Als het gaat om jobcoaching, heeft bijna elk gesprek dat ik met een klant heb het onderwerp communicatie. De motieven kunnen sterk variëren: sommige mensen willen assertiever zijn, anderen hebben hulp nodig bij conflictbeheersing en weer anderen vinden het moeilijk om hun mening te uiten in een groepsomgeving.
Terwijl ik nadenk over alle gesprekken die ik heb, realiseer ik me dat we het meestal niet hebben over complexe ideeën. Het zijn echt de basisprincipes van werkplekcommunicatie die de meeste mensen lijken te doen struikelen.
Omdat we allemaal een goede herinnering kunnen gebruiken, zijn hier de vijf belangrijkste dingen waarmee ik mijn klanten kan helpen als het gaat om communicatie. Stel vast aan welke u moet werken en begin ze vandaag naar uw gespreksvaardigheden te verplaatsen.
1. Stop met het zeggen van "Maar" en begin met het zeggen van "En"
Word je ooit betrapt op dingen als: "Ik hou van dat idee, maar we moeten het anders doen?"
Zodra je het woord 'maar' zegt, vergeet de ander meteen het deel dat je van het idee houdt. Omdat je het volledig ongeldig hebt gemaakt met de "maar" en alles wat daarna kwam.
Gebruik in plaats daarvan "en:" "Ik ben dol op dat idee en ik denk dat een iets andere aanpak het meest effectief zou zijn."
Hoor het verschil?
In haar boek Bossypants breekt Tina Fey de regels van improvisatie. Een van die regels is om altijd "ja en …" te zeggen. Dit toont respect voor wat je partner te zeggen heeft (zelfs als je het er niet mee eens bent), helpt je open te staan voor de handeling en nodigt je uit om bij te dragen aan het gesprek door voort te bouwen op het idee van de ander of je eigen ideeën toe te voegen. Hetzelfde geldt voor communicatie op het werk.
2. Blijf bij de feiten
Vaak hoor ik iemand een verklaring afleggen dat hoogstwaarschijnlijk niet geworteld is - zoals: "Ze wil me pakken", "Mijn baas haat me" of "Ik weet dat ze het spijt dat ze me heeft ingehuurd."
Ik beantwoord altijd een paar vragen: “Is dat een feit? Heeft ze je dat verteld, of trek je een conclusie op basis van observaties? '
Effectief communiceren is moeilijk genoeg; voeg er niets aan toe door verhalen te verzinnen die niet in de realiteit zijn gebaseerd. Goede communicators blijven geworteld in feiten.
Vergeet niet dat de feiten van elk probleem heel anders kunnen zijn dan uw perceptie ervan. Misschien heeft de manier waarop je een situatie ziet te maken met je unieke werkstijl, of gewoon dat je baas helemaal gestrest is en het op je afneemt. Het maakt niet uit wat, tenzij u de feiten hebt, het is het beste om af te zien van kleurcommentaar en u te concentreren op het doorgronden van de kwestie.
3. Vermijd 'positie verdedigend'
Wanneer mensen communicatieproblemen op de werkplek aanhalen, gaat het vaak minder om communicatie en meer om hun positie te verdedigen.
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat twee collega's, Megan en Jason, een project bespreken. Megan zegt: “Dit project overweldigt het team; we hebben meer hulp nodig. 'Jason zegt:' We kunnen het wel aan. Iedereen zal gewoon wat extra uren moeten steken. ”
In plaats van een zinvolle dialoog te hebben over wat elk van hun observaties definieert, raakt Megan gefrustreerd omdat Jason 'haar niet hoort'. En Jason denkt dat Megan klinkt als een gebroken record, en gaat door hoe overweldigd ze is.
Dat is geen communicatie. Dat is positie verdedigend.
Geweldige communicatoren stellen daarentegen vragen en streven ernaar alle kanten van het probleem te begrijpen - in plaats van hun kant van het verhaal voortdurend te herhalen.
Jason zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Welke delen van het project zijn overweldigend voor u?" Of: "Vertel me meer over wat u als knelpunten ziet."
En Megan zou kunnen zeggen: “Het klinkt alsof we een totaal andere kijk op het project hebben. Ik vraag me af of extra uren de problemen die ik zie echt oplossen, "of" Moeten we de reikwijdte van het project herzien en ervoor zorgen dat de extra uren realistisch zijn voor de middelen die we hebben? "
Zie je hoe eenvoudig het verkennen van de ideeën van anderen je kan helpen boven je frustratie uit te stijgen en je naar een hoger niveau te brengen?
In het iconische boek De 7 Gewoonten van zeer effectieve mensen , zei Stephen Covey: "Probeer eerst te begrijpen, dan begrepen te worden." We moeten allemaal bereid zijn de ander zo veel te begrijpen als we willen dat ons eigen standpunt begrepen wordt .
4. Gebruik stilte net zo strategisch als woorden
Veel gesprekken worden niet productief omdat de deelnemers zich te druk maken over wat ze vervolgens moeten zeggen om echt naar elkaar te luisteren. Probeer hier iets aan te doen en profiteer van momenten van stilte.
Hoewel je misschien denkt dat stilte negatief of ongemakkelijk is, dient het gesprek door luisteraars de tijd te geven om te verwerken wat er is gezegd en sprekers de tijd te geven hun gedachten te ordenen voordat ze reageren - zonder zich gehaast te voelen.
Dus, de volgende keer dat u in dialoog bent en het uw volledige aandacht verdient, moet u een gelegenheid vinden om stilte te oefenen. Besteed een paar extra momenten aan het absorberen van wat er is gezegd en denk goed na over je reactie voordat je spreekt. Leer deze momenten van stilte waarderen en benutten in plaats van ze te vrezen - als een manier om een betere dialoog op te bouwen.
5. Activeer actief het andere gezichtspunt
Toen een Amerikaanse student onlangs terugkeerde van een stage bij een grote hotelketen in het VK, vroeg ik hem wat het meest uitdagende deel was.
Hij antwoordde dat hij verrast was door de enorme diversiteit op de werkplek in het VK. Iedereen leek uit een ander land te komen en sprak met een ander dialect.
De grootste uitdaging, zei hij, was communiceren met zijn collega's op een manier waarop ze hem echt konden begrijpen. Om dat te doen, moest hij een idee krijgen van waar ze vandaan kwamen, hoe goed ze Engels spraken en hun toegewezen taak. En meestal was dat voor elke persoon anders.
Wat een geweldig voorbeeld van hoogwaardige communicatie!
Opdat mensen je echt zouden horen - en jij om ze te horen - moet je begrijpen dat iedereen filters, overtuigingen, veronderstellingen, ervaringen en culturele invloeden met zich meebrengt. Het moeilijkste deel? Je kunt fysiek geen van deze dingen zien.
Kortom, alleen omdat u iets zegt, betekent dit niet dat anderen u horen. Geweldige communicators hebben tijd nodig om te begrijpen waar anderen vandaan komen, of dit nu wordt beïnvloed door culturele, professionele of persoonlijke factoren. Zodra u die verschillen begrijpt, kunt u communiceren op een manier die uw vermogen om gehoord te worden vergroot.
Geweldige communicators kunnen worden geboren, maar (eh, en) ze zijn ook gemaakt. Probeer deze week minstens een van deze strategieën te gebruiken en kijk hoe u uw communicatie-effectiviteit kunt verbeteren. Je collega's zullen het merken, en je zult nieuw vertrouwen en tevredenheid ervaren in je werk.
