Er zijn maar weinig dingen frustrerender dan uren besteden aan het schrijven (en verwijderen en herschrijven) van de perfecte e-mail van vijf zinnen - en dan niet het antwoord krijgen dat u verwachtte. Je dacht dat je manager blij zou zijn, maar in plaats daarvan klinkt ze, wel, geïrriteerd.
Wat is er gebeurd? Heb je je bericht op het verkeerde moment verzonden? Heb je je verzoek niet duidelijk genoeg gemaakt? Was je groet te vriendelijk? Heb je de verkeerde sfeer afgegeven?
Verrassend genoeg kan het probleem veel eenvoudiger zijn: een paar woorden. Woorden die zeer waarschijnlijk voorkomen in een e-mail die u vandaag al hebt verzonden.
Onlangs schreef ik een artikel over woorden die de verkeerde indruk wekken in e-mails, en ik was geschokt hoeveel professionals (vooral werkgevers en aanwervende managers) me tweeten met meer suggesties om aan die lijst toe te voegen.
Wat waren enkele van de meest voorkomende woorden die ze ter sprake brachten? Lees ze en huil.
1. Ook
Ik geef het toe: ik ben verslaafd aan het woord 'ook'. Het is zover dat ik een speciale proeflezing van mijn e-mails moet doen om te controleren of ik het niet meer dan één keer heb opgenomen in een bepaald bericht. Het gebruik van 'ook' kan te vaak lijken alsof je te veel vraagt, en als je aan de ontvangende kant bent van al die actie-items, kan het overweldigend zijn om te beslissen wat je eerst moet aanpakken.
Overgangswoorden zijn echter nodig voor e-mails, dus wat moet een e-mailafzender doen? Een paar van mijn favoriete alternatieven zijn 'bovendien', 'verder', 'daarop voortbouwend' en 'op een andere noot'.
2. waarschijnlijk
Net als "hopelijk" (waar ik in het andere artikel over heb gesproken), voegt dit woord een zekere mate van onzekerheid toe aan wat je zegt wanneer dat niet hoeft te zijn.
Bijvoorbeeld, in plaats van een e-mail te sturen met: "Ik zou dit vandaag waarschijnlijk vóór 17.00 uur kunnen doen", moet u concreter zijn met uw deadline. Verwijder "waarschijnlijk" helemaal. Of, als je echt niet zeker weet of je klaar bent met je deadline, geef jezelf dan een nieuwe deadline, of op zijn minst een beetje meer flexibiliteit. Zelfs zeggen dat je klaar bent tegen "het einde van vandaag" of "tegen morgen wanneer je op kantoor aankomt" klinkt veel eenvoudiger dan een "waarschijnlijk". In het ergste geval: je overschat de benodigde tijd en levert de goederen vroegtijdig af. In de geschiedenis van het werk heeft niemand daar ooit over geklaagd.
3. Probeer het of probeer het
Yoda zei ooit: "Doe of niet, er is geen poging", en hij had een goed punt.
'Proberen' of 'proberen' valt onder hetzelfde territorium als 'waarschijnlijk' omdat het geen enkele indicatie geeft dat u zich zeker voelt in wat u doet. Verschillende werkgevers die naar mij tweetten, wezen er zelfs op dat wanneer een werknemer een zin gebruikt, ze er gewoon van uitgaan dat hij of zij niet kan doen wat gevraagd werd, punt uit.
Wil je echt dat je baas aan je twijfelt vanwege een enkel woord? Laat me dat voor u beantwoorden: Nee. De volgende keer dat u 'probeer' gebruikt in een e-mail, haalt u het eruit. Als je echt niet zeker weet of je het wel of niet kunt doen, vraag jezelf dan af waarom - als het komt omdat je essentiële informatie of specifieke vaardigheden mist, neem dan contact op met de relevante partijen en zoek uit wat je moet doen of bereiken om je "Probeer" in een "doe". Als dat niet mogelijk is, zal uw manager dit meteen willen weten. Zolang u uitlegt waarom (bijvoorbeeld: "Ik heb geen toestemming voor toegang tot die gedeelde schijf"), zal hij of zij het begrijpen en u helpen het obstakel te verwijderen of de taak gewoon opnieuw toewijzen.
4. Eerlijk gezegd
Als er een woord was dat concurreerde met 'letterlijk' voor de meest misbruikte term, zou 'eerlijk' daar zijn. Mensen sprenkelen het altijd in e-mails als vuller, en na een tijdje begint de zoektocht naar eerlijkheid niet authentiek te voelen - alsof je iemand een groot geheim binnenlaat, dat is helemaal geen geheim.
Eerlijk gezegd, knip het uit.
5. Denk na
Mensen praten de hele tijd over kwalificerende zinnen ("Ik weet niet zeker of dit een goed idee is, maar …"), maar een die vaak opduikt, is "Ik denk …" Ik had hier niet echt aan gedacht totdat een personeelsmanager het naar mij tweette, dus ik ging door e-mails van mijn werknemers om te zien of het waar was.
En ja hoor, daar was het. "Ik denk dat we vooruit moeten gaan." "Ik denk dat we moeten gaan zitten en hierover praten." "Ik denk dat we dichterbij komen." Er waren verschillende e-mails waarin mensen deze zin driemaal in één alinea naar boven gebruikten. En hoewel ik merkte dat beide geslachten het gebruikten, schreven vrouwen veel vaker 'ik denk'.
De volgende keer dat je een bericht verzendt, laat je gewoon "Ik denk …" vallen en deel je je mening. Immers, als de e-mail van u afkomstig is, zal degene naar wie u deze verzendt, onmiddellijk uw gedachten eraan toeschrijven!
Ze zeggen dat minder meer is, en ik denk echt dat het waarschijnlijk ook de beste manier is om je e-mails korter te maken. Zie wat ik daar heb gedaan?
