Als je een professional bent die in 2014 op planeet Aarde woont, dan ben je goed bekend met dat speciale merk van verschrikkelijke zogenaamde planning-e-mailketens.
Het begint met een, "We moeten snel inhalen!" Gaat verder met een, "Hoe zit het met de tweede week van een maand ver weg?" En 19 e-mails later, eindigt met een actuele datum en tijd op de kalender. In het bijzonder slechte planning van e-mailketens denk ik dat er meer tijd wordt besteed aan het vinden van tijd om bij te praten dan aan het inhalen.
Na een te veel van deze, heb ik besloten om iets nieuws te proberen. Wanneer ik zeker weet dat er een volgende vergadering zal zijn (of een volgende koffie, drankjes of lunch), zorg ik ervoor dat ik dit persoonlijk inplannen voor vertrek. Een groep universiteitsvrienden die om de paar maanden inhalen? Gepland voordat we de tafel verlaten. Een geweldige touch-base met een mentor? De volgende staat op de kalender voordat we uit elkaar gaan.
Tot nu toe is het dag en nacht geweest. Ik heb de grootste uitbetaling gezien, zowel in professionele als persoonlijke instellingen, met groepen. Zodra er meer dan twee agenda's in het spel zijn, is een snel persoonlijk gesprek een miljoen keer eenvoudiger dan een asynchrone e-mailketen, waarin je altijd de achterblijvers hebt die zo laat antwoorden dat de beschikbaarheid van iedereen is veranderd en je moet beginnen helemaal opnieuw. En een opmerkelijke bonus is dat iedereen zich geweldig voelt vanaf de tijd die je net samen hebt doorgebracht, dus de wilskracht om een tijd te werken is op een recordhoogte.
Moraal van het verhaal? Soms redt e-mail helemaal en het doen van een goede, ouderwetse persoonlijke planning bespaart de dag.
