De eerste keer dat ik een presentatie gaf aan een directieteam, realiseerde ik me snel dat het niet zoals gebruikelijk was. Er was een andere energie in de kamer. Het was intens, efficiënt en verwachtend. Niemand hoefde me te vertellen dat er geen tijd te verspillen was; het was duidelijk. Ik wist dat het een belangrijke kans was, maar op dat moment wist ik niet hoe onvoorbereid ik daarvoor was.
Gelukkig ging het goed - maar ik realiseerde me dat werken met leidinggevenden niet bepaald jouw typische ontmoeting is.
Naarmate je groeit in je carrière en meer kansen krijgt aangeboden, heb je waarschijnlijk ook de kans om met die hogere ups te communiceren. Als je dat doet, merk je dat ze een beetje anders werken. Ze lezen situaties sneller, begrijpen de betekenis achter het bericht en kunnen griezelig cijfers ontcijferen en informatie op een opmerkelijke manier oproepen.
Dus als u opwaarts mobiel wilt zijn (lees: promoveren), moet u begrijpen hoe u het beste gezien en gehoord wordt door die senior managers. Begin met deze zes tips voor communicatie met leidinggevenden, zodat u zich kunt voorbereiden op die interactie op een hoger niveau.
1. Ze vliegen op een andere hoogte
Om de meest zinvolle gesprekken te voeren, moet je je publiek begrijpen.
Leidinggevenden zien de hele organisatie (of branche) en verbinden de punten van boven naar beneden. Dus om het meest effectief contact met ze te maken, moet je begrijpen hoe je gespreksonderwerp in hun wereldbeeld past.
Om dit te oefenen, neemt u een complexe klant waarmee u werkt en oefent u met het presenteren van een update over uw werk met hen. Je bent nauw betrokken bij het dagelijkse detail van wat de klant nodig heeft, als de zending op tijd of een dag te laat is uitgevallen, en de uitdagende persoonlijkheden van de klant.
Maar als u met een leidinggevende spreekt, moet u zich niet concentreren op de dagelijkse beproevingen van accountbeheer. In plaats daarvan wilt u praten over de totale inkomsten die ze genereren, de margebijdrage en uw strategie om hun bedrijf te laten groeien. Vraag jezelf af: 'Wat wil de CEO van dit account weten?' En ontwikkel je materiaal daaruit.
2. Ze komen ter zake
Senior managers weten hoe ze snel in een agendapunt kunnen duiken, het kunnen ontleden en onheilspellend goede, directe vragen kunnen stellen om het te evalueren.
En dus hebben ze je misschien niet nodig om naar het punt van gesprek te gaan door ze alle achtergrondgegevens te geven die je hebt voorbereid. Ze sturen de presentatie; als ze vragen hebben of meer achtergrondinformatie nodig hebben, zullen ze het vragen. Zorg er natuurlijk voor dat je agenda klaarstaat, maar bereid je voor om het gesprek hierop aan te passen.
Houd rekening met de vragen die ze mogelijk stellen en bereid antwoorden voor. Een van de grootste blunders die ik zie in gesprekken met leidinggevenden, is het onvoldoende beantwoorden van vragen. Als u niet zeker weet wat ze willen, stel dan verduidelijkende vragen (bijv. "Dus wat u wilt weten is hoe ik het project wil financieren?") Zodat u geen tijd verspilt met het verstrekken van de verkeerde informatie.
3. Ze willen je weten geloven in wat je zegt
Overtuiging over wat je tegen een leidinggevende zegt, is net zo belangrijk als de boodschap zelf. Ik was halverwege mijn eerste echte bestuursvergadering toen ik besefte dat het slechts gedeeltelijk over mijn voorstel ging - en veel over hoe ik mijn voorstel bezat. Het senior-team wilde weten dat ik een voorstel had waarvoor ik naar de muur zou gaan. Omdat als ze op een ledemaat gaan om het te ondersteunen, ze willen zeker weten dat ik niet ga folden.
Ik had een manager die hier moeite mee had. We zouden hem naar een directievergadering sturen met programmavoorstellen en deze waarschuwing: "Wat je ook doet, knipper niet." Een keer knipperde hij met zijn ogen. En het kostte ons maanden om te herstellen van de gevolgen van het niet krijgen van de goedkeuringen die we nodig hadden.
Om impact te hebben op leidinggevenden, moet je echt geloven in wat je zegt en ervan overtuigd zijn dat dit de juiste oplossing is voor de organisatie.
4. Als er een fout zit in uw logica, cijfers of inhoud, zullen ze deze vinden
En zij zullen u erop wijzen.
Wanneer u met getallen werkt - en u zult altijd met getallen werken wanneer er leidinggevenden bij betrokken zijn - kent u uw gegevens en logica van binnen en van buiten.
Laat tijdens het voorbereiden iemand met inhoudsexpertise beoordelen, porren, porren en testen van uw inhoud - en u - van tevoren. Dit helpt je klaar te zijn om dieper te graven dan wat er op elke PowerPoint-dia staat.
Loop niet het risico je geloofwaardigheid te vernietigen met slechte cijfers, of erger nog, gissen. Als u niet zeker bent over een nummer of een antwoord op een vraag, zeg dan dat u ernaar zult kijken en terug zult komen.
5. Ze kunnen BS een mijl weg ruiken
Als je nadenkt over alles waarvoor leidinggevenden verantwoordelijk zijn (zoals het runnen van een heel bedrijf), kun je je voorstellen dat ze verfijnde sensoren hebben waarmee ze snel kunnen werken en zich alleen kunnen concentreren op wat het belangrijkst is. En ze kunnen dat onmogelijk doen door anderen hun tijd te laten verspillen met onzinnige kwesties of jargon zoals "paradigmaverschuivingen", "open kimono's" en "het eten van uw eigen hondenvoer."
Dus doe het niet. En als je ervoor kiest om het te doen, zeg dan niet dat ik je niet heb gewaarschuwd.
6. Ze zijn ongeduldig en kunnen abrupt zijn - verwacht geen groepsknuffel wanneer u vertrekt
Als je iets presenteert, verwacht dan geen bloemrijke complimenten en high fives als je klaar bent. Ze gaan door naar hun volgende agendapunt terwijl je je spullen verzamelt. Dit betekent echter niet dat ze je ideeën haatten. Onthoud die efficiënte sfeer waar ik het eerder over had: ze hebben veel te doen en veel op hun schouders. Je overwinningsdans zal komen wanneer je het voorstel dat ze hebben geaccepteerd, kunt uitvoeren.
(En als het gebeurt, dans je weg. Je verdient het.)
In paniek geraakt? Niet doen. Je kan dit doen. Het is een kwestie van de mindset ontwikkelen en het voetenwerk doen. (Nog een goede tip? Leidinggevenden hebben assistenten die precies weten hoe ze het beste met hen kunnen werken. Vraag iemand om enig inzicht in hoe die leidinggevende werkt en wat hij verwacht te zien in presentaties.) Hoe meer voorbereid je bent, hoe zekerder je bent ' Ik zal zijn. En het zal je beter maken in al het andere dat je doet.
