Instant messaging is misschien een standaard communicatiemethode voor u, maar sommige mensen vinden het nog steeds intimiderend. Als u gewend bent aan sms-en instant messaging-vrienden en collega's, realiseert u zich misschien niet hoe een tekst eruit kan zien in het linker veld van een nieuw contact. Dat soort verrassing is vooral een zorg in een zakelijke context. Houd bij het gebruik van teksten in het bedrijfsleven rekening met de standaard voor etsen van standaardberichten en volg een paar eenvoudige gedragsregels.
Vraag toestemming om een SMS-bericht te verzenden
Heeft de persoon met wie je wilt sms'en afgesproken op die manier contact te zoeken? Ga er niet van uit dat iedereen te allen tijde een mobiele telefoon bij zich heeft om tekstberichten te ontvangen of online is voor toegang tot instant messages via een netwerk, Facebook of andere instant messaging-programma's. Vraag persoonlijk of in een telefoongesprek hoe mensen het liefst gecontacteerd worden. U kunt ontdekken dat ze een beperkt SMS-abonnement hebben of dat IM-gebruik wordt afgeraden op hun werkstations.
Stel jezelf voor bij het verzenden van een beginboodschap
Stel jezelf voor in je bericht en maak het kort. Hoewel uw naam, bijnaam of telefoonnummer mogelijk wordt weergegeven, hangt de tekst van de ontvanger af van de context, afhankelijk van de berichtmethode die u gebruikt. Start het bericht met een intro en een referentiekader, zoals:
- "Ik ben Joan Smith van XYZ Consultants, heb je de tijd om de vraag te bespreken die je me vorige week aan de telefoon vroeg?"
- "Het is Brad Jones van de boekhouding, ik heb een vraag over je verzoek tot terugbetaling. Heb je nu de tijd om het te beantwoorden, of moet ik je later bellen?"
Door dit te doen voorkomt u dat uw bericht een willekeurige en mogelijk verkeerd geadresseerde vraag lijkt te zijn van een persoon die de ontvanger zich misschien slechts vaag of helemaal niet herinnert.
Hoewel veel programma's voor expresberichten een archief hebben waarmee mensen kunnen achterhalen wie u bent en waar u het in het verleden over had, is het meestal een goed idee om uzelf nog meer in het kort te introduceren in vervolggesprekken, vooral als u uw bijnaam of telefoonnummer.
Houd de eerste berichtingsbrief
Begin met de introductie en context totdat de persoon reageert. Anders kunt u een gedetailleerd bericht opstellen en verzenden dat nooit wordt gezien. Dit is een goede gewoonte voor alle berichtthreads.
Politely opvolgen als je geen antwoord krijgt
Het verzenden van een SMS-bericht of IM en het ontvangen van geen antwoord kan verschillende dingen betekenen. De persoon zou u kunnen negeren, maar de persoon heeft waarschijnlijk niet de telefoon of computer in de gaten om uw bericht te zien. Neem na een passende tijd contact op met een extra bericht, maar probeer ook contact op te nemen met de persoon via e-mail of telefoon. Indien van toepassing, kunt u ook stoppen bij het bureau van de persoon.
Deze protocollen gaan terug naar hoe mensen het liefst gecontacteerd worden. Hoewel berichten de enige manier kunnen zijn om te communiceren, is dit niet ieders eerste keuze. Als u productieve werkrelaties wilt hebben, moet u begrijpen en respecteren dat mensen verschillende voorkeuren hebben.
