De subtotale functie van Excel werkt door de functie SUBTOTAAL in een database of een lijst met gerelateerde gegevens in te voegen. Het gebruik van de subtotaalfunctie maakt het vinden en extraheren van specifieke informatie uit een grote gegevenstabel snel en eenvoudig.
Hoewel het de "Subtotaal-functie" wordt genoemd, ben je niet beperkt tot het vinden van de som of het totaal voor geselecteerde rijen met gegevens. Naast het totaal kunt u ook de grootste waarden voor elke subsectie van een database vinden.
Deze stapsgewijze zelfstudie bevat een voorbeeld van hoe u het hoogste verkooptotaal voor elke verkoopregio kunt vinden.
De stappen in deze zelfstudie zijn:
- Voer de zelfstudiegegevens in.
- Het datamonster sorteren.
- De grootste waarde vinden.
Voer de subtotale zelfstudiegegevens in
De eerste stap om de subtotaalfunctie in Excel te gebruiken, is door de gegevens in het werkblad in te voeren.
Houd daarbij rekening met het volgende:
- Het is belangrijk om gegevens correct in te voeren. Fouten, veroorzaakt door onjuiste gegevensinvoer, zijn de bron van veel problemen met betrekking tot gegevensbeheer.
- Laat geen lege rijen of kolommen achter bij het invoeren van de gegevens. Dit bevat niet een lege rij achterlaten tussen de kolomkoppen en de eerste rij met gegevens.
Voor deze zelfstudie
Voer de gegevens in de cellen A1 tot en met D12 in zoals te zien is in de bovenstaande afbeelding. Voor degenen die geen zin hebben om in te typen, zijn de gegevens, instructies voor het kopiëren naar Excel, beschikbaar via deze link.
De gegevens sorteren
Voordat subtotalen kunnen worden toegepast, moeten uw gegevens worden gegroepeerd op basis van de kolom met gegevens waaruit u informatie wilt extraheren.
Deze groepering gebeurt met de sorteerfunctie van Excel.
In deze zelfstudie willen we het hoogste aantal bestellingen per verkoopregio vinden, zodat de gegevens moeten worden gesorteerd op de Regio kolomkop.
De gegevens sorteren op verkoopregio
- Sleep geselecteerde cellen A2 naar D12 om ze te markeren. Wees zeker niet om de titel in rij één op te nemen in uw selectie.
- Klik op de Gegevens tabblad van het lint.
- Klik op de Soort knop in het midden van het datalint om het dialoogvenster Sorteren te openen.
- Kiezen Sorteren op regio uit de vervolgkeuzelijst onder de Kolom rubriek in het dialoogvenster.
- Zeker weten dat Mijn gegevens hebben headers is aangevinkt in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster.
- Klik OK.
- De gegevens in cellen A3 tot D12 moeten nu alfabetisch worden gesorteerd op de tweede kolom Regio. De gegevens voor de drie vertegenwoordigers uit de oostelijke regio moeten eerst worden vermeld, gevolgd door Noord, vervolgens Zuid en de regio West.
De grootste waarde vinden met subtotalen
In deze stap gebruiken we de functie Subtotaal om het hoogste verkoopbedrag per regio te vinden. Om de hoogste of grootste waarde te vinden, gebruikt de subtotaalfunctie de MAX-functie.
Voor deze tutorial:
- Versleep de gegevens in cellen A2 naar D12 om ze te markeren.
- Klik op de Gegevens tabblad van het lint.
- Klik op de Subtotaal om het Subtotaal dialoogvenster te openen.
- Voor de eerste optie in het dialoogvenster Bij elke wijziging in: kiezen Regio uit de vervolgkeuzelijst.
- Voor de tweede optie in het dialoogvenster Gebruik functie: kiezen MAX uit de vervolgkeuzelijst.
- Voor de derde optie in het dialoogvenster Subtotalen toevoegen aan: afvinken Totale verkoop alleen uit de lijst met opties in het venster.
- Vink voor de drie selectievakjes aan de onderkant van het dialoogvenster:Vervang huidige subtotalenSamenvatting hieronder gegevens
- Klik OK.
- De gegevenstabel moet nu het hoogste verkooptotaal voor elke regio (rijen 6, 9, 12 en 16) bevatten, evenals de Grand Max (het hoogste verkooptotaal voor alle regio's) in rij 17. Het moet overeenkomen met de afbeelding bovenaan deze zelfstudie.
