Ik geef het toe: ik was geen natuurtalent als het ging om het beheren van stagiaires. Het waren mijn eerste directe rapporten en ik maakte alle groeffouten. Ik heb te veel en te weinig werk toegewezen; Ik heb te veel uitgelegd, ik heb te weinig uitgelegd; enzovoort.
Het goede nieuws is dat het beheren van stagiaires - eigenlijk iedereen - een vaardigheid is die je enorm kunt verbeteren met de praktijk. Maar dat is geen reden om onderaan te beginnen. Leer van mijn ervaring en lees vijf manieren om een succesvolle interne manager te zijn.
1. Heb een oriëntatie
Ongeacht of er een grotere, meer formele oriëntatie op uw kantoor is, is uw eerste opdracht om een uur of zo te blokkeren om met uw stagiair te praten. Afhankelijk van hoe betrokken je was bij het wervingsproces, wil je misschien beginnen met introducties. Loop vervolgens door het werk dat je doet en de afdelingsdoelen in de komende maanden. Beantwoord alle vragen over hoe u en uw team de missie van de organisatie beïnvloeden. De tijd nemen om doelen te bepalen, herinnert de stagiair eraan dat zelfs taken in het algemeen zullen bijdragen aan het grote geheel.
Leg vervolgens uw specifieke verwachtingen uit - naast de aangegeven verantwoordelijkheden van de taak. Ben jij een voorstander van goede grammatica in alle communicatie? Wat vindt u van mensen die langs uw bureau komen met vragen? Wilt u op alle e-mails worden gekopieerd? Als u deze verwachtingen al vroeg vastlegt, voorkomt u ongelukken en kunt u allebei slagen.
2. Vraag (en observeer) zijn of haar leerstijl
Voordat u de oriëntatievergadering beëindigt, wilt u uw stagiair het woord geven. Wat zijn zijn of haar doelen voor de stage? Zijn er unieke vaardigheden die hij of zij bezit, of gebieden waar hij of zij extra wil leren of pitchen?
Misschien is de meest essentiële informatie die u kunt verzamelen, hoe hij of zij het beste informatie ontvangt. Anders dan bij een langdurig dienstverband, waarbij een leidinggevende van de werknemer zou verwachten dat hij gewend is aan een vergadercentrische of vergaderfobische omgeving; bij een stagiair moet je je richten op het maximaliseren van communicatie.
Dit betekent dat, zelfs als je je stagiair graag zou willen hebben, je gewoon de e-mailinstructies volgt, als hij of zij het moet uitpraten en een paar vragen moet stellen om het goed te krijgen, beter weet je dit nu. Het is de moeite waard om de tijd te nemen om ervoor te zorgen dat hij of zij begrijpt waar u om vraagt - in plaats van het project zelf te moeten uitvoeren nadat hij of zij het heeft ingeleverd (een frustrerende ervaring rondom).
3. Geef een schriftelijke takenlijst op
Oké, dus je stagiair zegt dat hij een auditieve leerling is. Dat betekent dat je elk project moet bespreken en dan moet plannen dat ze precies worden voltooid zoals je had verwacht, toch? Nou ja, niet helemaal.
Je stagiair is nieuw in de organisatie en in het werken voor jou, dus er zal waarschijnlijk selectief geluisterd worden, zelfs als het niet de bedoeling is. Daarom moet u elke week een geschreven projectlijst voor uw stagiair verzenden (of bijwerken). Neem het volgende op: De datum waarop het project moet worden ingediend; het prioriteitsniveau; naar wie het voltooide project moet worden gestuurd (een cruciaal stuk als u projecten wilt beoordelen voordat ze ergens anders naartoe gaan!); en onder welke paraplu het valt. De laatste categorie is van cruciaal belang omdat deze de taak contextualiseert en een sterkere impuls geeft om deze correct uit te voeren (dat wil zeggen, archiveren is veel interessanter als je weet welk project je promoot).
Bonus: de geschreven takenlijst bespaart u op dagen dat u wordt geslagen. Als je stagiair het ene project voltooit, kun je hem of haar doorverwijzen naar de takenlijst voor het volgende.
4. Leiden door voorbeeld
Het feit dat deze duidelijk is, betekent niet dat het niet voor herhaling vatbaar is. 'Doe wat ik zeg, niet zoals ik doe', werkt niet. Als je elke dag op hetzelfde tijdstip binnenwandelt, heb je niet de geloofwaardigheid om je stagiair te vertellen dat 15 minuten te laat aankomen niet oké is. Op dezelfde manier zal het moeilijk zijn om ongepaste kleding te bespreken met een stagiair wanneer je zelf serieus de grenzen van het zakelijk zakendoen test.
Voorbij het voor de hand liggende, moet je gewetensvol het voorbeeld geven van een ondersteunende baas en een teamspeler. Sommige beginnende supervisors vrezen ten onrechte dat het praten over een stagiair concurrentie voor zijn of haar baan zal creëren. Integendeel, uit het geweldige werk van je stagiair blijkt dat je een sterke manager bent, waardoor je meer kansen krijgt op leiderschap. Dus zorg ervoor dat je de eer geeft waar het moet komen!
5. Vraag om hulp
Zelfs als je probeert alles goed te doen, kun je merken dat je een stagiair beheert met een matte houding, zelfs schijnbare incompetentie. Als het gewoon niet werkt, is de eerste persoon waarmee je moet praten je stagiair. Misschien is hij of zij moeilijk vanwege wat hij of zij ervaart als een gebrek aan zinvol werk. Misschien zie je als gebrek aan aandacht voor detail dat je stagiair moeite heeft om zijn of haar taken op tijd af te ronden.
Onthoud dat stagiaires zelden een enorme basis van eerdere ervaring hebben. Dus misschien hebben ze niet de tools (of het vertrouwen) om te communiceren met een supervisor - u moet het voortouw nemen!
Heb je nog steeds problemen? De volgende persoon met wie u moet overleggen, is iemand naar wie u opkijkt als manager (idealiter uw baas). Deze persoon kan je uit ervaring inzichtelijk maken en je baas moet weten of hij of zij je opgezadeld heeft met een nachtmerrie-stagiair.
Als het gaat om een eerste stagiair supervisor, combineer je iemand met weinig ervaring in management samen met iemand met weinig ervaring die wordt beheerd. Dit is echter een geweldige ervaring voor jullie beiden om te leren. Gebruik dus de bovenstaande stappen om er een geweldige zomer van te maken en een sterke werkrelatie met uw stagiair op te bouwen.
