Hoewel iedereen elke maand e-mail gebruikt voor ten minste enkele zakelijke communicatie, zullen sommigen van ons e-mail gebruiken als een dagelijks hulpmiddel voor ons professionele werk. We zullen e-mail gebruiken om te communiceren met klanten, teamgenoten, leidinggevenden en mogelijke nieuwe medewerkers of mogelijke nieuwe werkgevers. En ja, deze mensen zullen ons beoordelen door ons vermogen om een duidelijke en professionele geschreven boodschap te schrijven.
E-mail etiquette, of 'netiquette', bestaat al 27 jaar op het World Wide Web. Netiquette is een verzameling algemeen geaccepteerde richtlijnen voor het tonen van respect en competentie in uw e-mail. Helaas zijn er mensen die nog nooit de tijd hebben genomen om e-mailnetiquette te leren voor zakelijke instellingen. Erger nog: er zijn mensen die e-mail netiquette verwarren met de losse en informele stijl van sms-berichten.
Laat een slecht geschreven e-mail uw geloofwaardigheid niet afnemen bij een klant of een superieure of potentiële werkgever. Hier volgen de netiquette-regels voor e-mail die u goed van dienst zijn en die u schamen op de werkplek.
01 van 10Voer het e-mailadres in als het laatste wat u doet voordat u het verzendt.
Dit lijkt contra-intuïtief, maar dit is een uitstekende vorm. U wacht tot het einde van uw schrijven en proeflezen voordat u het e-mailadres (de e-mailadressen) toevoegt aan de e-mailkop. Deze techniek zal u de verlegenheid besparen dat u per ongeluk het bericht te vroeg verzendt voordat u klaar bent met uw inhoud en proeflezen.
Dit is met name van cruciaal belang voor een langere e-mail met gevoelige inhoud, zoals het indienen van een sollicitatie, het reageren op de vraag van een klant of het overbrengen van slecht nieuws naar uw team. In dergelijke gevallen zorgt het uitstellen van het e-mailadres voor extra veiligheid wanneer u een tijdje uit uw e-mail moet stappen om uw gedachten te verzamelen en uw woorden in gedachten te oefenen.
Als u een e-mail beantwoordt en als u van mening bent dat de inhoud gevoeligheden heeft, verwijdert u eenvoudig het e-mailadres van de ontvanger tot u klaar bent om het te verzenden en voegt u vervolgens het adres weer toe. U kunt ook het e-mailadres van de ontvanger knippen en plakken in een Kladblok-bestand of OneNote-pagina, de e-mail schrijven en vervolgens het e-mailadres knippen en plakken.
Geloof ons hierover: een lege e-mailadresregel terwijl het schrijven u op een dag aanzienlijk verdriet zal besparen!
02 van 10Controleer driemaal of u de juiste persoon e-mailt.
Dit is vooral belangrijk als u in een groot bedrijf of een overheidsafdeling werkt. Wanneer je een gevoelige e-mail verzendt naar 'Mike' of 'Heather' of 'Mohammed', wil je e-mailprogramma op voorspellende wijze het volledige adres voor je typen. Populaire namen zoals deze zullen vele resultaten hebben in uw bedrijfsadresboek en u kunt per ongeluk later een humeurige sms versturen naar uw vice-president of een vertrouwelijk antwoord geven aan mensen die niet goed zijn afgesteld.
Dankzij de # 1-netiquette-regel hierboven, heb je de adressering tot het einde achtergelaten, dus het drievoudig controleren van het e-mailadres van de ontvanger moet soepel verlopen als laatste stap voor je het verzendt!
03 of 10Vermijd 'Reply to All', vooral in een groot bedrijf.
Wanneer u een uitzending ontvangt die naar tientallen mensen wordt verzonden, is het verstandig om alleen de afzender te antwoorden. Dit is vooral het geval als het een bedrijf is dat wordt uitgezonden met grote distributielijsten.
Bijvoorbeeld: de algemeen directeur e-mailt het hele bedrijf over parkeren in de zuidpartij en vraagt mensen respect te hebben voor de genummerde en toegewezen stallingen waar medewerkers voor betalen. Als u op 'Allen beantwoorden' klikt en begint te klagen dat andere werknemers inbreuk maken op uw persoonlijke voertuig en uw verf krassen, kunt u uw carrièrevordering benadelen door de onderneming te worden.
Niemand wil berichten ontvangen die niet op hen van toepassing zijn. Sterker nog, niemand waardeert het klagen bij de groep of het horen van je persoonlijke grieven in een uitzendformaat.
Vermijd deze faux pas en gebruik individueel antwoord aan de afzender als uw standaardactie. Zie zeker ook Regel # 9 hieronder.
04 van 10Gebruik professionele begroetingen in plaats van uitdrukkingen uit de spreektaal.
