Vorige week gaf ik een workshop voor een team van zorgprofessionals bij het begin van een nieuw boekjaar. Voorafgaand aan de workshop liet ik de deelnemers een enquête over hun werk invullen: wat er goed ging en waar ze uitdagingen tegenkwamen.
Het is niet verrassend dat een paar veel voorkomende thema's naar voren kwamen, die we tijdens onze tijd samen hebben behandeld. De grote drie omvatten de omvang van hun werklast, de slechte kwaliteit van de communicatie en de moeilijkheid om met anderen te werken in tegenstelling tot zichzelf.
Wie kan zich niet verhouden tot die uitdagingen op de werkplek?
Terwijl we elk onderwerp doornamen, bood de discussie zeker hulpmiddelen om hen te helpen de door ons geïdentificeerde problemen op te lossen.
Ik realiseerde me echter ook dat als ze elke dag proactieve maatregelen namen om deze problemen te voorkomen, ze veel van hun dagelijkse stress op het werk konden verlichten. Bonus: toekomstige vergaderingen kunnen gericht zijn op het verkennen van meer innovatieve en creatieve concepten.
Hiertoe zijn hier drie maatregelen die u elke dag in uw werk kunt gebruiken om de uitdagingen waarmee veel teams te maken hebben, voor te blijven. Overweeg tijdens het lezen hoe uw werkleven zou kunnen veranderen als u elke dag naar deze drie belangrijkste prestatie-indicatoren zou kijken.
1. Percentage tijd dat u besteedt aan uw drie kritieke prioriteiten
Bijna elke klant zie ik worstelen met een te grote werklast. Wanneer we echter de tijd nemen om het werk echt af te breken, kost het meestal veel verspilde tijd en energie. Vermijden van werk, uitstelgedrag, multitasking en afleiding zorgen ervoor dat al het essentiële werk opzij wordt gezet, stress toevoegen en elke werklast groter lijken dan het is.
Als u met werkbelasting wordt geconfronteerd, is hier een oefening die u elke dag moet voltooien: plaats twee kolommen op een pagina. Aan de linkerkant, noteer je drie tot vijf grootste, belangrijkste, meest prestatie-beïnvloedende prioriteiten - je weet wel, degenen die in je eindejaarsoverzicht zullen verschijnen, je een loonsverhoging geven en de afdeling een touchdown laten maken .
Aan de rechterkant houdt u elke dag het werk bij dat u daadwerkelijk doet en de hoeveelheid tijd die elke taak kost. Volg vervolgens het percentage tijd dat u besteedt aan uw belangrijkste prioriteiten versus al het andere.
Wat valt je op?
Als er een kloof is tussen uw belangrijkste prioriteiten en waar u uw tijd aan besteedt, heeft u waarschijnlijk last van inflatie. Je werkt aan veel taken en blijft laat, maar krijgt niet de belangrijkste dingen voor elkaar.
Aan de andere kant, als je je prioriteiten de juiste hoeveelheid aandacht geeft en het minder kritische werk tot later laat (of ongedaan maakt, als dat nodig is), zal je werkbelasting realistischer lijken. Bonus: u zult zich veel meer gefocust en volbracht voelen in het proces.
Hier is nog een tip: als een manager naar me toe zou komen als hij zei dat zijn of haar werklast te groot was, zou ik deze analyse willen zien voordat ik verder gesprek zou voeren. Voordat u uw werklastkwesties naar uw manager brengt, moet u ervoor zorgen dat u de feiten kent over wat er werkelijk aan de hand is.
2. Procent van uw communicatie dat is afgestemd op de stijl van uw luisteraar
Ah, communicatie. Ik ben dol op het citaat van George Bernard Shaw: "Het grootste probleem met communicatie is de illusie dat het heeft plaatsgevonden." Hoe klopt dat?
Slechte communicatie tussen en tussen teamleden (en bazen) maakt het werk af en maakt alles moeilijker.
