Vergaderingen zijn duur. Niet omdat je mensen aanspoort om (uiteraard) aanwezig te zijn, maar omdat ze de tijd van mensen gebruiken; tijd die kan worden besteed aan het doen van veel andere inkomstengenererende dingen. Uit één onderzoek bleek zelfs dat een terugkerende bijeenkomst van managers op middenniveau een bedrijf 15 miljoen dollar per jaar kostte.
$ 15 miljoen per jaar!
Om nog maar te zwijgen, moet u ook rekening houden met de voorbereidingstijd en de context-omschakelingstijd. Professor Gloria Mark aan de Universiteit van Californië, Irvine ontdekte dat het gemiddeld 25 minuten duurt voordat een werknemer na een onderbreking terugkeert naar zijn oorspronkelijke taak.
Het kennen van deze statistieken betekent dat wanneer ik debatteer of ik een vergadering moet bellen, ik mezelf afvraag wat het waard is (letterlijk). Is dit het beste gebruik van ieders tijd, de mijne inbegrepen? En niet zo zelden is het antwoord "nee".
Wat moet je dan doen? Gemakkelijk! Stuur een eenvoudige maar kritische e-mail om iedereen op de hoogte te houden en op het goede spoor te houden.
Wat op te nemen
Er zijn drie belangrijke dingen die u moet behandelen:
- Logistiek : waarom de vergadering is geannuleerd en, als het een terugkerende vergadering is, wat te verwachten voor de volgende keer
- Actie : alle kritieke actie-items voltooid of in behandeling
- Informatie : eventuele updates of algemene FYI's voor de groep
Opmerking: Loop niet in de val door de actie-items en logistiek op de laatste plaats te zetten. Als u de meest kritieke informatie hoger heeft, kunt u zien dat uw collega's hun e-mail doorbladeren. Oh, en een bonus-tip voor jou: zet de namen van mensen vetgedrukt als ze iets moeten doen om drievoudig zeker te zijn dat ze het opmerken.
E-mailvoorbeeld Hoe een vergadering in een e-mail te veranderen
- Neem contact op met vijf klanten voor feedback over de ontwerpen - Maria
- Stuur de timing van het definitieve marketingplan ter goedkeuring - Jason
- Marketingexemplaar vergrendeld
- Klantenlijst voltooid
- Budgetverzoek verzonden naar financieringsteam
- Lanceringsdatum bevestigd (14 nov!)
Het lijkt misschien eenvoudig, maar het toevoegen van de vergader-omgedraaide e-mail aan uw professionele tas met trucs is een geweldige manier om de focus en productiviteit op uw team te vergroten. Als je de tijd van anderen respecteert en er altijd voor zorgt dat de volgende stappen duidelijk zijn, zullen anderen om je heen waarschijnlijk hetzelfde doen. En wie houdt er nu geen uur van om op een drukke dag werk te verzetten?
