Er zijn veel manieren waarop een e-mail verkeerd kan worden geïnterpreteerd of verkeerd begrepen. Om de toon te compenseren die onmiskenbaar is via de telefoon of de lichaamstaal die volumes in persoon spreekt, moet je zorgvuldig, soms tactvol de frasering kiezen die je gebruikt.
Om eerlijk te zijn, ik hou er niet van hoe vaak ik een uitroepteken gooi om aan te geven dat dingen goed, goed, nooit beter zijn, of om mijn waardering te tonen voor een verzoek dat wordt ingewilligd - maar soms is er geen andere manier om te laten zien dat ik ' m spel. Soms kan echter niet eens een opgewonden stuk interpunctie de situatie redden als de betekenis van je woorden zelfs een onderliggende vijandigheid bevat.
Voordat je een overhaaste e-mail weggooit en het risico loopt de ontvanger te beledigen of te irriteren, bekijk je deze veel voorkomende maar impopulaire regels en kies je in plaats daarvan voor een alternatief.
1. “Sorry dat ik een last / last ben”
Dit is zo'n passief-agressieve lijn. In bijna 100% van de gevallen waarin deze regel wordt gebruikt, is de persoon helemaal niet verontschuldigend en denkt hij niet dat hij een last of last is. In plaats daarvan gebruiken ze negen van de tien keer deze zin omdat ze de aandacht (en misschien medeleven of medelijden) van de lezer willen krijgen. Ze gaan ervan uit dat het volgen van deze benadering een barmhartige reactie van de ontvanger zal opwekken.
Zeg in plaats daarvan: 'Bedankt dat je geduld met me hebt'
Dit duidt op de verantwoordelijkheid voor wat er ook gebeurt en het is veel waarschijnlijker dat er een genereuze reactie op komt en misschien zelfs de geruststelling dat het geen probleem is. En als u echt zo snel mogelijk een reactie nodig heeft, is dit de beste manier om snel een follow-up te krijgen.
2. "Wat je ook denkt"
OK, laten we aannemen dat dit is geuit na een verzoek om invoer. Als het verzoek oprecht was, maar je bent geïrriteerd dat er wat heen en weer is (je idee was prima in eerste instantie, heel erg bedankt), laat me dan als eerste je vertellen dat deze drie schijnbaar onschadelijk zijn woorden brengen je ergernis en frustratie in schoppen over.
Zeg in plaats daarvan: "Ik sta open voor uw ideeën en ben blij om wat meer te brainstormen"
Dit toont aan dat u actief geïnteresseerd bent in het vinden van een oplossing die aangenaam en passend is. Er is echt nooit een tijd dat “wat je ook denkt” wordt gelezen als een flexibele en acceptabele verklaring. Het suggereert niet dat je bereid bent om een teamspeler te zijn; het klinkt alsof je nep bent dat je idee zonder twijfel niet is geaccepteerd. Wees niet die zelfingenomen persoon.
3. "Gelieve te adviseren"
Het is formeel en een beetje veeleisend als je erover nadenkt. Bovendien opent het de discussie niet; het is opdringerig, wat aangeeft dat je hier geen tijd voor hebt en snel duidelijke instructies nodig hebt voor de volgende stappen. Maar helaas draait niet alles in een cent. Soms is heen en weer en ruimte voor discussie nodig voor een aangenaam eindresultaat.
Zeg in plaats daarvan: "Laat het me weten als u nog ergens over nadenkt"
Het opnieuw formuleren van de reactie op deze manier stimuleert betrokkenheid en een open dialoog. Je zegt in wezen dat je open staat voor de mening van de ander over de kwestie, maar je kunt ook zelf een oplossing bedenken als dat de voorkeur verdient.
4. "Ik hoop dat het meer aan uw wensen voldoet"
De persoon die dit zegt is volkomen tevreden met wat 'het' ook is - en was. Maar helaas is hij geconfronteerd met een minder dan opgewonden feedback en heeft hij zich dienovereenkomstig aangepast zodat degene die het beoordeelt tevreden zal zijn. De realiteit is echter dat het hem niets kan schelen, omdat hij waarschijnlijk geen noodzaak zag om in de eerste plaats wijzigingen aan te brengen.
Zeg in plaats daarvan: "Ik ben geïnteresseerd in uw feedback over deze update"
Openstaan voor feedback, zelfs als u vermoedt dat deze niet 100% positief is, is een cruciaal onderdeel van verbetering en vooruitgang. We kunnen allemaal instaan om van tijd tot tijd aanpassingen door te voeren op basis van constructieve kritiek. Zelfs als je niet per se super geïnteresseerd bent, zet je je beste spelgezicht op en omarm je de feedback.
Niemand van ons is perfect of weet altijd precies wat hij moet zeggen, maar soms is het een kwestie van nadenken voordat je spreekt en jezelf afvragen of wat je gaat zeggen mogelijk op een verkeerde manier kan worden opgevat. Het is op de lange termijn niet goed om iemand te beledigen om door je eigen takenlijst te komen.
