We hebben allemaal het standaard advies voor videoconferenties gehoord: kies een locatie waar u niet gestoord zult worden, spreek duidelijk, niet multitasken. Dit zijn allemaal pijlers van Video Conferencing Etiquette 101, en terecht. Maar het hebben van de basisprincipes is niet altijd voldoende - als je echt de best mogelijke indruk wilt maken, is het tijd om de geavanceerde cursus te volgen.
Mijn bedrijf heeft onlangs gekeken naar hoe mensen denken over videoconferenties en hebben onbedoeld enkele opmerkelijke 'ergste praktijken' ontdekt. Het blijkt dat veel van hen zo alledaags zijn dat je je misschien niet eens realiseerde dat ze problematisch zijn. Maar gelukkig, met wat toegenomen zelfbewustzijn en oefening, kunnen deze slechte gewoonten gemakkelijk worden aangepast - waardoor u des te waarschijnlijker uit vergaderingen komt als een professional. Bekijk een paar van de meest voorkomende huisdieren die we tegenkwamen, evenals enkele tips om ze hieronder te repareren.
1. Pronk met uw close-up
Het zal je misschien verbazen dat de meeste mensen liever hun collega's horen chowen tijdens hun lunch of zelfs hun sinussen opruimen tijdens een videogesprek dan dat ze te dicht bij de camera zitten. Maar het is logisch - de opname vanaf de neus is niet bepaald de meest vleiende hoek, en een gigantische zwevende kop die je gezichtsveld domineert, kan behoorlijk afleidend zijn. Ook al ben je niet persoonlijk aanwezig, als je teveel in de camera leunt, kun je je collega's het gevoel geven dat hun persoonlijke ruimte is binnengevallen.
Het is natuurlijk om in te leunen wanneer u geïnteresseerd bent of, natuurlijk, probeert beter te horen. Omdat het niet zo goed werkt tijdens een videoconferentie, temper je je neiging om dit te doen door je volume op een geschikt niveau aan te passen voordat de vergadering begint (als je audio zwak is, kun je altijd rekening houden met luidsprekers) en je videovergaderingen plaatsen apparaat ongeveer een voet van u verwijderd, plaats uw handen op uw schoot of naast u, zodat u niet in de verleiding komt om het dichterbij te trekken.
2. Priming in plaats van Prepping
De meesten van ons zijn bekend met de last-minute klus om dingen voor een vergadering gedaan te krijgen. Bij een persoonlijke ontmoeting kan dat betekenen dat je een paar snelle taken moet weghalen, maar voor videoconferenties betekent dat vaak een hectisch streepje om de camera gereed te maken. Bijna de helft van de ondervraagden maakte zich meer zorgen over hoe ze eruit zagen dan wat ze eigenlijk aan de (virtuele) tafel zouden brengen, en een derde deel besteedde meer tijd aan verzorging dan aan de voorbereiding zelf. Maar gezien hoe vaak mensen klaagden over deelnemers die onvoorbereid aankwamen, is dat waarschijnlijk niet het beste gebruik van je tijd.
Begrijp me niet verkeerd. Ik stel niet voor dat je een volledige slob wordt (alsjeblieft, sluit je niet aan bij de 11% van de mensen die een videogesprek voeren zonder broek), maar onthoud dat je collega's eerder op je woorden letten en ideeën dan tassen onder de ogen of verward haar waar je veel stress over hebt. Sla de spiegeltijd over en bekijk in plaats daarvan uw agenda en notities.
3. Rustend teefgezicht (serieus)
Een kleine waarschuwing voor dat hele "mensen geven er niet om hoe je eruit ziet": terwijl je fysieke eigenschappen er niet zoveel toe doen, doet je uitdrukking dat wel. 32% procent van de respondenten noemde algehele gezichtsuitdrukking het ding dat ze het meest opvalden aan hun collega's tijdens een gesprek. En als u een van de 26% van de videoconferentiegangers bent die last hebben van RBF, is dat het onthouden waard.
Je natuurlijke expressie is een van die dingen die je niet gemakkelijk kunt veranderen - en bovendien zou een glimlach op je gezicht 24/7 pleisteren gewoon eng zijn - maar er zijn veel manieren waarop je deelnemers aan een videogesprek kunt verzekeren dat je ' ben niet ongeïnteresseerd of veroordelend. Knikken met wat iemand zegt, positieve feedback geven als dat gerechtvaardigd is en ja, af en toe glimlachen, kan een heel eind op weg zijn om als aangenamer over te komen dan uw RBF suggereert.
4. Oogcontact maken … met uzelf
Als je het nu nog niet hebt geraden, spelen zelfbewustzijn en ijdelheid een grote rol bij videoconferenties. Dus misschien is het niet echt een verrassing dat 30% van de ondervraagden toegaf dat ze meer dan de helft van hun tijd aan een videogesprek besteedden en naar hun eigen gezicht keken. Natuurlijk deden een paar mensen dit gewoon om te kijken hoe goed ze eruit zagen, maar grotendeels werd dit gedreven door een angst om er slecht uit te zien op de camera. En het spreekt voor zich dat wanneer u het grootste deel van uw vergadering diep in uw eigen ogen staart, u niet volledig aanwezig en betrokken kunt blijven.
Als je het moeilijk vindt om je ogen op je gasten gericht te houden, probeer dan een post-it over je gezicht op het scherm te slaan. Je vraagt je misschien nog steeds af hoe je eruit ziet, maar het zal je veel minder bezighouden dan wanneer je de hele tijd naar jezelf zou gapen.
Het is grappig dat iets als (schijnbaar) elementair als interactie met je collega's in een vergadering zo genuanceerd kan zijn. En als je je schuldig maakt aan faux pas zoals deze, kan het gemakkelijk zijn om jezelf in elkaar te slaan voor dwaze fouten of je ontoereikend te voelen. Maar als er iets is waarvan ik hoop dat je het hebt geleerd, is het dat we veel strenger zijn voor onszelf dan anderen van ons. Uiteindelijk zullen je collega's de incidentele blunder met videoconferenties vergeven. Maar terwijl je toch bezig bent, kun je net zo goed proberen te verbeteren. Hoe geavanceerd je ook bent in je carrière, communicatie is geen vinkje, je kunt gewoon je takenlijst aanvinken - het is een levenslange vaardigheid waar je continu op voortbouwt.
