Als je in non-profitorganisaties werkt, heb je waarschijnlijk deelgenomen aan een fondsenwervingsevenement, of het nu een extravagant gala was of een eenvoudig happy hour aan de bar om de hoek. Veel organisaties, met name kleine organisaties, vertrouwen op deze evenementen om in korte tijd veel geld op te halen.
Maar wanneer je wordt aangetrokken door de planningcommissie (of zelfs het evenement helemaal zelf moet ontwerpen), is het niet langer alleen een leuk avondje uit dat je mag bijwonen. Nu moet je alle details uitwerken om een onvergetelijke avond te creëren - een die je bezoekers zal verleiden om een beetje geld in je hoed te laten vallen.
Natuurlijk is de grootte van uw organisatie en uw donorniveau bepalend voor het beste soort evenement om te organiseren, en dat zal zeker van invloed zijn op uw planning. Maar ongeacht de grootte of schaal van uw fondsenwerving, in mijn ervaring, heb ik ontdekt dat er een paar belangrijke elementen zijn die deze evenementen laten werken. Als je aan je eerste fondsenwervende evenement begint, zorg er dan voor dat je deze vijf benodigdheden hebt.
1. Een budget
Je hebt het gezegde gehoord "er is geld nodig om geld te verdienen" - en dat is 100% waar voor evenementen. Natuurlijk, als je overtuigend genoeg bent, kun je waarschijnlijk een aantal essentiële dingen aan je evenement laten schenken, zoals een evenementruimte, drank, eten en zelfs entertainment. Maar ondanks die vrijgevigheid, heb je toch nog steeds wat contant geld nodig voor een flink aantal andere uitgaven, zoals vervoer, maaltijden voor personeel en vrijwilligers en tips.
Maak een budget voordat u de details plant om er zeker van te zijn dat u het kunt slingeren. Met een goed inzicht in uw financiële situatie, kunt u er gemakkelijk achter komen of u het geld hebt om een sit-down diner te plannen - of dat u genoegen moet nemen met een informele receptie die alleen voor drankjes is. Houd vervolgens uw budget nauwlettend in de gaten wanneer u donaties begint te ontvangen en goede plannen maakt. U moet eventuele onverwachte kosten in evenwicht brengen met nieuwe donaties of uw plannen zo nodig aanpassen.
2. kampioenen
Om een succesvol evenement te hebben, moeten mensen doneren en opdagen. Maar om genoeg donoren te krijgen, kun je niet de enige persoon zijn die het evenement promoot. Je hebt een groep andere mensen nodig die bereid zijn om de fondsenwerver te pitchen voor hun vrienden, collega's en netwerken - en natuurlijk om hen te inspireren om te geven.
Dit is wat je 'gastheercomité' wordt genoemd, dat meestal bestaat uit mensen die de organisatie al met hun geld of tijd ondersteunen. Naast het goed kennen van uw organisatie, moet iedereen in de commissie een brede cirkel van contacten hebben die zij zullen aanmoedigen om aanwezig te zijn.
Hoewel elke organisatie hostcommissies op een iets andere manier gebruikt, ben ik het meest succesvol geweest wanneer ik de groep rechtstreeks bij het planningsproces heb betrokken. Natuurlijk hangt de mate van hun betrokkenheid af van de individuen, dus gebruik je oordeel: sommige mensen zijn meer dan blij om bekers op te halen bij Costco of om grote bedrijfssponsors te vragen, terwijl anderen liever gewoon hun namen op de uitnodiging hebben staan en een paar telefoontjes naar hun vrienden.
3. Meerdere mogelijkheden om te geven
De eerste regel van fondsenwerving is om te vragen. En zeker, wanneer je een evenement organiseert, weet iedereen dat van hen wordt verwacht dat ze de prijs van een ticket ophoesten. Maar u kunt ook andere mogelijkheden voor aanwezigen opnemen om te geven.
De meest voorkomende vorm van vragen komt in de vorm van een loterij of stille veiling (en ja, u kunt beide doen). Het is opvallend eenvoudig om prijzen voor dit soort activiteiten te krijgen door lokale bedrijven te vragen een bijdrage te leveren; u moet er alleen voor zorgen dat de prijzen overeenkomen met uw doelgroep. Met andere woorden, een spa-dagpakket zal het heel goed doen tijdens een lunch met moederdagthema - niet zozeer tijdens het golftoernooi. Soms kan dit betekenen dat alle prijzen worden geschrapt en dat donoren in plaats daarvan bieden op programma-elementen: bijvoorbeeld $ 100 voor een steen in uw nieuwe buurthuis of $ 1.000 voor een studiebeurs.
Als u weet dat uw gasten niet het type zijn om meer geld te laten vallen, vraag hen dan om zich aan te melden als vrijwilliger voor uw komende programma's en initiatieven. Dit zal hen betrekken bij je missie en maakt ze meer kans om in de toekomst opnieuw te geven - en hun vrienden over je te vertellen.
4. Een hele ervaring
Doneren aan een evenement wordt door veel mensen als een gelijkwaardige ruil gezien - ze geven je wat geld en je geeft ze een ervaring. Jouw taak is dan ook om van het evenement zo'n geweldige ervaring te maken dat ze, om eerlijk te zijn, nog meer moeten doneren.
Sommige organisaties doen dit met spraakmakende gasten en entertainment. Maar als u geen Beyonce of Bill Clinton op uw snelkeuzetoets hebt, wilt u misschien een exclusieve locatie, een ongewone activiteit (dansmarathon, iemand?) Of een eersteklas diner overwegen. Wat nog belangrijker is, bedenk manieren om uw missie in het evenement weer te geven. Als u een serviceorganisatie bent, kunt u klanten uitnodigen om te spreken. Scholen of kunstprogramma's kunnen het werk van hun studenten tonen. Door uw gasten een ervaring te bieden die het unieke van uw organisatie weerspiegelt, biedt u een ervaring die niet kan worden gerepliceerd. En dat is echt onbetaalbaar.
5. Follow-up
Verrassend genoeg is het belangrijkste element van een fondsenwerving de follow-up die na het evenement plaatsvindt. Laat je niet verleiden om op je lauweren te rusten (of je kater te verzorgen); neem telefonisch contact op, verstuur e-mails en update uw website. U wilt persoonlijk contact opnemen met elke donor (of potentiële donor) die u de avond ervoor hebt ontmoet en hen bedanken voor hun steun. Dit kan de perfecte gelegenheid zijn om zoveel mogelijk vervolgbijeenkomsten te organiseren - stap één om ze te cultiveren voor hun volgende donatie.
En vergeet uw leveranciers en vrijwilligers niet! Bedankt dat ze je hebben geholpen de nacht tot een succes te maken. Ze begrijpen dat je uitgeput bent, dus een snelle e-mail is prima, maar voor iedereen die echt boven en buiten gaf, is een handgeschreven notitie bijzonder stijlvol. (Geloof me, ze zullen je dankbaarheid onthouden wanneer je volgende evenement rondrolt.)
Elk evenement kost veel tijd en moeite om succesvol te zijn. Maar door de bovenstaande tips te volgen, kun je evenementen hosten die een aanhang creëren en laten groeien die meer mensen - en geld - naar je organisatie zullen brengen. En wie weet? Je hebt misschien ook een goede tijd!
