Ik ben geen wiskundige, maar ik schat dat ik tussen de 100 en vier miljard e-mails per dag ontvang. En hoe graag ik ook op iedereen zou willen reageren, het is gewoon niet mogelijk. Niet als ik andere dingen met mijn leven wil doen, zoals mijn takenlijst doornemen en oogcontact maken met medemensen.
Dus, hoe beslis ik wie een antwoord krijgt en wie voor altijd in mijn inbox verdwaalt? Wel, ik trek mijn God-kostuum aan, sluit mijn ogen en zie wat er gebeurt.
Een grapje, die productiviteitshack bleek een totale mislukking. In plaats daarvan werk ik mijn berichten met de beste bedoelingen af. Nadruk op de beste bedoelingen omdat items door de kieren glippen. En als ze dat doen, is dat meestal om de volgende redenen:
1. U dacht niet aan mijn beschikbaarheid
Ik zie dit opduiken en denk "Tuurlijk!". Ik open de bijlage echter en zie dat het 65 pagina's is. En dat is ongeveer 64 extra pagina's dan ik kan lezen in de 10 vrije minuten die ik vandaag heb.
In een ideale wereld zou ik mijn schema wissen, de vaardigheid ontwikkelen om mijn leessnelheid te verdubbelen en je mijn meest briljante feedback geven. Maar het is veel waarschijnlijker dat ik aanneem dat ik op een bepaald moment 'tijd kan vinden', dat dan niet zal kunnen doen, en me dan niet kan herinneren dat ik je notitie heb ontvangen tot je vergadering lang voorbij is.
Zodra je weet dat je iemands 'gedachten' wilt, stuur je dit: ik ontvang graag je feedback over mijn presentatie van 65 pagina's voor aanstaande vrijdag. Ik weet dat dat veel is om te lezen, dus laat me weten wanneer het een goed moment is om het te verzenden.
2. Je hebt helemaal niets gevraagd
U zei dat uw presentatie voor volgende week hier is. En inderdaad, het is hier, verbonden aan deze boodschap zoals beloofd.
Maar ik weet niet zeker wat je nu van me nodig hebt. Wilt u algemene feedback? Bevestiging dat ik het zag? Misschien een knipoog emoji?
Elke e-mail moet een volgende stap bevatten (zelfs als dat "geen antwoord nodig" is). Je wilt de ontvanger nooit laten denken: "Eh, OK, bedankt?"
Pas dit aan voor de maat: hier is mijn presentatie voor aanstaande vrijdag. Ik ben dol op je expertise bij het kiezen van de juiste SFW-meme. Laat het me weten als je ideeën hebt!
3. Je hebt niet duidelijk gemaakt waarom ik was uitgenodigd voor de CC-partij
Hallo, hallo, waarom ben ik hier? Hoewel het altijd een eer is om te worden opgenomen in wat vermoedelijk een eindeloze e-mailketen wordt die mijn dromen achtervolgt, zie ik dit en ben ik meteen in de war. Dit is de eerste keer dat ik over dit project hoor, en zonder enige context kan ik ongeveer niets concluderen over de reden waarom ik binnenloop.
In plaats van mensen binnen te halen en te hopen dat ze erachter komen, moet je spellen wat je van iedereen wilt: Jenni: Werkt de onderstaande tijdlijn voor je team om SFW-memes te maken? Tom: Kun je controleren of ze echt veilig zijn voor het werk?
4. U hebt geen vervaldatum gebruikt
Hoewel ik de intentie heb hierop te reageren, zal ik dat waarschijnlijk niet doen. En dat is niet omdat je vroeg om een kat te lenen met absoluut geen context. Maar omdat ik, voordat ik zelfs maar kan denken aan reageren, met een duidelijke deadline terug moet naar iedereen die in mijn inbox is gestopt. Dus deze blijft op mijn lijst staan totdat ik vergeet wat "Dave-kattengegevens verzenden" zelfs betekent.
Doe jezelf een plezier en geef de tijd of datum aan waarop je een reactie nodig hebt. Het is zo eenvoudig als Kun je me donderdagmiddag laten weten of je een kat hebt die ik kan lenen voor mijn presentatie op vrijdag?
5. Je hebt niet genoeg woorden gebruikt die ik ken
Ik zal hier niet op reageren omdat ik hier niet op kan reageren.
Gedeeltelijk omdat ik in mijn reactie niet eens zou weten waar ik moest beginnen, en gedeeltelijk omdat ik niet zeker weet of dat zal resulteren in een virus van welke robot dan ook die je inbox heeft gehackt.
Geef uw e-mail nog een keer snel en zorg ervoor dat elk woord minstens één klinker heeft. OK, goed, je bent bezig - zorg ervoor dat de meeste woorden dat doen.
Met de zeer zeldzame uitzondering zijn uw medewerkers geen gedachtenlezers. Ze zijn ook niet perfect. Het zijn gewoon mensen zoals jij die proberen in de inbox te blijven, terwijl ze hun werk doen, terwijl ze debatteren over wat ze gaan eten omdat de lunch een uur geleden was en ze alweer honger hebben (oh, alleen ik?).
Hoewel ik niet kan garanderen dat het nemen van al mijn aanbevelingen je een 100% respons oplevert, geeft het je een veel betere opname. En als je dat kunt krijgen door een paar extra woorden te typen, waarom zou je het dan niet nemen?
Heb ik iets weggelaten? Vertel het me op Twitter!
