Het is mogelijk om een takenlijst te hebben die je energie geeft, je helpt je dag prioriteit te geven en je motiveert om vooruit te blijven gaan, zelfs na die onvermijdelijke afleidingen of tegenslagen. Toch merken zoveel mensen die lijsten opschrijven dat ze niet in staat zijn om alles om 18:00 uur af te vinken.
En dat komt vooral omdat ze hun lijsten niet correct maken. In feite doden veel mensen gewoonlijk hun eigen productiviteit.
Als je je schuldig maakt aan een van de volgende dingen, praat ik misschien met je.
1. Je zet tijd opzij voor energievampiers
Zelfs als je deze zin nog nooit eerder hebt gehoord, weet je wie deze mensen zijn: ze verzuren je energie door zich exclusief op zichzelf te concentreren en niet op het goede van het team. Je tijd en prioriteiten worden niet eens op hun radar geregistreerd. En om de een of andere reden stuurt deze persoon je constant een e-mail om te helpen met iets, vaker wel dan niet, een tijdrovend iets dat op je takenlijst terechtkomt (ondanks dat het geen voordeel voor je is).
De oplossing
Gemakkelijk. Als het geen dringende, bedrijfsveranderende kwestie is, kun je beleefd losmaken met een eenvoudige "Ik heb nu een korte deadline en kan deze week helaas niet helpen." Als de persoon aanhoudt, volg dan een vraag die wijst waarom dit niet op je bord thuishoort: “Ik werk momenteel aan. Als dit dringend is, kan ik mijn manager doorverbinden en hem vragen hoe hij wil dat ik prioriteit geef. "
2. U geeft items op die onduidelijk zijn
Simpel gezegd, elk item op uw lijst dat niet als een actie kan worden vermeld, zou daar niet moeten zijn. Dit omvat zowel taken die vaag zijn (reageren op een project) of uit meerdere stappen bestaan (nieuwe lijn lanceren). Je zit vast in een poging om je te herinneren op welk project je wilde reageren of je werd overweldigd door het vooruitzicht om in de middag een lijn te lanceren.
De oplossing
Gebruik in plaats daarvan duidelijke zinnen voor de items op uw lijst, gebruik altijd meer details dan u denkt nodig te hebben. Omdat om 16.00 uur je gedachten om 09.00 uur een verre herinnering kunnen zijn. En als het gaat om die grotere items, splitst u ze op in kleinere stappen. Een item op uw lijst kan in feite zijn: 'Tijdlijn opstellen voor de lancering van een nieuwe productlijn'. Die tijdlijn worden dan die kleinere actie-items die u elke week op uw lijst kunt zetten.
3. Je laadt je lijst met te veel items
Als uw lijst idealistischer is dan wat u realistisch kunt bereiken, stelt u zich op voor mislukking en voorkomt u dat u dat gevoel van voldoening aan het einde van de dag krijgt. Bovendien, als je te veel dingen opschrijft, heb je meer kans om het te ontmoedigend te vinden. Je weet niet waar je moet beginnen en je verhoogt de kans op uitstellen.
De oplossing
Belle Beth Cooper, content crafter bij Buffer, deelde de volgende tips met Jeff Haden van Inc. over hoe je je to-do-lijst moet herwerken:
Hoe bepaal je wat het belangrijkst is? Het zijn meestal die activiteiten die meetbaar zijn, maar ook die generatief zijn, wat betekent dat wanneer deze zijn voltooid, ze het hele project, team of bedrijf naar doelen leiden.
4. U vergeet pauzes in te plannen
Natuurlijk, in een ideale wereld zou je om 09.00 uur op kantoor kunnen komen en tot 18.00 uur non-stop kunnen werken. Maar dit is geen ideale wereld en je zult gestoord worden, honger krijgen en urenlang achter elkaar zitten.
De oplossing
Dit kan een wandeling zijn (mijn persoonlijke favoriet), iets eten of drinken pakken, of een nuttige of inspirerende website bezoeken. Ideeën nodig? Deze lijst bevat 55 nuttige en inspirerende websites, perfect voor een korte pauze.
5. Je staat jezelf geen bufferruimte toe voor onderbrekingen
Je hebt veel moeite gedaan om je prioriteiten te begrijpen en op te schrijven. Maar dan raak je afgeleid. Per e-mail, door uw collega, door het laatste nieuws - de lijst gaat maar door. Dus ondanks al je harde werk en kleurgecodeerde referenties, ben je off-track zodra het eerste urgente bericht in je inbox komt.
De oplossing
Laat elke dag een paar gaten in uw planning staan waar u niets plant. Dit geeft je marges om op deze onverwachte momenten te werken. In het slechtste geval? Er komt niets dringends op en je eindigt je dag vroeg.
Daarnaast kun je ook veel onderbrekingen voorkomen door proactief te zijn: maak je status 'bezet' bij interne chats, stel je telefoon in op voicemail en pas je e-mailinstellingen aan zodat je alleen wordt gewaarschuwd wanneer specifieke mensen je een bericht sturen . (Zo doe je dat in Gmail en Outlook.)
Er is geen goede manier om een takenlijst te maken, maar de manier waarop je de jouwe benadert, kan je dag maken of breken. Dus ongeacht wat u gebruikt - een app, uw computer, ouderwetse pen en papier - vermijd deze vijf productiviteitsdoders en u krijgt de juiste dingen op tijd gedaan.
