We geven allemaal vrij snel toe dat het bijwonen van vergaderingen niet onze favoriete bezigheid is. Maar ze plannen? Dat kan nog erger zijn.
Ik snap het: deelnemen aan lopende e-mailketens van 'Hoe zit het met afspreken?' En 'Die tijd werkt niet voor mij' of beslissen of Google Hangouts of Zoom beter is, vind ik ook niet leuk.
Maar u kunt een einde maken aan al dat gedoe met een van deze vergader-apps. Ze zijn gemakkelijk te gebruiken, gratis (zo niet goedkoop om alle functies te krijgen) en beschikbaar op verschillende platforms. Bovendien zijn ze een briljante manier om technologie te laten werken - zodat u weer aan de slag kunt met de uwe.
Meeting App # 1 Assistent
Assistant.to is een Chrome-extensie die uw planning controleert en voorgestelde tijden in een e-mail zet, zodat de persoon met wie u ontmoet, de gewenste optie met slechts één klik kan kiezen. Het onthoudt waar en wanneer u wilt ontmoeten, plus het detecteert tijdzones (wat superhandig is voor communicatie over het hele land).
Het beste voor wanneer u moet plannen: één-op-één vergaderingen snel en in Gmail
Installeren voor Gmail
Meeting App # 2 Kalend
Deze app maakt een eenvoudige webpagina met keuzes voor de vergadertijd, zodat u de link eenvoudig met iedereen kunt delen. U kunt buffertijden rond evenementen toevoegen, een maximaal aantal vergaderingen per dag instellen en limieten instellen voor de planning op het laatste moment, zodat u ervoor kunt zorgen dat uw dag niet te vol is.
Het beste voor wanneer u moet plannen: afspraken met klanten of klanten die niet dezelfde e-mailserviceprovider gebruiken (en wanneer u andere apps wilt integreren, zoals Salesforce)
Gebruik in browser
Meeting App # 3 Doodle
Met Doodle kunt u enquêtes maken en verspreiden om de beste tijd voor een groep te vinden om elkaar te ontmoeten. Uw deelnemers hebben geen Doodle-account nodig om te reageren op een enquête, maar iedereen die zich aanmeldt, kan evenementen synchroniseren met hun agenda.
Het beste voor wanneer u moet plannen: een tijd om elkaar te ontmoeten als een groep
Gebruik in browser
Meeting App # 4 Google Agenda
Als u en uw team Google Agenda gebruiken, heeft u niet noodzakelijk een afzonderlijke planningstool nodig. In plaats daarvan kunt u de beschikbaarheid daar vergelijken. Klik op het tabblad 'Zoek een tijd' in een Google Agenda-evenement om te zien wanneer uw deelnemers aan de vergadering gratis zijn. Iedereen heeft openbare of gedeelde agenda's nodig om deze functie te laten werken.
Het beste voor wanneer u moet plannen: vergaderingen met uw eigen team (en u woont al in Google Agenda)
Gebruik in browser
Installeren vanuit de Apple Store
Installeren vanaf Google Play
Meeting App # 5 Meeting Bot
Wat als u Slack meer dan e-mail gebruikt? Na het installeren van deze bot, hoef je alleen maar een snel commando in Slack te typen en je kunt direct een vergadering coördineren en plannen met een van je collega's.
Het beste voor wanneer u moet plannen: vergaderingen via Slack
Installeer voor Slack
Ik heb zelf verschillende van deze vergader-apps geprobeerd en ben verrast door hoeveel tijd en energie ze me hebben bespaard. Dus doe jezelf - en je teamgenoten en klanten - een plezier en bekijk ze. U maakt het leven van iedereen eenvoudiger en uw vergaderingen efficiënter. En is dat niet zo'n geweldig gevoel?
