Met Microsoft Access 2010 kunt u eenvoudig professioneel opgemaakte rapporten automatisch maken op basis van informatie die in een database is opgeslagen. In deze zelfstudie gaan we een mooi opgemaakte lijst met telefoonnummers van medewerkers voor het gebruik van beheer ontwerpen met behulp van de voorbeelddatabase Noordenwind en Access 2010. Als u een eerdere versie van Access gebruikt, is er een oudere zelfstudie beschikbaar.Voordat we beginnen, open je Microsoft Access en open je de Northwind-database.
Als u hulp nodig hebt bij deze stap, lees dan het artikel Installeren van de Northwind-voorbeelddatabase. Als u nog niet bekend bent met Microsoft Access, wilt u misschien beginnen met Microsoft Access 2010 Fundamentals. Nadat u de database hebt geopend, volgt u deze stappen:
- Kies het menu Rapporten. Nadat u Northwind hebt geopend, kiest u het tabblad Maken op het Microsoft Office-lint. In de selectie "Rapporten" ziet u een aantal methoden die door Access worden ondersteund voor het maken van een rapport. Als u wilt, kunt u op een paar hiervan klikken om een idee te krijgen van hoe rapporten eruit zien en welke verschillende soorten informatie ze bevatten.
- Maak een nieuw rapport. Nadat u uw nieuwsgierigheid hebt gewekt, klikt u op 'Wizard melden' en we beginnen met het maken van een rapport. De wizard begeleidt ons stap voor stap door het maakproces. Nadat u de wizard onder de knie hebt, wilt u misschien teruggaan naar deze stap en de flexibiliteit verkennen die de andere methoden bieden.
- Kies een tabel of vraag. Het eerste scherm van de Rapportwizard vraagt ons om de bron van gegevens voor ons rapport te kiezen. Als u informatie uit een enkele tabel wilt ophalen, kunt u deze selecteren in de onderstaande vervolgkeuzelijst. Als alternatief kunnen we voor complexere rapporten kiezen om ons rapport te baseren op de uitvoer van een query die we eerder hebben ontworpen. Voor ons voorbeeld zijn alle gegevens die we nodig hebben opgenomen in de tabel Werknemers, dus kies 'Tabel: Werknemers' in het vervolgkeuzemenu.
- Selecteer de velden die u wilt opnemen. Nadat u de tabel in het vervolgkeuzemenu hebt geselecteerd, verandert het onderste gedeelte van het scherm in de velden die in die tabel beschikbaar zijn. Gebruik de knop '>' om de velden die u in uw rapport wilt opnemen naar de sectie 'Geselecteerde velden' te verplaatsen. Merk op dat de volgorde waarin u de velden in de rechterkolom plaatst, de standaardvolgorde bepaalt die in uw rapport zal verschijnen. Vergeet niet dat we een telefoonboek voor medewerkers voor ons senior management maken. Laten we de informatie erin eenvoudig houden: de voor- en achternaam van elke werknemer, zijn titel en zijn telefoonnummer thuis. Ga je gang en selecteer deze velden. Als u tevreden bent, klikt u op de knop Volgende.
- Selecteer de groeperingsniveaus. In dit stadium kunt u een of meer groeperingsniveaus selecteren om de volgorde te verfijnen waarin onze rapportgegevens worden gepresenteerd. We willen bijvoorbeeld onze telefoonlijst opsplitsen per afdeling, zodat alle leden van elke afdeling afzonderlijk worden vermeld. Vanwege het kleine aantal werknemers in onze database is dit echter niet nodig voor ons rapport. Ga je gang en klik gewoon op de knop Volgende om deze stap te omzeilen. Misschien wilt u hier later terugkomen en met groeperingsniveaus experimenteren.
- Kies uw sorteeropties. Om rapporten nuttig te maken, willen we onze resultaten vaak sorteren op een of meer kenmerken. In het geval van ons telefoonboek, is de logische keuze om op volgorde van de achternaam van elke werknemer in oplopende (A-Z) volgorde te sorteren. Selecteer dit kenmerk in de eerste vervolgkeuzelijst en klik vervolgens op de knop Volgende om door te gaan.
- Kies de opmaakopties. In het volgende scherm krijgen we enkele opmaakopties te zien. We accepteren de standaard tabelindeling, maar laten we de paginarichting wijzigen in liggend om ervoor te zorgen dat de gegevens correct op de pagina passen. Zodra u dit hebt voltooid, klikt u op de knop Volgende om door te gaan.
- Voeg de titel toe. Ten slotte moeten we het rapport een titel geven. Access geeft automatisch een mooi opgemaakte titel weer aan de bovenkant van het scherm, waarbij het uiterlijk wordt weergegeven in de rapportstijl die u tijdens de vorige stap hebt geselecteerd. Laten we ons rapport 'Werknemer thuistelefoonlijst' bellen. Zorg ervoor dat de optie 'Voorbeeld van rapport bekijken' is geselecteerd en klik op Voltooien om ons rapport te bekijken!
Gefeliciteerd, je hebt met succes een rapport gemaakt in Microsoft Access! Het uiteindelijke rapport dat u ziet, moet lijken op het hierboven weergegeven rapport. Houd er ook rekening mee dat het rapport 'Telefoonlijst thuiswerknemer' wordt weergegeven in het gedeelte 'Niet-toegewezen objecten' van het databasemenu van Northwind aan de linkerkant van het scherm. Als u wilt, kunt u dit naar het gedeelte Rapporten slepen en neerzetten om het gemakkelijk te kunnen raadplegen. In de toekomst kunt u eenvoudig op deze rapporttitel dubbelklikken en een nieuw rapport wordt onmiddellijk gegenereerd met actuele informatie uit uw database.
