Heb je ooit een lange vergadering in je agenda gezien en meteen beginnen nadenken over manieren om deze te vermijden? Is het te laat om ziek naar huis te gaan? Misschien kan ik een familie-noodgeval doen nep of een last-minute project bedenken dat gewoon niet kan wachten.
Als dit bekend klinkt, ben je niet alleen. Vergaderingen kunnen pijnlijk saai zijn - en erger nog, een enorme tijd zuigen die u van het werk houdt dat u echt moet doen.
Maar hoewel die uren in de vergaderruimte onvermijdelijk zijn, hoeven ze geen tijdverspilling te zijn. Door een paar eenvoudige strategieën te gebruiken, kunt u zelfs vergaderingen in uw voordeel laten werken, indruk maken op uw baas en collega's en relaties opbouwen met allerlei mensen in uw kantoor terwijl u bezig bent.
1. Wees voorbereid
Een baas vertelde me ooit dat je naar elke vergadering moest komen die bereid was iets bij te dragen - je bent tenslotte om een reden uitgenodigd. Zorg er dus voor dat je klaar bent om een actieve deelnemer te zijn. Zoek uit wat u al weet over het onderwerp van de vergadering en bepaal vooraf of u iets moet onderzoeken en leren. Noteer enkele vragen die u tijdens de vergadering wilt stellen. Zelfs als u haast heeft, moet u weten wat er wordt besproken en wat u met de informatie moet doen. Er is niets erger dan een lange vergadering doornemen, om later te beseffen dat u gedetailleerde aantekeningen had moeten maken of informatie voor een project moest verzamelen.
2. Doe een poging om te netwerken
Een groot voordeel van vergaderingen is dat ze u de kans geven om nieuwe mensen binnen uw bedrijf te ontmoeten. Ik heb banen gehad waar ik de enige keer dat ik iemand buiten mijn kleine afdeling ontmoette, in een vergadering was. Maak gebruik van deze mogelijkheid door een paar minuten te vroeg aan te komen, zodat u een praatje kunt maken met mensen wanneer ze aankomen. Vraag hen naar hun weekend of praat gewoon over het weer. Beginnen met een beetje gezelligheid zal een positievere toon zetten en hopelijk iedereen een beetje gelukkiger maken om daar te zijn. Bovendien kun je een nieuwe vriend maken of iemand ontmoeten die je carrière kan helpen bevorderen.
3. Maak er uw tijd van om te schitteren
Wees niet bang om deel te nemen aan vergaderingen en vragen te stellen. Iemand vragen om een punt op te helderen of iets uit te werken waar je niet bekend mee bent, kan een beetje zenuwslopend zijn (vooral als je een van de jongste of minst ervaren mensen in de kamer bent), maar het kan ook in je voordeel werken . Uw collega's zullen erkennen dat u oplet en kritisch nadenkt over het onderwerp dat aan de orde is, en dat u het lef hebt om uw mening te geven als u in de war bent of meer informatie nodig hebt. Hé, ze bedanken je waarschijnlijk zelfs stilletjes voor het stellen van de vragen waar ze zich ook afvragen.
4. Maak indruk met uw luistervaardigheden
Ik gaf onlangs een presentatie voor een groep van ongeveer twintig leden van de gemeenschap. (En ja, zoals de meeste mensen, plaats ik daar in het openbaar met wortelkanalen op mijn fun-o-meter.) De meeste mensen speelden met hun telefoons, vermeden oogcontact of fluisterden zelfs onderling. Maar een paar mensen leken daadwerkelijk bezig te zijn met mijn presentatie - ze maakten oogcontact met me, knikten en glimlachten terwijl ik sprak en staken hun handen op toen ik vragen stelde. Kortom, ze werden de nieuwe beste vrienden van deze nerveuze spreker.
Door dit soort 'actieve luistervaardigheden' te oefenen, profiteert u niet alleen van aandacht voor wat er wordt gezegd, maar bouwt u ook een relatie op met de presentator. Ga dus aan de voorkant zitten, vermijd sluipende blikken naar uw telefoon en knik wanneer de spreker een punt maakt waarmee u het eens bent. Uw professionaliteit zal indruk maken op uw collega's en de spreker zal uw steun gegarandeerd opmerken en waarderen.
5. Maak slim gebruik van uw tijd
Het ergste van vergaderingen is dat ze tijdverspilling lijken, vooral als het gesprek een ander onderwerp bevat of items bevat die niet op u van toepassing zijn. Als dit gebeurt, probeer dan te voorkomen dat je uit elkaar valt of wegglijdt in een coma na de lunch. Kijk in plaats daarvan of je manieren kunt vinden om je tijd te maximaliseren. Als u aantekeningen hebt gemaakt, geef dan een samenvatting van wat u hebt geschreven en zoek uit wat u onmiddellijk moet doen wanneer u weer aan uw bureau zit. Of schrijf uw takenlijst op voor na de vergadering, of een lijst met kortetermijndoelen voor de week. Je blijft alert en bent veel meer klaar om terug te springen in de discussie dan wanneer je de dag zou doorbrengen met dromen over je huwelijk met Ryan Gosling.
Ja, in de werkende wereld zijn vergaderingen onvermijdelijk. Maar door voorbereid te zijn, relaties op te bouwen en uw tijd verstandig te gebruiken, kunnen die uren in de directiekamer productief zijn voor uw werk - en uw carrière.
