Audioconferentiegesprekken hebben veel voordelen voor zakelijke en sociale vergaderingen, maar ze hebben hun eigen gemeenschappelijke problemen. Als deze niet worden aangepakt, kan dit het verschil betekenen tussen een professionele, efficiënte, effectieve vergadering en een nauwelijks begrepen gesprek van een arme man die zijn doelen niet bereikt. Hier zijn zeven veelvoorkomende problemen en hoe u ze kunt oplossen.
1. Achtergrondgeluid
Dit is elk geluid dat afkomstig is van een deelnemer, afgezien van hun stem, zoals rammelende stoelen, achtergrondgerinkel, machinegeluiden, ruisen van papier, enz. Deze geluiden komen vooral voor bij deelnemers die VoIP gebruiken (Voice over Internet Protocol) omdat de traditionele telefoon handset heeft speciale microfoons en kortbereikmicrofoons, terwijl VoIP werkt met een microfoon die door een apparaat wordt gedragen en die zinniger is. Een voorbeeld is het microfoonarraysysteem op laptopcomputers. Sommige mensen nemen handsfree deel aan conferenties met hun apparaten.
De enige manier om deze situatie te verhelpen is om de deelnemers bewust te maken van de verstoringen die ze veroorzaken, wat het best gedaan kan worden door middel van communicatie vóór de telefonische vergadering. Als organisator wilt u bijvoorbeeld voorafgaand aan de sessie een e-mail verzenden naar de telefonische vergaderingsetiquette.
2. Echo
Echo kan onderdeel zijn van achtergrondruis, maar het is technischer dan dat. Iemand die deelneemt aan de telefonische vergadering heeft mogelijk problemen met de telefoon, misschien ontbreekt bijvoorbeeld echo-onderdrukking. (Lees meer over hoe u kunt stoppen met het produceren van echo.)
Iemand met echo wordt normaal gevraagd om op te hangen. Dus nogmaals, proactief bewustzijn van technische problemen met de telefoons en andere apparatuur die wordt gebruikt in een telefonische vergadering is belangrijk.
3. Gebrek aan aanwezigheidsbeheer
In een audioconferentiegesprek gebruikt u slechts één van uw zintuigen: uw gehoor. Je zult geen mensen tegenkomen waar je mee praat of naar luistert. Tenzij u elke invoer en elk vertrek in uw telefonische vergadering bijhoudt, is het mogelijk dat u zich eens diep in de conferentie bevindt.
Dit probleem blijft tot nu toe zonder een definitieve oplossing. Het eerste hulpmiddel dat elke vorm van aanwezigheidsbeheer biedt, is UberConference, waarmee u kunt zien wie er spreekt, wie hier is, wie niet, enzovoort. Een aantal van dergelijke hulpmiddelen is de laatste tijd opgedoken, sommige met interessante visuele interfaces die deelnemers met pictogrammen vertegenwoordigen. De beste manier om de aanwezigheid van de deelnemers te beheren, kan nog steeds een eenvoudige etiquette zijn: vraag elke persoon om hun doen en laten bekend te maken uit beleefdheid.
4. Muziek in de wacht
Mensen verzorgen normaal de interface van hun telefoon voor individueel gebruik, maar nooit voor telefonische vergaderingen. Hoewel het misschien leuk is voor iemand die in de wacht is gezet om muziek te horen, zal het tijdens een telefonische vergadering hinderlijk zijn. Sommige deelnemers kunnen de conferentie bijvoorbeeld in de wachtstand zetten terwijl ze bijvoorbeeld naar een andere oproep of taak luisteren, waardoor er onbedoeld ritmische ambiance aan de conferentie wordt toegevoegd. Ook hier is een voorlichtingscampagne over voorlichtingsethiek de moeite waard.
5. Gebrek aan leiderschap
In sommige gevallen, als een groep geen leider heeft, zal chaos leiden. Dit is vooral waarschijnlijk in een conferentieomgeving. Eén persoon moet de discussie leiden en ervoor zorgen dat iedereen ruim de tijd krijgt om te spreken en de nodige aandacht krijgt, en dingen weer op het goede spoor krijgen mocht er sprake zijn van dwalende of ronduit conflicten.
6. Materialen en documenten Mismanagement
Veel conferenties verwijzen naar documenten, materialen en hulpmiddelen. Verkeerde verspreiding van dergelijke informatie zorgt ervoor dat sommige deelnemers op bepaalde punten in het donker zijn en daardoor desinteresse veroorzaken. Zorg er daarom voor dat de relevante informatie en documenten aan alle deelnemers worden verstrekt lang voordat de conferentie begint.
Een andere, betere manier is om online samenwerkingshulpmiddelen te gebruiken die interactie met dergelijke materialen mogelijk maken.
7. Slechte gesprekskwaliteit
Dit gebeurt vaak met de VoIP-service, die afhankelijk is van een aantal factoren die bandbreedte, codecs, telefoons en andere apparaten omvatten. Je kunt hier niet veel aan doen als je de conferentieleider of organisator bent. De deelnemer met een slechte geluidskwaliteit moet technische problemen aan zijn zijde oplossen.
