Zakenreizen brengen u niet alleen weg van het kantoor, maar ook ver van uw gebruikelijke routine. Als je niet in hetzelfde bed slaapt, hetzelfde voedsel eet of aan hetzelfde bureau werkt, kan het moeilijk zijn om in je typische, hardwerkende manier van denken te komen.
Ondanks de jetlag en de back-to-back-vergaderingen die u waarschijnlijk hebt gepland, zijn er enkele eenvoudige stappen die u kunt nemen om aan te passen, waardoor elke werkreis productief wordt. Voor meer informatie sprak ik met vier succesvolle wegstrijders die hun geheimen onthulden om snel aan de slag te gaan, gefocust te blijven en geweldig werk te produceren - zelfs als je onderweg bent.
1. Laat technologie uw assistent zijn
Bepaal voordat u vertrekt welke van uw gadgets u het beste van dienst zijn tijdens de reis en pak dienovereenkomstig in. Heb je je laptop nodig voor zware schrijfprojecten, of zijn je smartphone en tablet voldoende? Afhankelijk van de focus van uw reis, kunt u uw lading mogelijk verlichten en sommige apparaten thuis laten.
Wat u ook besluit mee te nemen, toegang tot betrouwbare wifi is essentieel. De meeste grote luchtvaartmaatschappijen bieden dit aan als in-flight service, maar controleer de beschikbaarheid en prijzen voordat u een vlucht boekt. Amanda Augustine, expert in het zoeken naar werk voor TheLadders, raadt frequente flyers aan om een plan te kopen bij een service zoals Gogo, een internetdienst aan boord die meerdere luchtvaartmaatschappijen bestrijkt. Natuurlijk moet je ook na je vlucht werken, dus controleer de beschikbaarheid van wifi in je hotel, conferentiecentrum en vergaderruimte.
2. Plan alles
Zelfs in het elektronische tijdperk zijn oude bedrijfsbenaderingen nog steeds van toepassing. “Stel voordat je vertrekt een lijst samen met wat je moet meenemen”, stelt Meryl Pearlstein, eigenaar van MDP Publicity, voor. Overweeg alles wat u nodig zou kunnen hebben - van zakelijke kleding en kantoorbenodigdheden tot cosmetica en batterij-opladers - zodat al uw must-haves getrouw aan uw zijde staan, zelfs mijlen ver van huis. Veel wegrijders brengen ook graag een paar gemakken van thuis (zoals een kussen uit huis of een favoriet comfortabel sweatshirt) om hen te helpen zich snel aan te passen aan hun thuisomgeving.
En aangezien reizen nooit precies lijkt te verlopen zoals gepland, zorg ervoor dat uw meeneemlijstaccounts voor mogelijke noodsituaties en vertragingen zorgen. Als je een tas controleert, pak dan een wissel van kleding, een tandenborstel, wat make-up en alles wat je nodig hebt voor je eerste werkdag in je handbagage. (Of leer hoe u efficiënter kunt inpakken en alleen handbagage kunt meenemen!)
Naast de essentie houdt Dawn Wilcox, directeur van de Social Impact Practice bij Allison + Partners, graag een map bij met haar vluchtschema en reisdetails in haar handbagage voor gemakkelijke toegang. In dat verband stelt ze ook voor om altijd een rechtstreekse vlucht te boeken in plaats van een aansluitende. Zo leuk als een extra zes uur op de luchthaven van Las Vegas klinkt, kunnen vertragingen je humeur, productiviteit en vergaderschema ernstig beïnvloeden.
3. Communiceer met uw kantoor voordat u vertrekt
Een van de moeilijkste onderdelen van zakenreizen is het bijhouden van uw normale werkdruk wanneer uw dagelijkse routine opeens niets anders is dan normaal. Voorbereiding is dus van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat alles op kantoor op koers blijft terwijl u weg bent.
Ontmoet uw projectteams voordat u op pad gaat om statusupdates te ontvangen en komende deadlines te bekijken. Augustine benadrukt dat het uiterst belangrijk is om met je team te communiceren wanneer je telefonisch bereikbaar bent of je e-mail controleert en wanneer je volledig niet beschikbaar bent. Laat iedereen ook weten hoe je dat zou doen graag gecontacteerd worden in geval van nood (via sms? Via e-mails gemarkeerd met “Dringend?”), zodat u dringende problemen tussen vergaderingen kunt oplossen.
