Zeg het woord 'spreadsheet' rond bepaalde mensen en je zult ze huiveren. Er zijn formules, functies, tabellen en allerlei functies die je hoofd doen draaien. Plus, je werk bestaat niet echt uit cijfers, dus je ziet het nut niet in.
Maar het mooie van spreadsheets is dat ze kunnen zijn wat je maar wilt. En in veel gevallen zien ze er op het werk meteen beter georganiseerd uit. En hoe georganiseerder je eruitziet, hoe beter je indruk zult maken. Werkelijk! Het is zo gemakkelijk om eraf te komen zoals het op het werk is samengesteld.
Nog niet helemaal verkocht? Hier zijn vier keer dat u spreadsheets op uw werk zou moeten gebruiken, ongeacht in welke branche u zich bevindt:
1. Om uw wijzigingen bij te houden
Sommige projecten zijn echt ingewikkeld. Er zijn veel kleine dingen die gedaan moeten worden en ze zijn echt moeilijk bij te houden. Spreadsheets kunnen het een stuk eenvoudiger maken.
Stel dat u werkt aan een heel belangrijk rapport dat senior leiderschap naar uw belangrijkste klanten wil sturen. Uw spreadsheet hoeft niet complex te zijn, maar u moet wel iets bij de hand hebben om u te helpen bijhouden wat u hebt gewijzigd en wanneer u wijzigingen hebt aangebracht.
2. Om eenvoudige takenlijsten te maken
Er zijn veel apps op de markt die takenlijsten leuk maken. Ja, leuk. En omdat ze zo leuk zijn , kunnen ze een beetje overweldigend aanvoelen.
Mag ik je voorstellen aan mijn vriend, de spreadsheet ?
Het is een geweldig hulpmiddel als alles wat je nodig hebt iets eenvoudiger is.
Zien? Dit is slechts een eenvoudige lijst van mijn taken voor de dag. Het mooie van deze spreadsheet is dat ik het vorige voorbeeld opnieuw kon gebruiken en snel een functioneel document voor mezelf kon maken. Het is niet flitsend, maar het is gemakkelijk te lezen en te maken aan het begin van de week.
3. Om je teamgenoten te begeleiden
Ooit gaf ik een collega een lange lijst met links die ik nodig had om bij te werken. En hoewel ze een aardig persoon is, antwoordde ze: "Wat moet ik hier in vredesnaam mee doen?" En dat was een heel eerlijke reactie. En een die me een basisspreadsheet heeft geleerd, zou haar leven een stuk eenvoudiger hebben gemaakt.
Je hebt hier waarschijnlijk een thema opgemerkt - deze zijn niet moeilijk om te maken!
4. Feedback krijgen
In een vorige baan was ik constant mensen aan het plannen. Maar ik had moeite om manieren te vinden om hun beschikbaarheid te krijgen. Toen liet iemand me zien hoe ik een formulier kon maken met behulp van een Google-blad en mijn leven was voor altijd veranderd.
U kunt dit voor veel meer gebruiken dan alleen plannen. Wilt u feedback over een recent project? Wilt u weten waar uw collega's aan werken? Probeert u dinerplannen voor het team te achterhalen? Gebruik een Google-spreadsheet om snel de gegevens te verzamelen die u nodig heeft.
Spreadsheets kunnen intimiderend lijken vanwege dingen als formules en aantal. En historisch gezien heb ik ze koste wat kost vermeden.
Maar er zijn een paar heel eenvoudige manieren waarop ze je leven een beetje gemakkelijker kunnen maken. Geen van de voorbeelden hier kostte me meer dan 10 minuten, maar ze helpen veel rommel in mijn agenda te verminderen.
Gebruik je Google-spreadsheets voor alles wat we hier niet hebben besproken? Laat het me weten op Twitter.
