Heb je ooit het gevoel dat je in een zwart gat schreeuwt wanneer je een e-mail stuurt of een voicemail achterlaat voor iemand? U plaatst uw verzoek in het universum - en zit dan met uw vingers gekruist in de hoop op een tijdige reactie.
Dankzij mijn werk in de PR-wereld heb ik het allemaal gezien als het gaat om onbeantwoorde berichten. Ik heb correspondentie beheerd met CEO-klanten (ook bekend als de altijd drukbezette), de leidinggevenden en juridische teams van de klanten van mijn klanten (ook bekend als degenen die denken dat ik niet belangrijk ben), en de media (ook bekend als degenen die willen omgaan met PR-mensen). En onderweg heb ik veel geleerd over hoe je antwoorden kunt krijgen wanneer je ze nodig hebt.
Ongeacht de oorzaak van de vertraging, hier zijn enkele tips om die drukke (en ja, irritante) langzame responders op te letten.
Maak de verbinding
Eerst en vooral, wanneer u contact maakt met een andere persoon, moet u hem of haar een reden geven om u te willen helpen.
Begin met het vermijden van fouten die de ontvanger onmiddellijk ontkoppelen. Zijn of haar naam verkeerd spellen is een goed voorbeeld: ik weet dat het eenvoudig is, maar ik kan je niet vertellen hoeveel e-mails ik krijg voor Ashely of Ashleigh - en als ik dat doe, ben ik meteen geïrriteerd en minder snel geneigd om te reageren. Probeer ook niet te klinken als een verkooppraatje (bijvoorbeeld: "Ik wil graag met u praten over …") - niemand wil daar iets mee doen.
Trek in plaats daarvan de aandacht van je contact door alles relevant voor hem of haar te maken. Ik verwoord graag alles wat mogelijk is met 'jij'. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: 'Ik wil dat je naar deze formulieren kijkt', zeg je: 'Je klant heeft goedkeuring nodig voor deze formulieren.' Het is een eenvoudige maar effectieve truc.
Je kunt mensen ook aanspreken door te spelen op hun persoonlijkheid of op sneltoetsen. Iemand die bijvoorbeeld een beetje een ego heeft, zal waarschijnlijk het beste reageren op een erkenning van hoe belangrijk hij of zij is (bijvoorbeeld: 'Ik besef het belang van uw tijd, dus ik stel voor dat we een gesprek van 10 minuten voeren om te bespreken de case study. ”).
Maak het gemakkelijk om snel te antwoorden
Zelfs als uw contactpersoon geïnteresseerd is om te helpen, heeft iemand die druk is geen tijd om via een ingewikkelde e-mail te wieden of te luisteren naar een lange, kruipende voicemail. Zorg er dus voor dat u uw bericht stroomlijnt en het hem of haar gemakkelijk maakt om snel te reageren met behulp van de volgende tactieken.
Heb een informatieve onderwerpregel
Gebruik uw onderwerpregel om uw behoefte meteen aan te geven en de ontvanger te helpen uw verzoek te prioriteren. Beginnend met zoiets als "Voor beoordeling", "Vereist Feedback" of "Reageer alstublieft op dinsdag", is een snelle manier om uw verwachtingen vanaf het begin glashelder te maken.
Met de deur in huis vallen
Breng niet veel tijd door in uw bericht met niet-relevante informatie of aardigheden. Wees beleefd met een vlug, "Hoop dat deze ochtend je goed behandelt", duik dan in de inleiding en de reden voor tevreden met de ontvanger. Houd dit ook eenvoudig (bijv. "Uw klant X en ik werken samen op Y, en mij werd meegedeeld dat u de beste contactpersoon voor Z bent").