Stel vervolgens uw afwezigheidsbericht in om een puntpersoon voor vragen aan te geven en stel communicatieverwachtingen in (bijvoorbeeld: "Als u een vraag hebt met betrekking tot de verkoopconferentie volgende maand, neem dan contact op met Amanda Johnston. Ik zal reageren op algemene vragen wanneer Ik ga maandag terug naar kantoor. ”)
4. Raak vertrouwd met uw bestemming
Ontdek voordat je daadwerkelijk aankomt waar je verblijft en wat er in de buurt is. Waar is de dichtstbijzijnde supermarkt waar je wat snacks kunt kopen? Is het conferentiecentrum op loopafstand? Pearlstein stelt voor om uit te zoeken hoe moeilijk het zal zijn om een taxi te vinden, vooral 's nachts (als je niet in een drukke buurt bent, is het misschien beter om een autoservice te regelen).
Als u deze informatie kent voordat u aankomt, bespaart u waardevolle tijd wanneer u daar aankomt - zodat u zich kunt vestigen en meteen aan het werk kunt gaan. (Maar omdat je waarschijnlijk nog steeds een aantal beslissingen moet nemen, laad je je telefoon of tablet met apps die reizen een stuk eenvoudiger maken, zoals OpenTable voor dinerreserveringen en Uber voor autoservice.)
5. Stel Taken in om te doen terwijl u onderweg bent
Profiteer van uw reistijd om productief te zijn, in plaats van het op te slaan voor uw bestemming. “Maak een lijst met doelen voor wat je gaat doen tijdens het transport”, beveelt Randi Brill, CEO van Quarasan en oprichter van Teacher Peach in Chicago aan. "Als je zegt: 'Ik zal het doen als ik in het hotel aankom', " voegt ze eraan toe, zul je er waarschijnlijk niet aan toe komen - na een volledige dag reizen ben je uitgeput. Maar wees niet te moe - Wilcox werkt het liefst tijdens de eerste drie kwartalen van haar vlucht en brengt dan het laatste been ontspannen door.
Overweeg om u aan te melden voor loyaliteitsprogramma's voor hotels of luchtvaartmaatschappijen of zakelijke creditcards die reisvoordelen bieden om uw productiviteit tijdens het transport te verhogen. Susan Baroncini-Moe, een bedrijfsstrateeg uit Indianapolis en auteur van Business in Blue Jeans, gebruikt waar mogelijk de clublounges van haar luchtvaartmaatschappij, maar "investeerde ook in een aantal hoogwaardige, ruisonderdrukkende hoofdtelefoons", die haar helpen goed te werken in drukke ruimtes.
6. Vind uw focus
Zodra je landt en incheckt, doe je alles om je tijd en comfort te optimaliseren, zegt Baroncini-Moe. Of het uitpakken je meteen helpt om je beter georganiseerd te voelen, of je mini-koelkast vullen met ijskoffie zorgt ervoor dat je aan het werk gaat, herkent wat je helpt om in te werken - en doet het.
Wanneer u in uw hotelkamer werkt, stelt Pearlstein voor om aan een bureau of tafel te zitten en in te stellen op uw normale werkruimte: pak uw laptop uit, zoek een stopcontact voor uw telefoon en computerladers, maak verbinding met de wifi, organiseer uw bestanden en regelt alle kantoorbenodigdheden die u nodig hebt. Als uw bureau klaar is voor gebruik, kunt u gemakkelijker aan het werk gaan als u tussen vergaderingen in uw hotelkamer komt.
Maar hoe productief je ook bent, het is ook belangrijk om erachter te komen hoe je aan het einde van een lange dag kunt ontspannen. Baroncini-Moe geeft de voorkeur aan opladen met wat tijd alleen: een rustig diner, goed boek, telefoongesprek met haar man en meditatie. Als je 's nachts tijd hebt om te ontspannen, ben je de volgende dag alerter, productiever en energieker.
Ten slotte: "Profiteer van het feit dat u reist", stelt Pearlstein voor. Aan het einde van een reis naar Vancouver, tijdens een tussenstop van twee uur op de luchthaven, besloot Pearlstein een speed-sightseeing-tour door de stad te maken, net op tijd terug om haar vlucht te halen. De belangrijkste reden voor je reis is natuurlijk de zaken, maar dat betekent niet dat je de bezienswaardigheden ook niet kunt zien.
