Ik ben geobsedeerd om zo productief als menselijk mogelijk te zijn, of dat nu betere deadlines zijn of de meest effectieve manier vinden om mijn dagen te plannen.
Maar mijn inbox was nog steeds een enorme tijdzuig. En de kicker is: ik stuurde steeds dezelfde e-mails.
Toen begon ik ingeblikte reacties te gebruiken. Als u er niet bekend mee bent, kunt u een antwoord opslaan dat u maakt en vervolgens, in plaats van het voortdurend opnieuw te typen, op klikken en het in uw e-mail invoegen, wat u tijd en moeite bespaart.
Nog niet verkocht? Ik heb vijf algemene, tijdbesparende sjablonen geschreven om u op weg te helpen die u overtuigen dat dit logisch is. (Maar eerst moet u instellen. Als u een Gmail-gebruiker bent, vindt u hier instructies. En als u een Outlook-gebruiker bent, worden deze "Quick Parts" genoemd en kunt u ze zien hier.)
1. Het antwoord uitstellen
Soms kunt u een snel antwoord afvuren. Maar op andere momenten vereist uw reactie extra aandacht of beenwerk. Omdat je de persoon in de tussentijd niet wilt negeren, stuur je dit om hem te laten weten dat je zult antwoorden wanneer je kunt. Het ziet er zo uit:
2. Een situatie onschadelijk maken
Je weet dat een van de ergste dingen die je kunt doen wanneer de spanningen hoog oplopen, iemand vertellen hoe je je voelt via e-mail. In plaats van het te riskeren wanneer emoties sterk zijn, gebruikt u een vooraf gemaakte sjabloon om er zeker van te zijn dat u een passende toon op de werkplek gebruikt. Het ziet er zo uit:
3. Instructies delen
Vertel je mensen constant hoe ze door je website moeten navigeren of je database moeten gebruiken? In plaats van de instructies steeds opnieuw te typen, typt u het een keer en hoeft u zich geen zorgen te maken over het missen van stappen wanneer u gestrest of super druk bent (of de hele week werk repliceert). Het ziet er zo uit:
4. Werk met lage prioriteit noemen
Heb je teveel op je bord? Houd uw e-mail beknopt en eerlijk, terwijl u alternatieven biedt. Probeer dit:
5. Een bijlage verzenden
"Vind bijgevoegd …" moet een van de meest voorkomende e-mailantwoorden zijn, waardoor het een perfecte kandidaat is voor een standaard antwoordsjabloon. (Zorg ervoor dat u het bestand bijvoegt voordat u op "Verzenden!" Klikt). Probeer dit:
Door e-mailreacties op te slaan, kunt u uw inbox en uw tijd beheren. Op deze manier kun je ze schrijven als je nuchter bent en helder denkt, en ze bij de hand hebben voor die stressvolle, tijdrovende dag.
Vergeet ten slotte niet dat alleen omdat ze gered zijn niet betekent dat ze in steen zijn gezet. Voel je vrij om ze te veranderen als dat nodig is, zodat ze echt voor je werken als je verder gaat.