De beste manier om een professionele e-mail te starten is een versie van het volgende:
1. Goedemiddag, mevrouw Chandra.2. Hallo, projectteam en vrijwilligers.3. Hallo, Jennifer.4. Goedemorgen, Patrick.Gebruik in geen geval het volgende om een professionele e-mail te starten:
1. Hé,2. Sup, team!3. Hallo, Jen.4. Mornin, Pat. Omgangsvormen zoals 'hey', 'yo', 'sup' kunnen vriendelijk en warm voor je lijken, maar ze tasten je geloofwaardigheid in een zakelijke omgeving aan. Hoewel je zeker deze spreektaal in een gesprek kunt gebruiken als je eenmaal een vertrouwd contact hebt gehad met de andere persoon, is het een slecht idee om deze woorden in een zakelijke e-mail te gebruiken. Bovendien is het een slechte vorm om spellingssnelkoppelingen te nemen, zoals 'mornin'. Het is een zeer slechte vorm om iemands naam in te korten (Jennifer -> Jen), tenzij die persoon je uitdrukkelijk heeft gevraagd om dit te doen. Zoals bij elke intelligente zakelijke communicatie, is het slim om te veel te formeel te zijn en aan te tonen dat u gelooft in etiquette en respect. En inderdaad, je reputatie wordt gemakkelijk ontmanteld door slechte grammatica, slechte spelling en slecht gekozen woorden. Stel je voor hoe je professionaliteit een hit zal krijgen als je per ongeluk verzendt ' U moet uw controleren meth Ala 'toen je echt wilde zeggen' je moet je wiskunde controleren, Alma ' . Of als je zegt ' Ik kan een intervue op morgen 'toen je meende' Ik kan morgen een interview doen '. Proeflezen van elke e-mail die u verzendt; doe het alsof je professionele reputatie ervan afhangt. De onderwerpregel is zowel een titel voor communicatie als een manier om uw e-mail samen te vatten en te labelen zodat deze later eenvoudig kan worden gevonden. Het moet de inhoud en de gewenste actie duidelijk samenvatten. Een onderwerpregel bijvoorbeeld: 'koffie' is niet erg duidelijk. Probeer in plaats daarvan 'Staff coffee preferences: uw reactie is verplicht' Als een tweede voorbeeld, de onderwerpregel 'uw verzoek'is te vaag. Probeer in plaats daarvan een duidelijker onderwerpregel zoals: 'Uw parkeerverzoek: meer informatie is verplicht '. Het kan verleidelijk zijn om stijlvolle lettertypen en kleuren toe te voegen aan je e-mail om deze flitsender te maken, maar je kunt beter een zwarte 12-pt of 10-pt Arial of Times New Roman gebruiken. Vergelijkbare varianten zoals Tahoma of Calibri zijn ook prima. En als u de aandacht vestigt op een specifieke woordgroep of opsommingsteken, kan rode inkt of vetgedrukte tekst met mate worden gebruikt. Het probleem is wanneer uw e-mails incoherent en worden ongericht of begin een non-conformistische of ontwrichtende houding van uw kant over te brengen. In de zakenwereld willen mensen dat de communicatie betrouwbaar en duidelijk en kort, niet decoratief en afleidend is. Email slaagt er altijd niet in vocale verbuiging en lichaamstaal over te brengen. Wat u denkt dat direct en rechtlijnig is, kan zelfs zo hard en gemeen overkomen als het eenmaal in uw e-mail is geplaatst. Als u de woorden 'alstublieft' en 'dank u' niet gebruikt, veroorzaakt dit negatieve onderstromen. En wat u als humoristisch en licht beschouwt, zou eigenlijk neerbuigend en grof kunnen overkomen. Het leveren van een respectvolle toon en een persoonlijk gedrag in e-mail vergt oefening en veel ervaring. Het helpt als je de e-mail voor jezelf of iemand anders leest voordat je hem verzendt. Als iets over de e-mail gemeen of hard lijkt, herschrijf het dan. Als je nog steeds vastzit aan het overbrengen van de toon van iets in een e-mail, overweeg dan serieus de telefoon op te nemen en de boodschap als een gesprek af te leveren. Let op: e-mail is voor altijd, en als je dat bericht eenmaal hebt verzonden, kun je het nooit meer terughalen. In werkelijkheid is e-mail voor altijd. Het kan binnen enkele seconden worden doorgestuurd naar honderden mensen. Het kan worden opgeroepen door rechtshandhavingsinstanties en belastingcontroleurs indien er ooit een onderzoek zou komen. Het kan zelfs in het nieuws of op sociale media komen. Dit is een brede en beangstigende verantwoordelijkheid, maar het is er één die we allemaal op de schop nemen: wat je in een e-mail schrijft, kan gemakkelijk een publieke kennis worden. Kies je woorden zorgvuldig, en als je denkt dat er een kans is dat deze je terug kan bijten, overweeg dan serieus om het bericht helemaal niet te verzenden. De kracht van aardige dingen als 'dank je wel' en 'alsjeblieft' zijn onmetelijk. De extra paar seconden om uw professionele handtekeningblok te vermelden, spreekt boekdelen over uw aandacht voor detail en dat u uw communicatie in eigendom neemt door uw naam en contactgegevens te stempelen. Controleer elk bericht, alsof uw professionele reputatie ervan afhing.
Een beknopte en duidelijke onderwerpregel zal wonderen bewerkstelligen (en u helpen lezen).
Gebruik alleen de twee klassieke lettertypen: Arial en Times Roman-varianten, met zwarte inkt.
Vermijd sarcasme en negatieve / verwaande tonen, ten koste van alles.
Stel dat de wereld je e-mail zal lezen, dus plan dienovereenkomstig.
Sluit altijd af met een korte stijlvolle 'dank u' en een handtekening blok.
