Als iemand die op afstand werkt, communiceer ik meestal via e-mail.
En omdat e-mail (uiteraard) schriftelijk is, voel ik extra druk om de toon precies goed te krijgen. Dat komt omdat gesprekken die anderen persoonlijk kunnen voeren, zij het in de pauzekamer of een besloten vergadering, live in mijn inbox. En als ik de grens overschrijd, kan ik niet zomaar naar iemand's bureau lopen en het opruimen. Dus, of ik nu kritieke feedback geef of humor gebruik om warmte te tonen of feliciteer, ik doe mijn best om ervoor te zorgen dat alles naar wens komt.
En ik doe dat door de volgende vragen te stellen:
1. Aan wie e-mail ik?
Een van de belangrijkste dingen om te overwegen is de persoon naar wie u schrijft. Je zou bijvoorbeeld anders tegen je beste vriend praten dan je baas - zelfs als je hetzelfde verhaal zou vertellen. Op dezelfde manier kan een grap die een hit wordt op je BFF op kantoor, verkeerd worden geïnterpreteerd door die nieuwe klant die je niet goed kent.
Dat wil niet zeggen dat je humor volledig moet vermijden, tenzij je de ontvanger al jaren kent. Hoewel het riskant kan zijn, kan het zijn vruchten afwerpen als je je onderzoek doet.
Muse-columnist Abby Wolfe schreef bijvoorbeeld over hoe het opnemen van een GIF in haar sollicitatiebrief haar heeft geholpen om in The Muse te worden aangenomen. Zoals ze uitlegde: "Een van de taken die de Muse vermeldde voor de redactionele stage was 'Trollen over de interwebs voor de beste video's, infographics, verhalen en memes om te delen met ons publiek." "
Zowel de taak - en hoe het werd uitgelegd - suggereerde dat een luchtige, internetbewuste aanpak goed zou worden ontvangen.
2. Zou deze persoon mij een soortgelijk bericht sturen?
Het antwoord moet een duidelijk ja zijn.
3. Overschrijdt dit de grens?
Eng, maar waar: als je het verkeerd doet, kan dat je werk kosten.
Natuurlijk zal het vertellen van een slechte grap niet altijd tot de meest extreme gevolgen leiden. Het kan zijn dat u iets schrijft dat niet grappig is - en het enige dat gebeurt is dat de andere persoon met zijn ogen rolt en zich een beetje ongemakkelijk voelt.
Als je echter iets ongepast zegt - zelfs als je grappig probeert te zijn - kan het je ontslaan. Het is belangrijk om dit in onzekere termen te begrijpen. "Grappen" die het geslacht, ras, religie, etniciteit, achtergrond of burgerschap van iemand anders belachelijk maken of neerleggen, horen niet thuis in het kantoor (of ergens anders).
Het maakt niet uit of u denkt dat de beoogde ontvanger zou lachen. Zoals u weet, kunnen privéberichten worden doorgestuurd. Stel je voor dat het wordt afgedrukt op het bureau van je manager (of HR). Stel je voor dat het naar de verkeerde persoon gaat - of zelfs naar de persoon die je bedoelde, maar hen diep beledigde.
4. Zou mijn baas in mij teleurgesteld zijn als ze deze e-mail zouden ontdekken?
Het antwoord moet een duidelijk nee zijn.
5. Stuurt deze persoon grappen via e-mail?
In tegenstelling tot de laatste vraag, moet het antwoord hierop ja zijn.
6. Ben ik een ernstig onderwerp aan het vergoelijken?
Schriftelijk feedback geven is niet eenvoudig. Ik heb kritische berichten vijf keer herschreven om ervoor te zorgen dat ik kristalhelder ben zonder hard te zijn. Het kan dus verleidelijk zijn om humor te gebruiken vanwege de manier waarop het moeilijke onderwerpen in persoonlijke gesprekken zowel kan ontmantelen als verlichten.
Dit vertaalt zich echter zelden goed, omdat de andere persoon uw stem of uw lichaamstaal niet kan horen. Het eindresultaat is vaak vergelijkbaar met iemand verzinnen die toevallig in dezelfde situatie verkeert als je vriend, dus je kunt hem ongevraagd advies geven. Ze worden nog steeds bekritiseerd - en ze voelen zich ook een beetje bespot.
Het is dus het beste om de grappen uit moeilijke gesprekken te houden, zodat mensen weten dat je ze - en wat er aan de hand is - serieus neemt.
Onderdeel van het aangaan van sterke relaties met uw collega's is steeds meer discussiëren dan werken (en op serieuze toon). Laat je dus niet afschrikken door deze vragen om een grap te maken, een goede GIF te verzenden of een grappig verjaardagbericht te schrijven. Laat ze liever uw humor in de juiste richting sturen - zodat u en de ontvanger zich goed voelen weg kunnen lopen - en niet naar het kantoor van HR.
