Onlangs mailde ik een collega met een paar vragen en ontving het antwoord: "Ik ben meer een telefoonpersoon - kunt u mij hierover bellen?"
Ik moet zeggen, ik was een beetje geschokt.
Het komt niet vaak voor dat je iemand ontmoet die er de voorkeur aan geeft de telefoon op te nemen om zaken te doen. Gezien de keuze zou een meerderheid van de werknemers op de normale werkplek elke dag voor e-mail kiezen via een telefoontje. En het is logisch: e-mail is snel, efficiënt en biedt niet de kans op ongemakkelijke stiltes of storende achtergrondgeluiden.
Maar ondanks de overweldigende voorkeur voor e-mail, zijn er een paar situaties die gewoon beter werken wanneer u de telefoon opneemt.
1. Het is dringend
Ongeveer 60% van de mensen wacht twee volledige dagen om een werkgerelateerde e-mail te beantwoorden. Dus als u een e-mail verzendt die zo snel mogelijk een reactie nodig heeft - zelfs met een onderwerpregel met de vermelding "Dringend!" - is de kans groot dat u uw inbox de komende 48 uur steeds opnieuw ververst, terwijl u uw vingers kruist voor een antwoord.
Aan de andere kant kan een telefoontje over een kritieke kwestie u helpen een gevoel van urgentie over te brengen, ervoor te zorgen dat de andere persoon precies weet wat hij of zij moet doen, en eventuele vragen beantwoorden zonder toevlucht te nemen tot een nooit eindigende e-mailketen . Tegen de tijd dat je ophangt, kun je erop vertrouwen dat iedereen op dezelfde pagina is en begrijpt wat er moet gebeuren om het probleem aan te pakken.
2. Je krijgt geen reactie
Misschien heb je een verzoek gemaild dat niet bepaald urgent is, maar op een gegeven moment heb je een reactie nodig - en na een paar dagen stilte krijg je antsy.
Er zijn maar zo vaak dat je het verzoek kunt aansporen, samen met een andere e-mail die zegt: "Hé, ik wilde dit gewoon opvolgen - heb je de kans gehad om ernaar te kijken?"
Als u geen antwoord ontvangt na de originele e-mail en één vervolgbericht, standaard een telefoongesprek. U hebt een veel betere kans om onmiddellijk een antwoord te krijgen - of het op zijn minst op de radar van uw collega te plaatsen als een probleem dat zijn of haar aandacht behoeft.
3. Het vergt meer dan een paar zinnen
Op een gegeven moment heb je waarschijnlijk een roman van een e-mail ontvangen die je 20 minuten kostte om te lezen - en je nog steeds vragen had bij het aftekenen aan het einde. Stel anderen niet bloot aan die marteling.
Als alles wat je moet overbrengen meer dan een paar paragrafen nodig heeft - zeg, je legt de nuances van een opdracht uit of verduidelijkt een afdelingsproces aan iemand in een ander team - het is vaak efficiënter om de telefoon op te nemen. Dat stelt de andere persoon in staat om vragen te stellen en tegen de toon van haar stem kun je er zeker van zijn dat ze het volledig begrijpt wanneer je ophangt.
4. U wilt openhartige feedback
Misschien heb je een briljant idee voor een artikel of verkooppraatje en wil je zien wat je collega denkt voordat je aan de slag gaat.
Met een e-mail krijgt u mogelijk een antwoord als: "OK. Dat klinkt goed. ”Hoewel dat antwoord positief is, geeft het geen aanleiding tot bezorgdheid of extra suggesties. Kortom, het is niet erg nuttige feedback.
Met een telefoontje - dat van nature om meer dan een snelle, vrijblijvende reactie smeekt - kunt u de toon van uw collega horen, dieper ingaan op de nuances van uw idee, vragen beantwoorden die uw collega heeft, en, in het algemeen, krijg meer doordachte, openhartige feedback.
5. U wilt een relatie opbouwen
E-mail is geweldig voor snelle, efficiënte communicatie. Maar soms hebt u een meer persoonlijke benadering nodig, zoals wanneer u contact zoekt met een nieuwe externe collega of bedrijfscliënt.
Natuurlijk kun je een prima inleidende e-mail schrijven. Maar een telefoontje kan u helpen een warmte en echtheid over te brengen die e-mail niet kan - en die u niet kan helpen een echte relatie op te bouwen met de persoon aan de andere kant, in plaats van nog een e-mailcontact in zijn of haar adresboek te worden .
6. U wilt geen opname van het gesprek
In voor- en tegenspoed worden e-mails voor altijd ergens bewaard, klaar om direct te worden geciteerd of doorgestuurd.
Dus als u vertrouwelijke of gevoelige informatie moet bespreken die nog niet helemaal thuis hoort - zoals geruchten over een bedrijfsfusie of een medewerker die door een concurrerend bedrijf wordt aangeworven - is een telefoontje het beste.
Dit geldt ook voor informele gesprekken die je liever privé wilt houden, zoals wanneer je hulp van een collega nodig hebt om op het laatste moment te voldoen en de omstandigheden van de situatie wilt uitleggen, zoals: 'Ik haat het je te vragen om een gunst om 16.45 uur, maar mijn manager liet het Smith-voorstel vallen en we moeten het vanavond bij elkaar brengen. '
Dat kan waar zijn en helpt zeker de context van het verzoek te verklaren, maar het is niet bepaald iets dat via een doorgestuurde e-mailketen terug moet komen naar uw manager. Aan de telefoon kunt u openhartig zijn zonder dat uw woorden op de verkeerde plaats terechtkomen (wel, zolang u de deur van het kantoor sluit).
Aaron Kwittken, CEO en managing partner bij Kwittken, kan het het beste samenvatten: "Alles waar je twee keer over moet nadenken, alles waarvan je denkt dat het gevoelig is, alles waarvan je denkt dat het je relatievaardigheden vereist … absoluut moet je de telefoon pakken."
