als je bijvoorbeeld weet dat de functie waar ze naar solliciteert in management is, wil je misschien focussen op hoe goed ze werkte binnen je team en haar natuurlijke vermogen om een geweldige leider te zijn. Als de functie waarvoor ze solliciteert meer een technische functie is, of misschien een schrijfpositie, moet u zich concentreren op haar vermogen om met meerdere projecten tegelijk te jongleren terwijl ze resultaten oplevert.
In elk geval wil je uitleggen wat je in haar werk zag en wijzen op tastbare resultaten die ze produceerde. Onthoud dat het altijd beter is om te laten zien, niet om te vertellen. Als je zegt dat ze in staat is om een geavanceerde marketingstrategie te ontwikkelen en te implementeren, wijs dan op dingen als het totale marketingbudget dat ze beheerde en de procentuele toename die het verkoopteam tijdens haar ambtstermijn zag. Alle cijfers of statistieken waarnaar u kunt verwijzen, zullen helpen een sterk beeld te schetsen van wat ze precies heeft bereikt.
Maak een vergelijking om de deal af te sluiten
Het vergelijken van de kandidaat met andere mensen met wie je hebt gewerkt, kan een krachtige manier zijn om een sterke aanbeveling te doen. Je zou kunnen zeggen dat iemand 'de meest effectieve projectmanager is waarmee ik ooit heb gewerkt' of 'een van de top drie medewerkers die ik ooit heb beheerd'. Gebruik natuurlijk alleen verklaringen die je echt gelooft!
Dit kan ook een manier zijn om eventuele zorgen van een wervingsmanager weg te nemen. Als u bijvoorbeeld een kandidaat aanbeveelt die jong is of die niet veel ervaring heeft, kan het een heel eind zijn als u zegt dat ze “volwassenheid en strategisch denken ver voorbij haar jaren en ervaringsniveau” toont.
Gebruik indien mogelijk een verhaal of anekdote om een van de bovenstaande gebieden te demonstreren. Het is gemakkelijk om een brief te lezen en te zien dat een kandidaat sterke kenmerken heeft, maar uiteindelijk opzij gooien omdat er niets opmerkelijks of tastbaars was om haar aan te herinneren. Aan de andere kant is het moeilijk om iemand te vergeten die een duidelijke impact heeft gehad op en een echte band heeft met haar voormalige collega's.
3. Breng de laatste hand aan
Nu de logistiek: ten eerste is de persoon die aanbevelingsbrieven verzamelt en leest waarschijnlijk bezig en heeft hij nog tal van andere pagina's om door te lezen. Om de meeste impact te maken, houd je brief kort (niet meer dan één pagina) en ter zake. Qua toon wil je formeel en professioneel zijn, maar ook enthousiast. Een lauwe aanbeveling kan net zo goed een slechte zijn, dus zorg ervoor dat u duidelijk maakt hoeveel u van de kandidaat houdt.
Gebruik het briefhoofd van uw bedrijf en vermeld onderaan uw handtekening en contactgegevens. Vermeld een datum, richt de ontvanger bij naam (indien mogelijk) en eindig met een verklaring over uw bereidheid om de kandidaat verder te bespreken, zoals: "Als u nog vragen heeft, aarzel dan niet om me te bellen."
Letters zijn slechts het begin van de verschillende soorten aanbevelingen die u kunt doen, maar deze stappen kunnen u door elke vorm helpen. Of u nu telefonisch als referent van een voormalige werknemer dient of een collega op LinkedIn aanbeveelt, doe uw onderzoek, volg het format en blijf enthousiast. Jij (en je collega) moet goed zijn om te gaan!
Onthoud ten slotte dat als een collega u om een aanbeveling vraagt, u invloed op haar heeft gehad en zij zal u voor altijd dankbaar zijn als u haar helpt op weg naar succes. Het schrijven van brieven lijkt misschien stressvol, maar het is echt een eer.
