Wanneer u tekstgegevens in een Excel-werkblad importeert of kopieert, krijgt u vaak extra spaties. Met de TRIM-functie van Excel of een sneltoets om de zoek- en vervangfunctie van Excel te activeren, kunt u die onnodige spatiëring eenvoudig verwijderen.
In het geval van de TRIM-functie moet u een nieuwe kolom in het werkblad maken voor uw zuivere tekst. Vervolgens kunt u de schone tekst kopiëren en plakken in de oorspronkelijke kolom.
Een veel snellere truc is om de sneltoets CTRL-H te gebruiken om in de probleemkolom te zoeken en snel alle extra spaties te verwijderen.
Hoe de TRIM-functie werkt
De syntaxis voor de TRIM-functie is:
= TRIM (tekst)
De tekst verwijst in dit geval naar de gegevens met de externe spatiëring. Dit argument kan zijn:
- De eigenlijke tekst tussen aanhalingstekens
- Een celverwijzing naar de locatie van de tekstgegevens in het werkblad
Veel mensen denken dat de TRIM-functie alleen de spaties aan het begin en het einde van de tekst verwijdert. In werkelijkheid worden alle extra spaties verwijderd.
Als de tekst in cel A1 bijvoorbeeld is:
Dit is echt een slechte zin.
De Excel-functie = TRIM (A1) zal het volgende resultaat opleveren: Ga als volgt te werk om extra spaties te verwijderen met de TRIM-functie: Het probleem op dit punt is dat zowel A4 als A6 in het blad voorkomen als u alleen de schone tekst (in A6) de rommelige tekst (in A4) wilt laten vervangen. Het vervangen van de inhoud van A6 naar A4 is eenvoudig te realiseren: Nu bestaat alleen de schone tekst, zonder spaties, op het blad. Als u Excel Online gebruikt, moet u stappen 4 en 5 hierboven negeren. Klik in plaats daarvan op de pijl omlaag Pasta op het Home-lint en selecteer vervolgens Plak waarden. De bovenstaande methode werkt goed als u alleen spaties in één cel opruimt, maar wat als u spaties uit een hele kolom wilt verwijderen? De procedure voor het omgaan met een kolom is niet zo verschillend van het omgaan met één cel. In dit voorbeeld begint de kolom met te veel spaties met A2. Nu hebt u kolom A met de extra spaties en kolom B met dezelfde tekst opgeschoond. Voer dezelfde procedure voor kopiëren en plakken (alleen waarden) uit in de vorige stap, maar kopieer en plak de volledige kolommen in plaats van alleen afzonderlijke cellen. Klik ten slotte met de rechtermuisknop op de top van kolom B om de volledige kolom te markeren en verwijder deze, waarbij alle andere cellen in de spreadsheet naar links worden verschoven. Als de tekst in uw kolom extra spaties in de tekst heeft, niet vlak voor of direct erna, kunt u die tekst snel opruimen met de functie Zoeken en vervangen van Excel. Het voordeel van deze methode is dat u niet de volledige kopieer- en plakprocedure hoeft te doorlopen die u nodig hebt met de TRIM-functie. De methode die u gebruikt om extra spaties in Excel te verwijderen, is afhankelijk van hoe uw originele gegevens eruit zien en waar de spaties zijn. Hoe dan ook, een van deze twee methoden zou goed moeten werken om u te helpen bij het opruimen van die rommelige tekst in uw spreadsheet. De TRIM-functie gebruiken
Extra spaties uit een volledige kolom verwijderen
De sneltoets voor zoeken en vervangen gebruiken
