De afgelopen maanden heb ik geprobeerd het schema van mijn organisatie voor 2015 samen te stellen. Het belangrijkste wat ik moest doen, was ervoor zorgen dat ik wist wanneer al onze evenementen plaatsvonden. Maar voordat ik ze in mijn agenda kon zetten, moest ik eerst een idee krijgen van welke evenementen ik echt moest plannen.
Voor non-profitorganisaties zijn de evenementen die u host de belangrijkste manieren waarop uw community met uw organisatie zal omgaan. En dus is het van vitaal belang dat ze je goed vertegenwoordigen. Een haastig samengegooid evenement ziet er uit - en laat het lijken alsof uw organisatie incompetent is. Om ervoor te zorgen dat je de best mogelijke evenementen organiseert, is het belangrijk dat je je evenementen prioriteit geeft en plant dat ze zo effectief mogelijk zijn.
In de afgelopen tien jaar dat ik voor non-profitorganisaties heb gewerkt, heb ik vier cruciale vragen ontwikkeld die ik mezelf moet stellen voordat ik besluit een evenement te plannen.
1. Wat heeft onze organisatie nodig van dit evenement?
Waarom overweeg je eigenlijk om dit evenement te organiseren? Probeer je geld in te zamelen? Zo ja, hoeveel? Probeert u nieuwe supporters te ontmoeten of nieuwe verbindingen te smeden? Als het geen fondsenwerving is, probeert u misschien nieuwe klanten aan te trekken of de mensen die al deel uitmaken van uw organisatie te informeren over een nieuw initiatief.
Als dit evenement niets voor je doet, waarom doe je het dan? U moet vaststellen welke inzet uw organisatie heeft in de resultaten van het evenement voordat u er tijd en middelen aan besteedt. Dit helpt je ook om het evenement prioriteit te geven in de context van al je andere activiteiten.
2. Wat hebben uw gasten nodig van dit evenement?
Hoewel u eerst uw behoeften moet overwegen, gaat het evenement eigenlijk over uw gasten. Om uw doelen te bereiken (die u met behulp van de bovenstaande vraag hebt uiteengezet), moet u bezoekers verleiden om op de juiste manier met u te communiceren.
Praat met eerdere en potentiële gasten over wat ze leuk vinden aan uw evenementen en wat ze in de toekomst graag zouden willen. Voelen ze zich graag een "insider" of worden ze publiekelijk erkend voor hun vrijgevigheid? Sommigen zeggen misschien dat ze van luide, levendige evenementen houden; anderen geven misschien de voorkeur aan een meer zachte nacht. Een bonusvoordeel van deze strategie is dat de mensen die je interviewt zeker willen zien hoe je hun advies hebt overgenomen bij je volgende evenement.
3. Hoe gaan we dit doen?
Nu je een idee hebt van wat je gasten nodig hebben, moet je nadenken over hoe je ze kunt geven wat ze willen. Als uw gasten bijvoorbeeld een beter begrip van uw programma nodig hebben, kunt u ervoor kiezen om een klant tijdens het evenement te laten vertellen over zijn of haar ervaring met dat specifieke programma, of u toont een video en verspreidt leesmateriaal over uw model. Of, als je een belangrijk doel hebt om geld in te zamelen en een leuk publiek hebt, is een live veiling misschien de beste keuze.
Omdat dit slechts een schets is, hoef je nog niet te diep in de details te duiken of je ergens volledig aan vast te leggen. Als u zich echter realiseert dat u niet in staat bent om een evenement te doen dat aan de behoeften van uw organisatie en gasten voldoet, is dit het moment om daar achter te komen. U hoeft het idee niet per se te schrappen, maar deze vraag helpt u erachter te komen of u moet inkrimpen of extra hulp moet werven.
4. Waarin verschilt dit evenement van andere evenementen?
Er is niets erger dan twee keer naar hetzelfde evenement te gaan in een jaar - en niets kan duurder zijn voor de gastheer. Als u in hetzelfde jaar een lunch-, diner- en golfuitje voor dezelfde groep donoren plant, kunt u donormoeheid verwachten en het investeringsrendement verminderen. Overweeg in plaats daarvan een groot klapevenement voor die donoren te plannen, en vervolgens een kleiner evenement voor uw prospects of beste vrijwilligers.
In actie
Om je op weg te helpen, is hier een voorbeeldstrategie voor een evenement dat ik onlangs heb samengesteld met behulp van deze vier vragen:
Wat hebben we nodig?
- Hef $ 50.000 op
- Upgrade vijf donoren
- Trek 10 nieuwe donoren aan, drie op $ 5K of hoger
- Introductie van nieuwe kapitaalcampagne
Wat hebben de gasten nodig?
- Om er zeker van te zijn dat hun geld verstandig wordt geïnvesteerd
- Een kans om het programma uit de eerste hand te zien
- Rechtvaardiging om meer te geven - voorbij de ticketprijs
Hoe gaan we dit doen?
- Betrek de raad van bestuur om nieuwe donoren uit te nodigen
- Zet lunches voorafgaand aan het evenement op met huidige donoren om te upgraden
- Nodig een deelnemer aan het programma uit om te spreken
- Huur een nieuwe ontwerper in voor uitnodiging en programma
- Voer ze goed - overweeg om lokale chefs te vragen
- Stel tekst-om-geef mogelijkheid in
- Huur een band in
- Vergroot de persdekking
Hoe is dit evenement anders?
- Ons enige sit-down diner
- Alleen evenement gericht op onze grote donoren (60s-70s, meestal gepensioneerd, meestal vroegere of huidige vrijwilligers)
- Enige evenement dat alle bestuursleden gewoonlijk bijwonen
- Meestal gepland voor het voorjaar, tegelijkertijd met het afstuderen van de klant
Evenementplanning kan een vermoeiende, tijdrovende taak zijn - nog meer als uw evenementen daadwerkelijk uw doelen bereiken. Stel uzelf echter deze vier vragen en u kunt beter een strategie opstellen voor uw evenementen en bepalen welke echt noodzakelijk en de moeite waard zijn voor uw organisatie.
