Het is moeilijk je een leven zonder e-mail voor te stellen, vooral op de werkplek. We gebruiken het om de mening van collega's te vragen, we gebruiken het om advies van onze manager te vragen en, soms (of niet-zo-af en toe, afhankelijk van uw gewoonten), gebruiken we het om deadline-verlengingen te vragen.
Dat gezegd hebbende, er zijn een paar verzoeken die niet op deze manier moeten worden gedaan. Zoals? Nou, ik ga het je vertellen, zodat je niet de fout maakt (dat doen zoveel mensen) dat e-mail de eerste plaats is waar je moet zijn als je iets nodig hebt.
1. Verzoeken die een supersnelle reactie vereisen
Je bent er eerder geweest: je collega een e-mail sturen die zo snel mogelijk moet worden beantwoord en je vervolgens afvragen waarom je vijf, dan tien en dertig minuten later geen antwoord hebt ontvangen. Maar is het echt de schuld van uw collega dat hij niet elke seconde van de dag aan zijn of haar inbox is vastgelijmd? Misschien zit ze in een vergadering. Misschien is hij tijdens de lunch. Misschien werkt ze aan een enorm project en heeft ze haar e-mail uitgeschakeld.
onder vermelding van programmeur Cyrus Stoller, legt Muse-schrijfster Lily Herman uit dat je alleen iemand moet e-mailen "als je binnen een paar dagen iets gedaan wilt hebben." Een antwoord nodig binnen een uur of de wereld eindigt? Ga naar het bureau van de persoon. Niet daar? Pak de telefoon en bel. Geen antwoord? Een berichtje sturen. "E-mail mag niet het standaard communicatiemiddel zijn om iets over te komen dat in realtime bekend of afgehandeld moet worden", schrijft Herman.
2. Verzoeken om verhoging
We weten dat er veel "voorbeeld-e-mails waarin wordt gevraagd om een loonsverhoging" online bestaan - we hebben ze ook gezien. Maar alleen omdat ze bestaan, betekent niet dat je ze moet gebruiken, of uren moet besteden aan het opstellen van een meer welsprekende versie van die sjabloon. Dat komt omdat je toon net zo belangrijk is als wat je zegt als het gaat om het onderhandelen over een salarisstoot.
En de juiste toon in een e-mail is lastig. Hoe laat je in een bericht dat om een loonsverhoging vraagt, zien dat je hoopvol bent, maar niet wanhopig, of zelfverzekerd, maar niet arrogant? (Hint: Dat kan niet, tenzij je ervoor kiest je e-mail met emoticons te vullen.)
Dus hoewel je zeker een gesprek met je manager kunt aanvragen om je carrièrepad (oftewel je loonsverhoging) via e-mail te bespreken, moet je de daadwerkelijke vraag persoonlijk stellen.
3. Verzoeken om uw routine te wijzigen
Soms hebben we de (geweldige) optie om te kiezen wanneer en waar we werken. Met die flexibiliteit komt echter een bepaald niveau van verantwoordelijkheid. Als je je onlangs hebt gerealiseerd dat je 's nachts beter werkt, of dat je favoriete werklocatie niet op kantoor is, maar eigenlijk op een bank in een coffeeshop, verander dan niet plotseling je routine zonder je baas te vragen.
Maar stel de vraag ook niet via e-mail. De kans is groot dat je baas graag een grondige uitleg wil hebben over de wijzigingen die je aanbrengt, en hoe je nieuwe schema niet alleen jou, maar het hele team ten goede zou komen. Een persoonlijk gesprek kan u helpen meer oprecht te klinken en hem of haar overtuigen dat het in ieders belang is - en niet alleen een excuus voor u om later in te slapen.
Het feit dat e-mail een van de meest (zo niet de meest) populaire manieren wordt om contact met mensen op te nemen, betekent niet dat je het voor alles moet gebruiken. Zonder twee keer na te denken voordat u op die verzendknop klikt, kunt u uw werkreputatie mogelijk de deur uit sturen.