Geef deadlines voor opdrachten
Om te voorkomen dat uw e-mail of voicemail in de stapel wordt geplaatst met 'telkens als ik er ben', stelt u specifieke vragen of geeft u actie-items en geeft u een tijdlijn op voor wanneer u een reactie verkiest. Bij bepaalde projecten en klanten heb ik succes geboekt met de vermelding: 'Geef alstublieft feedback voor vrijdag. Op dat moment zal ik dit document bijwerken en ter beoordeling naar de rest van het team sturen. ”Het is een leuke manier om te impliceren:“ Als je er niet op tijd bij bent, ben je je zegje in de zaak kwijt .”
Geef een aanbeveling
Als u op zoek bent naar een antwoord op een vraag of een oplossing voor een probleem, geef dan altijd een paar verschillende opties en uw aanbeveling. Door dit te doen, moet de persoon met wie u contact opneemt, er minder over nadenken en snel kunnen antwoorden "Ja, uw aanbeveling is prima" of "Laten we gaan met optie # 1".
Slim opvolgen
Dus u hebt het uw ontvanger gemakkelijk gemaakt om te reageren en u krijgt nog steeds geen antwoord. Wat nu? Het is tijd voor de follow-up. Het kan lastig zijn om een balans te vinden tussen behulpzaam en vervelend in dit stadium, maar het is mogelijk door de juiste communicatielijn te volgen.
Na uw eerste e-mail, tijd voor een snelle follow-up die zinvol is volgens uw deadline. Deze e-mail moet uw originele e-mailadres bevatten met een korte zin bovenaan om uw contactpersoon te herinneren aan het oorspronkelijke verzoek en de deadline. Zorg er ook voor dat u alle benodigde materialen opnieuw bevestigt.
Een tweede e-mail en je krijgt nog steeds geen antwoord? Tijd voor een telefoontje. (Wacht minimaal 24 uur na het verzenden van de follow-up-e-mail, tenzij u absoluut iets eerder nodig hebt.) Of u de persoon aan de telefoon krijgt of een voicemail achterlaat, wees kort. Herinner hem of haar aan de originele e-mail, aan wie u bent en wat u nodig hebt.
Ongeacht hoe je opvolgt, vertrek altijd met de volgende stap in jouw handen - "Ik zal morgen weer volgen" of "Als ik aan het einde van de dag niets van je hoor, het opnemen van de rest van de feedback van het team en verzenden naar de klant. "
En zorg ervoor dat u alle pogingen om contact met de persoon op te nemen bijhoudt. Door ernaar te verwijzen, kunt u uw urgentie aangeven en kan het nuttig zijn als u gedwongen wordt om een back-up te maken om u te helpen.
Trek de grote kanonnen eruit
Als je hebt geprobeerd om meerdere keren contact op te nemen met iemand die nutteloos is, probeer dan andere partijen op je verzoek te kopiëren. Antwoord (nogmaals) op uw oorspronkelijke e-mail, voeg een "Ik wilde alleen maar inchecken op de onderstaande e-mail. Heb je de kans gehad om …? 'En kopieer je baas, de klant of wie je ook denkt dat hem of haar zal aansporen. Het is niet mijn favoriete ding om te doen, en je kunt de ontvanger een beetje irriteren, maar het zal je zeker een reactie geven in een snuifje.
Uw laatste optie is om een ander contact te vinden dat uw vraag kan beantwoorden of de oorspronkelijke ontvanger te duwen om te reageren. Dit kan een intern contact zijn met wie je een goede relatie hebt of iemand met meer macht. Voorbehoud: wanneer u in deze situatie contact opneemt, wilt u nooit het oorspronkelijke contact de schuld geven. In plaats daarvan, frame het gewoon als: "Ik moet dit zo snel mogelijk in beweging krijgen - kun je me helpen?"
Wie wist dat een e-mail of voicemail zo ingewikkeld kon zijn? Het maakt niet uit in welke branche je zit, correspondentie met anderen is bijna altijd een noodzaak en helaas zullen trage porren altijd bestaan. Maar met deze tips zou u in staat moeten zijn om de antwoorden die u nodig heeft tijdig te krijgen (of tenminste op een bepaald moment). Ga nu naar buiten en krijg wat antwoorden!
