Waar je ook werkt of wat je ook doet, je zult je uiteindelijk je ergens voor moeten verontschuldigen. Dat is een feit van het leven. Op een werkplek vol mensen kom je steevast verschillende situaties tegen waarin gevoelens worden gekwetst. Omdat het niet echt haalbaar - of volwassen - is om een eend in de doofpot te nemen wanneer het op kantoor heet wordt, moet je uitgerust zijn met de juiste woorden om tactisch minder comfortabele situaties aan te pakken.
Om een verontschuldiging effectief te laten zijn, moet deze goed worden gedaan. Experts zijn het erover eens dat de beste onder meer erkenning en begrip zijn van wat er is gebeurd en de schade die is aangericht. Je moet ook je rol herkennen, er verantwoordelijkheid voor nemen en spijt communiceren. Wat u moet weglaten, zijn eventuele rechtvaardigingen en de woorden 'als' of 'maar'. Dus, 'het spijt me als ik uw gevoelens tijdens de vergadering heb gekwetst' of 'het spijt me dat we een fout hebben gemaakt, maar u wist dat we tekort aan personeel 'maakt geen grond.
Nu je de basis kent, zijn hier scripts voor de meest voorkomende excuses voor de werkplek:
1. Je hebt een fout gemaakt die je niet zelf kunt maken
Je bent een mens, dus heb je iets complexs verpest (denk aan: groen licht geven waar je eigenlijk geen toestemming voor hebt). Je realiseert je dat je niet de vaardigheden hebt om het zelf te repareren, en de enige optie die je hebt is om dit aan je supervisor toe te geven en haar te vragen een paar touwtjes te trekken en je te helpen. Deze verontschuldiging zou tijdig moeten zijn (omdat u hulp nodig hebt om de fout snel op te lossen) en open moeten staan voor het aanvaarden van verantwoordelijkheid. Bovendien moet het een verzekering bevatten dat het niet meer zal gebeuren.
Proberen
2. U beloofde iets onmogelijk aan een klant
U streeft er altijd naar om de verwachtingen van uw klanten te overtreffen. Je gaat boven en buiten en belooft hen alles te geven wat hun hart begeert. Dit werkt goed - totdat je je realiseert dat iets dat je gegarandeerd hebt gewoon niet kan.
Als u deel uitmaakt van een team - zelfs als u de leiding heeft - deel uw fout dan met uw collega's of uw baas. Ze kunnen je misschien niet helpen, maar ze moeten op zijn minst weten wat er aan de hand is. Kom dan voorbereid met een oplossing voor wanneer u het nieuws breekt. Als je een klant gaat vertellen dat je iets niet kunt doen, wil je bereid zijn om te delen wat je in plaats daarvan kunt doen.
Ga mee
3. Je hebt iemand beledigd
Jij en je collega hadden een gesprek over iets, het werd heet en je zei iets dat haar aanstoot gaf. Je meende het waarschijnlijk niet - of misschien wel - maar nu besef je dat je de zaken op orde moet houden om de vrede op kantoor te bewaren. Concentreer u niet op wat u heeft laten uitspreken (zie motivering, hierboven), maar concentreer u alleen op het feit dat u er echt spijt van hebt het te zeggen.
Begin hier
Opmerking: de bovenstaande verontschuldiging werkt als je iemand vertelt dat je denkt dat zijn slogan net zo populair zal zijn als New Coke. Het is niet van toepassing als je iets racistisch, seksistisch, onverdraagzaam zegt - de lijst gaat maar door, maar ik weet dat je weet dat dit soort gedrag niet kan worden opgelost met een verontschuldigingssjabloon.
4. Jij bent de drager van slecht nieuws
Niemand wil slecht nieuws brengen. Het kan vooral frustrerend zijn als het iets is waar je geen controle over hebt, of het resultaat is van een moeilijk telefoontje. Maar als je een leidende positie hebt, zal dit gebeuren - veel.
Ik vind dit soort verontschuldigingen een beetje lastiger dan de andere omdat het niet iets is waarvoor je 100% verantwoordelijk bent. Maar het beste wat je kunt doen, is snel ter zake komen, om de pijn te verminderen die wordt veroorzaakt door degenen die de (minder dan gewenste) update ontvangen.
Check dit
5. U bent een taak vergeten
Om welke reden dan ook, u bent volledig gewist over het voltooien van een project voor de deadline. Tot overmaat van ramp kwam je baas erachter voordat je de kans kreeg om te klauteren en het voor elkaar te krijgen. Hij is niet blij! Het is dus belangrijk dat je verontschuldiging laat zien dat je geen excuses maakt en dat je een concrete tijd biedt voor wanneer je klaar bent.
Zie de muziek onder ogen
Excuses aanbieden is nooit leuk, maar het is vaak nodig om relaties op de werkplek te smeden, te herstellen en te versterken. Dus wees authentiek, oprecht en bespreek wat je de volgende keer anders zou kunnen doen, want een goede verontschuldiging kan een lange weg gaan.
