Zo nu en dan ontvang ik een van die e-mails waarin ik zeg: "Huh?" Mijn gezicht vertakt zich in een uitdrukking van enorme verwarring en ik weet niet helemaal zeker wat ik moet antwoorden. Ik kan aan de lengte of de inhoud van de e-mail zien dat een reactie nodig is, maar iets aan het bericht heeft zelfs tot een reactie kunnen leiden als een enorme hoofdpijn.
Voor die dagen waarin u met een vergelijkbaar raadsel wordt geconfronteerd, is hier mijn advies: gebruik de niet-sensuele e-mail niet en gooi deze in plaats daarvan terug naar de rechtbank van de andere persoon.
Om je te helpen, heb ik mijn voorgestelde antwoorden op de vier meest voorkomende soorten verwarrende e-mails die ik ontvang samengesteld.
1. The Rambling Non-Ask
Dit type e-mail is de ergste overtreder. Meestal vrij lang, met veel detail, is de onstuimige e-mail vaak niet gestructureerd - en onduidelijk over wat de afzender echt wil. Je leest het opnieuw (lees het dan opnieuw nadat je wat koffie hebt gedronken), en realiseert je dat het niet jouw fuzzy brein is - het is een serieus fuzzy communicatie.
Jouw antwoord
3. De waslijst
Dit type e-mail bevat vaak een gekke lijst met opsommingstekens, actie-items, vragen en commentaar - en het zal niet alleen veel tijd kosten om door te komen, maar ook om te antwoorden. Uw aanpak moet enigszins afwijken, afhankelijk van of de afzender de bevoegdheid heeft om u werk toe te wijzen of niet, maar vraag hem of haar hoe dan ook om prioriteit te geven aan het werk en het op te splitsen.
Uw reactie (als het iemand is die u werk kan toewijzen)
Uw reactie (als het iemand is die u niet zou moeten toewijzen)
4. De koude e-mail voor advies
Dit type e-mail is een e-mail die u vaak wilt beantwoorden, omdat u anderen wilt helpen die om hulp vragen, maar sommige mensen zijn beter in het vragen om advies dan anderen. Wanneer een bijna-vreemde u e-mailt met het verzoek om iets vaag of, erger nog, om meer vragen te beantwoorden dan een universiteitsaanvraag, overweeg dan om hem of haar de vraag te laten omlijsten.
Jouw antwoord
Kortom, laat het onvermogen van iemand anders om zijn of haar behoeften niet duidelijk te communiceren, meer werk (of stress) op uw bord vallen. Met een beetje finesse kunt u de last van het begrijpen en prioriteren van e-mails terugbrengen naar de rechtbank van de afzender, waardoor de responstijd wordt verkort en u veel hoofdpijn bespaart!
