Zoals de meeste krantenjournalisten, raakte ik in de problemen omdat a) ik hou van schrijven en b) ik er behoorlijk goed in ben. Maar het is een ontnuchterend beroep. U dient uw meesterwerk in, alleen vindt u dat uw redacteur denkt dat het twee dozijn 'tinks' verlegen is om te publiceren. (Geen leugen: een editor verwijst naar het proces als "je baby's vermoorden.")
Herhaal dit scenario een paar honderd keer en je zult merken dat je een dikke huid hebt gekregen. Je bent ook behoorlijk goed geworden in zelfbewerking, om het bovengenoemde scenario zoveel mogelijk te voorkomen.
Dus ik ben hier om wat wijsheid te geven over de kunst om snel je eigen werk te perfectioneren - hoe onhandige woorden en zinnen aan te scherpen, te trimmen en te veranderen in een duidelijke, beknopte boodschap die je publiek zal verbazen. Het kan een bedrijfsmemo, een PowerPoint-presentatie, een e-mail of een rapport zijn, maar ongeacht het medium komen deze snelle bewerkingsvaardigheden altijd van pas.
Enkele andere bonussen van goede zelfbewerkingsvaardigheden: mensen zullen u minder snel verkeerd begrijpen, en bazen en collega's zullen meer aandacht besteden aan het vlees van uw boodschap.
Hier gaan we. Stel dat u werkt aan een persoonlijke beoordeling voor uw jaarlijkse prestatiebeoordeling. U hebt het eerste concept geschreven, maar u wilt ervoor zorgen dat het in perfecte staat is voordat u het indient. Dit is je spelplan:
1. Druk uw werk af
Doe dit altijd. Altijd . Het is lastig, maar als je het over prestatiebeoordelingen hebt, kan dat 20-meter gedoe van een wandeling naar de printer het verschil betekenen tussen een verhoging van 4% of 5%.
Dit is de reden: zoals elke schrijver of redacteur je zal vertellen, is het bekritiseren van andermans werk veel eenvoudiger dan het deconstrueren van je eigen werk, omdat externe ogen een nieuw perspectief bieden. Om je eigen werk kritisch te benaderen, moet je dit "buitenstaander" perspectief simuleren door het in een andere vorm te bekijken dan waarin je het hebt geschreven.
Als u het hebt getypt, drukt u het af. Lees het snel door, gebruik je rode pen en slash. (Meedogenloos. Meer daarover hieronder.) Als u het eerste concept van uw evaluatie met de hand hebt geschreven, typt u het, drukt u het af en analyseert u het. Dat klopt - hoe dan ook, je moet nog steeds naar de printer gaan.
2. Neem een pauze
Als je een deadline hebt en deze stap een luxe is, ga dan naar nr. 3. Maar als je nog een paar minuten over hebt, creëert een letterlijke afstand tussen jou en je werk ook een emotionele afstand. Als je er met frisse ogen naar terugkeert, heb je meer kans ongemakkelijke bewoordingen, onnodige frasering en simpele fouten te zien. Dus maak een wandeling, ga naar de badkamer, chat met een collega. Als je het een nacht kunt laten sudderen, is dat het beste van alles. Dan kunt u meedogenlozer zijn met uw bewerkingen.
3. Lees het hardop voor
Het beste schrijven klinkt soepel - bijna alsof u spreekt, zonder informeel te worden. Dus luisteren naar je geschreven syntaxis is een van de beste manieren om gebieden te vangen met rinkelende frasering. Lees je werk hardop en verander alles wat niet klopt of waar je over struikelt. En wees niet bang om weeën te gebruiken - zo praten wij, niet-robots, niet? (Stel je die laatste zin voor zonder weeën. Nu begrijp je wat ik bedoel.)
4. Doe alsof je het beoogde publiek bent
Nu je je document hebt gelezen en opnieuw hebt gelezen, is het tijd voor een beetje rollenspellen. Volg het voorbeeld van de prestatiebeoordeling en lees het document opnieuw, dit keer alsof je de baas bent. Is het zo uitgebreid dat je je verveelt door pagina twee? Of stroomt het gemakkelijk en laat je achter met een "Wow, ze verdient een loonsverhoging!" indruk? Wat valt jou het meeste op? Noteer uw gedachten, breng wijzigingen aan en ga door naar de laatste stap.
5. Wees meedogenloos
De laatste stap is om uw werk naar beneden te bewerken. Ja, hak enkele van die woorden, zinnen en alinea's. Als een gek. Ik weet het, ik weet het - baby's vermoorden. Maar dit zal helpen ervoor te zorgen dat het echte vlees van je stuk is wat schijnt.
Als je hierbij wat hulp nodig hebt, zijn hier enkele tips:
Houd alinea's kort
Drie tot vier zinnen is meer dan genoeg om snel en bondig ter zake te komen.
Verminder elke zin tot zijn essentiële onderdelen
Een goed gedefinieerd onderwerp, sterk werkwoord en object.
Vermijd het overmatig gebruik van ondergeschikte clausules
Snelle kleine grammatica opfriscursus: een ondergeschikte bijzin (ook bekend als een afhankelijke bijzin) heeft een onderwerp en een werkwoord maar kan niet op zichzelf staan als een zin. Laten we dus deze zin nemen die in uw persoonlijke beoordeling kan voorkomen:
Laten we het een beetje herwerken, het eenvoudiger maken.
Nix bijwoorden en bijvoeglijke naamwoorden zo vaak mogelijk
Markeer op uw afdruk elk bijvoeglijk naamwoord en bijwoord dat u ziet en voeg vervolgens degenen toe die volgens u absoluut noodzakelijk zijn. Zoek bij twijfel een werkwoord dat het beter zegt.
Zorg voor eigenzinnige taal met autoriteit
Tijdens mijn eerste jaar op de universiteit kreeg ik een B op een kick-ass papier. Van streek, ik vroeg mijn professor om zijn (duidelijk gebrekkige) beoordelingssysteem uit te leggen. Hij zei dat ik downgraded was omdat ik herhaaldelijk zinnen gebruikte als 'lijkt te zijn' en 'het lijkt'. Als je een punt maakt, zei hij, gooi jezelf erachter. Wek niet de indruk dat u niet zeker weet of u uw eigen argument volledig ondersteunt.
Dat advies is me bijgebleven en daar moet je ook op letten, vooral als je carrière in het spel is. Verzwak je betoog niet met wishy-washy zinnen die beginnen met 'Ik geloof', 'Naar mijn mening' en 'Je bent het misschien niet eens, maar …' Je zult het verschil zien dat het maakt.
Zelfbewerking is een moeilijke vaardigheid om te ontwikkelen, maar het kan je carrière alleen maar helpen. Het zorgt ervoor dat je schrijven je beste voet naar voren brengt, zelfs als je charmante zelf er niet bent om het woord te voeren.