Hoewel er veel redenen hiervoor zijn, is er een belangrijke oorzaak die in de workshop naar voren is gekomen en die ik vaak zie: tijdens het communiceren denk je vaak meer na over wat je te zeggen hebt, in plaats van hoe de andere persoon moet horen het.
Laat me je een voorbeeld geven. We hebben allemaal verschillende sterke punten, werkstijlen en persoonlijkheden. Ik ben meestal een bestuurder, wat betekent dat ik een zeer directe, directe communicatiestijl heb. Op sommige momenten in mijn carrière werd mij verteld dat ik 'intimiderend' of 'ongenaakbaar' was. Moeilijk te geloven, ik weet het - ik heb mezelf ook nooit als een persoon beschouwd. Maar mijn publiek deed dat, en dat was het enige dat ertoe deed.
Als reactie heb ik geleerd mijn communicatiestijl en inhoud aan te passen aan mijn publiek. Dus als mijn doelwit iemand is die erg relatiegedreven is en zich bezighoudt met de sociale aspecten van het opbouwen van rapporten op het werk, kan mijn directe, to-the-point stijl intimiderend of overweldigend aanvoelen.
Door mijn aanpak aan te passen - dezelfde boodschap overbrengen, maar langzamer, met meer sociale gratie en een focus op het onderhouden van de relatie met die persoon - kan die persoon me beter horen. Dan luisteren ze eigenlijk, in plaats van zich geïntimideerd en defensief te voelen.
U communiceert effectiever wanneer u de behoeften van uw publiek in gedachten houdt. Bekijk de verschillende communicatiestijlen op uw werkplek en ontdek hoe u uw berichten opnieuw kunt inlijsten, zodat anderen beter ontvangen wat u zegt.
Vergeet niet dat het niet uw taak is om uw boodschap te interpreteren. Het is jouw taak om te communiceren op een manier die je publiek zal begrijpen.
3. Acties die u hebt ondernomen om relaties op uw werkplek te voeden
Laten we eerlijk zijn: de manier waarop het werk vandaag wordt gedaan, is via de relaties die u hebt met de mensen om u heen. Als je geen sterke relaties hebt, zal je werk lijden.
Zwakke relaties op de werkplek creëren een negatieve omgeving. Denk er eens over na: ga je waarschijnlijk knuppelen voor iemand waar je niet zoveel om geeft? Hoe zal het moreel zijn als er zwakke of onverschillige relaties op kantoor zijn? Ga je net zo graag naar je werk?
Onze workshopdeelnemers spanden zich in de uitdaging om uit verschillende afdelingen, verschillende culturen en verschillende generaties te komen. Op de werkplek kunt u er eenvoudig voor kiezen om deze kwaliteiten u te laten verdelen. Of je kunt eraan werken om die verschillen te overwinnen door opzettelijk relaties te creëren en te onderhouden met mensen die niet zoals jij zijn. Er zijn veel manieren om een verstandhouding met anderen op te bouwen - en het hoeft niet moeilijk of tijdrovend te zijn.
Maak er bijvoorbeeld een punt van om elke week een koffie te ontmoeten of om met een andere groep te zitten tijdens de lunch. Complimenteer anderen (authentiek) met het werk dat ze doen; stuur waarderingsnota's wanneer dat gerechtvaardigd is.
En als u een conflict voelt tussen uzelf en een andere collega, vermijd dit dan niet (en stress erover als gevolg) - nodig hem of haar uit tot een gesprek om uw verschillen te bespreken en op te lossen. Actie ondernemen om relaties te koesteren versterkt je band met het team en verhoogt ook je eigen zelfvertrouwen.
Nu ben je uitgerust om je werkdag te beoordelen door een heel nieuwe lens. Als u zich kunt concentreren op prioriteiten, de effectiviteit van uw communicatie en de kwaliteit van uw relaties, krijgt u verbluffende resultaten.
