Als manager is uw dagelijkse leven gevuld met communicatie: vergaderingen leiden, e-mails verzenden, presentaties maken en langs de bureaus van uw medewerkers komen om te chatten.
Maar zo druk als je kunt voelen met die interactie, communiceer je misschien niet echt effectief. Ondanks alle gesprekken die je de hele dag door voert, kan je team in de war raken over je - en hun - prioriteiten, doelen en opdrachten. En dat kan snel leiden tot onvervulde verwachtingen en waargenomen prestatieproblemen.
Dus om ervoor te zorgen dat je team gesynchroniseerd is, moet je uitkijken voor deze vijf tekenen dat de communicatie van je team is uitgeschakeld, zodat je het gesprek opnieuw kunt instellen en weer op het juiste spoor kunt komen.
1. Werk wordt gedupliceerd
Wanneer werk niet goed wordt gecommuniceerd, ontstaat meestal verwarring. Perfect voorbeeld: toen mijn bedrijf een recente fusie doormaakte, moesten er twee communicatieteams samenkomen - compleet met twee directeuren, managementniveaus en teams van medewerkers. Ineens zouden we er één zijn.
Maar bij gebrek aan effectieve communicatie was het precies het tegenovergestelde. Niemand wist waar iedereen verantwoordelijk voor was, dus bleef elk teamlid doen wat hij of zij altijd deed. Ik zou een stuk inhoud voor mijn baas bewerken, terwijl mijn collega hetzelfde stuk voor haar baas bewerkte. Uiteindelijk hadden we twee verschillend bewerkte stukken en ook geen idee wat we ermee moesten doen. We hebben onze inspanningen gedupliceerd, wat resulteerde in veel hard werk dat eigenlijk niet kon worden gebruikt - omdat het al was gedaan.
2. … Of helemaal niet gedaan
Heldere communicatie is de sleutel wanneer u projecten toewijst aan een teamlid. Ik had onlangs een baas die een zeer wishy-wasy manier had om over projecten te praten. Hij zou me een lange, bochtige e-mail schrijven, die over een potentieel project zou herkauwen. "Ik vraag me af of we hier een persbericht over moeten schrijven?" Zou hij schrijven. "Ik weet niet zeker of we een klantofferte kunnen krijgen die werkt."
Voor mij betekende dit dat hij er nog steeds over nadacht, dus ik kon doorgaan met mijn andere projecten. Voor hem betekende dat dat ja, ik zou moeten beginnen met het opstellen van het persbericht en zelf de citaatsituatie uitzoeken. Toen hij mijn voortgang controleerde, had ik niets te melden - omdat hij in mijn gedachten nooit echt het groene licht had gegeven.
Uiteindelijk werd het werk niet gedaan, werden de deadlines niet gehaald en kwam de vooruitgang tot stilstand.
3. Het eindproduct is niet wat u had verwacht
Een van mijn collega's heeft onlangs stage gelopen. Het was haar nog nooit eerder gelukt, dus dit was haar eerste kennismaking met de uitdaging om verwachtingen met een medewerker te communiceren. Ze begon met wat zij dacht dat vrij eenvoudige opdrachten waren - maar toen ze het werk van hem terugkreeg, kwam het niet eens in de buurt van wat ze dacht dat ze had gevraagd. Elke keer keerde ze zich naar me toe en vroeg: "Ben ik gek?"
De harde realiteit was dat er iets in de communicatie was uitgeschakeld. Of zij, als manager, legde niet in duidelijke bewoordingen uit wat ze wilde, of de werknemer deed niet zijn deel door verduidelijkende vragen te stellen om te bepalen wat hij moest leveren - of een combinatie van beide.
Hoe dan ook, het was haar verantwoordelijkheid om een verandering te initiëren, zodat hun communicatie - en werk - kon verbeteren.
4. Er is stilte aan het ene uiteinde
Een van de meest veelzeggende - en meest voorkomende - fouten is als een partij het gesprek domineert.
Zoals in het bovenstaande verhaal met mijn collega, ging ze bijvoorbeeld haar weg als nieuwe manager, projecten toewijzen, haar medewerker coachen en doelen communiceren. En aan de kant van de werknemer? Radiostilte.
Andersom is het ook gebruikelijk. Ik had ooit een baas die in een andere staat was gevestigd, en ik zou weken (letterlijk weken!) Gaan zonder van hem te horen. Ik zou doorgaan met mijn normale werk, wat e-mails naar hem afvuren, af en toe proberen te bellen en - niets. Naast een zeldzaam eenmalig gesprek werd ik aan mijn lot overgelaten.
5. Je hebt niet dezelfde prioriteiten
Wanneer uw werknemers tegelijkertijd aan meerdere opdrachten werken (wat waarschijnlijk altijd is), zullen ze sommige prioriteit moeten geven boven andere. Maar als u niet duidelijk bent over uw doelen en prioriteiten, is de afstemming van uw doelen en hun takenlijst de eerste die moet gaan.
Plots heb je het eindproduct van je topprioriteitstoewijzing nodig. U wendt zich tot de aangewezen medewerker, maar zij kijkt u vragend aan. “Ik heb de hele week aan de andere client gewerkt. Ik dacht dat je dat nodig had. '
Goede communicatie betekent dat iedereen in uw team - inclusief u - op dezelfde pagina staat als het gaat om welke projecten bovenaan de prioriteitenlijst staan en welke tot later kunnen wachten.
Als manager kan het gemakkelijk zijn om deze problemen de schuld te geven aan andere factoren: uw werknemers presteren onderpresteren, ze luisteren niet of ze zijn gewoon niet weggelegd voor de rollen waarin ze zich bevinden.
Maar eerlijk gezegd kun je pas de schuld krijgen van prestatieproblemen als je het grotere probleem hebt overwonnen. De kern van het probleem - en de plaats waar u het moet aanpakken - ligt in de communicatie van uw team. En als manager begint dat bij u. Probeer de manier waarop u met uw team communiceert te repareren en u zult merken dat veel van de andere problemen die u onderweg tegenkomt ook worden opgelost.
