De meeste mensen accepteren dat vergaderingen deel uitmaken van het werk, maar dat betekent niet dat ze ervan genieten. Zoals deze infographic laat zien, besteden managers tussen de 35-50% van hun tijd aan vergaderingen en tot vier uur per week alleen aan statusupdates. En diezelfde bazen beschouwen 67% van de vergaderingen als mislukkingen.
Probeer ze te ontsnappen, ze zijn ook ongelooflijk belangrijk voor je carrière. Vergaderingen zijn een professionele fase - het is waar anderen uw leiderschapskwaliteiten zien. Hoe u uw punt duidelijk maakt, moeilijke vragen aanpakt en een discussie faciliteert, spreekt boekdelen over uw capaciteit. Mensen gebruiken deze tijd om anderen te beoordelen en te beoordelen. Zelfs als je stil zit en luistert, stuur je een bericht.
Ongeacht de redenen waarom ze worstelen met vergaderingen, weten slimme professionals dat ze een manier moeten vinden om ze te gebruiken om hun geloofwaardigheid te vergroten en te vergroten. In plaats van proberen weg te duiken of achterover te leunen, zijn hier vijf manieren om het meeste uit elke vergadering te halen.
1. Breng je stem vroeg in de kamer
Vergaderdynamiek wordt al vroeg vastgesteld door de meest vocale sprekers. Probeer dus in de eerste vijf minuten te spreken om vertrouwen te tonen en uw stem te vestigen. Niet alleen profiteert u ervan om uw ideeën naar buiten te brengen terwijl iedereen nog vers is en oplet, uw opmerkingen zullen ook later vaker worden vermeld, zodat u andere openingen krijgt om te worden gehoord.
2. Bouw voort op de gedachten van anderen
De dialoog in vergaderingen kan snel gaan, waarbij ideeën snel worden weggegooid. Als andere mensen de punten nemen die je wilde zeggen, heb je misschien het gevoel dat je moet wachten op een echt originele, creatieve gedachte. Maar dat is een hoge lat en kan je aan de zijlijn houden (misschien voor de hele vergadering).
Let in plaats daarvan op wat anderen zeggen en zoek naar gemeenschappelijke threads die het gesprek kunnen bevorderen. Het kan zo simpel zijn als zeggen: "Ik heb drie mensen productwijzigingen horen noemen, hoe kan dat eruit zien?" Of "Als we een stapje terug doen, is het enige punt waar we aan vast komen te zitten de tijdlijn." kan ook een nuttige manier zijn om te voorkomen dat mensen over elkaar praten en hen aanmoedigen om overeenstemming te bereiken.
3. Stel krachtige vragen
Een veelgehoorde kritiek op vergaderingen is dat ze te veel praten en niet genoeg luisteren. Wanneer mensen overdreven gefocust zijn op het weggooien van een spervuur van ideeën, kun je je onderscheiden door de groep aan te moedigen naar elkaar te luisteren. Dit is een rol die zelden wordt gespeeld, maar die nodig en gewaardeerd wordt - het toont vertrouwen om iedereen te laten pauzeren en nadenken.
Een eenvoudige manier om dit te doen is om krachtige vragen te stellen. Dit zijn "hoe" en "wat" vragen in plaats van "waarom". Omdat ze mensen niet in het defensief zetten of zich verdiepen in feiten, moedigen ze mensen aan zich open te stellen en ruim te denken.
U kunt bijvoorbeeld vragen:
- Wat is het belangrijkste aspect van deze beslissing?
- Hoe gaan we het succes hiervan meten?
- Wat is er anders aan deze suggestie dan wat we eerder hebben geprobeerd?
- Welke thema's zie je opduiken?
4. Wees voorbereid (maar blijf flexibel)
Als u zich voorbereidt op vergaderingen, komt u onmiddellijk uit een positie van kracht. Dat kan betekenen dat je de agenda doorleest, vooraf onderzoek doet of vooraf met ideeën komt.
De meesten van ons weten dat als we geloofwaardigheid willen opbouwen, het vooraf helpen van onze gedachten ons helpt om met vertrouwen te verschijnen. We moeten echter ook rekening houden met de variabiliteit van vergaderingen. Voor al onze voorbereidingen is het eigenlijk waarschijnlijker dat dingen niet precies gaan zoals gepland met zoveel mensen en betrokken factoren (tijdgebrek, technologie werkt niet, belangrijke spelers komen niet opdagen).
Dus je moet je zowel voorbereiden op de vergadering als je voorbereiden om flexibel te zijn.
Als u bijvoorbeeld 15 minuten hebt gepland om te presenteren, bereidt u zowel een volledige als een beknopte presentatie voor voor het geval uw tijd onder druk staat. Als u achtergrondonderzoek doet naar het onderwerp van de vergadering, onderzoek dan ook tangentiële onderwerpen die zich kunnen voordoen. Als het onderwerp dat u wilt behandelen onder de tafel wordt gegooid, vraag dan of u afzonderlijk contact kunt opnemen met aanwezigen om verder te bespreken.
Voorbereid zijn toont uw strategisch denken en flexibiliteit laat zien dat u snel op de been bent - beide belangrijke kenmerken van een geweldige leider.
5. Benadruk de volgende stappen
In mijn coachingwerk is veruit de grootste klacht die ik over vergaderingen hoor dat er niets van hen gebeurt. Natuurlijk weet iedereen dat ze moeten eindigen met het uitdelen van verantwoordelijkheden, maar slechts weinigen doen dat. Omdat we willen dat onze vergadertijd echt nuttig is, is het handig als iemand het initiatief neemt om te vragen naar de volgende stappen en opdrachten voordat deze wordt beëindigd.
Als u de vergadering uitvoert, is dit eenvoudig te doen. Als u slechts een deelnemer bent, kan het moeilijker voelen.
Laat dat je niet stoppen. Het toont leiderschap om te zeggen: “Ik ben niet duidelijk over de volgende stappen voor ieder van ons; het zou nuttig zijn om dit te verduidelijken voordat we klaar zijn. ”U kunt zelfs aanbieden om de volgende stappen voor de groep te volgen, indien van toepassing, wat u een extra spreekmogelijkheid geeft voor de volgende vergadering.
Hoewel je misschien nooit uitkijkt naar een aanstaande vergadering, beginnen ze zich waardevoller (en productiever) te voelen door ze te gebruiken als een kans om meer als leider over te komen.
