Dit artikel behandelt verschillende methoden voor het sorteren van gegevens in Excel. De informatie die in de verschillende secties van dit artikel kan worden gevonden, bevat instructies voor het volgende:
- Sorteer een enkele kolom met behulp vanSorteren & filteren of sneltoetsen
- Sorteer meerdere kolommen
- Sorteren op datums of tijden
- Sorteren op dagen van de week, maanden of andere aangepaste lijsten
- Sorteren op rijen - Kolommen opnieuw rangschikken
Gegevens selecteren om te sorteren
Voordat gegevens kunnen worden gesorteerd, moet Excel weten wat het exacte bereik is dat moet worden gesorteerd, en meestal is Excel vrij goed in het selecteren van gedeelten van verwante gegevens, dus zolang aan de voorwaarde is voldaan dat aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- Er zijn geen lege rijen of kolommen achtergelaten in een gebied met gerelateerde gegevens.
- Lege rijen en kolommen bleven achter tussen gebieden met gerelateerde gegevens.
Excel zal vrij nauwkeurig bepalen of het gegevensgebied veldnamen heeft en de rij uitsluit van de records die moeten worden gesorteerd. Het kan echter riskant zijn om Excel het bereik te laten sorteren dat moet worden gesorteerd, vooral met grote hoeveelheden gegevens die moeilijk te controleren zijn.
Om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens zijn geselecteerd, markeert u het bereik voordat u het sorteren start. Als hetzelfde bereik herhaaldelijk moet worden gesorteerd, is de beste benadering om het een naam te geven.
Sorteer sleutel en Sorteervolgorde in Excel
Sorteren vereist het gebruik van een sorteersleutel en een sorteervolgorde. De sorteer sleutel zijn de gegevens in de kolom of kolommen die u wilt sorteren; het wordt geïdentificeerd door de kolomkop of de veldnaam. In de afbeelding hierboven zijn de mogelijke sorteersleutels Student-ID, Naam, Leeftijd, Programma en Maand gestart. Bij een snelle sortering is het klikken op een enkele cel in de kolom met de sorteersleutel voldoende om Excel te laten weten wat de sorteersleutel is.
Voor tekst of numerieke waarden zijn de twee opties voor de sorteervolgorde oplopend en aflopend.
Bij gebruik van de Sorteren & filteren knop op de Huis tab van het lint, zullen de sorteervolgorde-opties in de vervolgkeuzelijst veranderen afhankelijk van het type gegevens in het geselecteerde bereik.
Snel sorteren met sorteren en filteren
In Excel kan snel worden gesorteerd met behulp van de Sorteren & filteren knop op de Huis tabblad van het lint.
De stappen om snel te sorteren zijn:
- Klik op a cel in de kolom met de sorteersleutel.
- Klik op de Huis tabblad van het lint.
- Klik op de Sorteren & filteren om het vervolgkeuzemenu met sorteeropties te openen.
- Klik op een van de twee opties om in in te sorteren oplopend of aflopend bestellen.
Sorteer meerdere gegevenskolommen in Excel
Naast het uitvoeren van een snel sorteren op basis van een enkele kolom met gegevens, kunt u met de aangepaste sorteerfunctie van Excel op meerdere kolommen sorteren door meerdere sorteertoetsen te definiëren. In sorteringen met meerdere kolommen worden de sorteertoetsen geïdentificeerd door de kolomkoppen in het dialoogvenster Sorteren te selecteren.
Net als bij een snelle sortering, worden de sorteertoetsen gedefinieerd door de kolomkoppen of veldnamen te identificeren in de tabel die de sorteersleutel bevat.
Sorteren op meerdere kolommen Voorbeeld
In het bovenstaande voorbeeld zijn de volgende stappen gevolgd om de gegevens in het bereik te sorteren H2 naar L12 op twee kolommen met gegevens - eerst op naam en vervolgens op leeftijd.
- Markeer het cellenbereik dat moet worden gesorteerd.
- Klik op de Huis tabblad van het lint.
- Klik op de Sorteren & filteren pictogram op het lint om de vervolgkeuzelijst te openen.
- Klik op Aangepaste sortering in de vervolgkeuzelijst om het Soort dialoog venster.
- Onder de Kolom in het dialoogvenster, kies Naam uit de vervolgkeuzelijst om de gegevens eerst te sorteren op de kolom Naam.
- De Sorteer op optie is ingesteld op waarden - omdat het sorteren gebaseerd is op de actuele gegevens in de tabel.
- Onder de sorteervolgorde rubriek, kies Z tot A uit de vervolgkeuzelijst om de Naamgegevens in aflopende volgorde te sorteren.
- Klik bovenaan het dialoogvenster op Voeg niveau toe om de tweede sorteeroptie toe te voegen.
- Voor de tweede sorteersleutel, onder Kolom rubriek, kies Leeftijd uit de vervolgkeuzelijst om records met dubbele namen te sorteren op de kolom Leeftijd.
- Onder sorteervolgorde rubriek, kies Grootste tot kleinste uit de vervolgkeuzelijst om de leeftijdsgegevens in aflopende volgorde te sorteren.
- Klik OK in het dialoogvenster om het dialoogvenster te sluiten en de gegevens te sorteren.
Als een resultaat van het definiëren van een tweede sorteersleutel, in het bovenstaande voorbeeld, de twee records met identieke waarden voor de Naam veld werden verder in aflopende volgorde gesorteerd met behulp van de Leeftijd veld, resulterend in het record voor de student Wilson, 21 jaar oud, vóór de record voor de tweede Wilson, 19 jaar oud.
De eerste rij: kolomkoppen of gegevens
Het gegevensbereik dat voor het sorteren in het bovenstaande voorbeeld is geselecteerd, bevatte de kolomkoppen boven de eerste rij met gegevens.
Excel detecteerde deze rij met gegevens die anders waren dan de gegevens in volgende rijen, dus veronderstelde hij dat de eerste rij kolomkoppen was en paste de beschikbare opties in de rij aan. Soort dialoogvenster om ze op te nemen.
Een criterium dat door Excel wordt gebruikt om te bepalen of de eerste rij kolomkoppen bevat, is opmaak. In het bovenstaande voorbeeld is de tekst in de eerste rij een ander lettertype en heeft deze een andere kleur dan de gegevens in de rest van de rijen.
Als de eerste rij geen rubrieken bevat, gebruikt Excel de kolomletter, zoals kolom D of kolom E, als keuzes in de kolom Kolom optie van de Soort dialoog venster.
Excel gebruikt een dergelijk verschil bij het bepalen of de eerste rij een koprij is en het is redelijk goed om het goed te krijgen, maar het is niet onfeilbaar. Als Excel een fout maakt, bevat het dialoogvenster Sorteren een selectievakje - Mijn gegevens hebben headers - die kan worden gebruikt om deze automatische selectie op te heffen.
Sorteer gegevens op datum of tijd in Excel
Naast het alfabetisch sorteren van tekstgegevens of getallen van grootste naar kleinste, bevatten de sorteeropties van Excel ook sorteerdatumwaarden. Beschikbare sorteerbestellingen beschikbaar voor datums zijn onder andere:
- Oplopende volgorde - oudste tot nieuwste;
- Aflopende volgorde - nieuwste tot oudste.
Snel sorteren versus sorteren Dialoogvenster
Aangezien datums en tijden gewoon opgemaakte getalgegevens zijn, bijvoorbeeld voor sortering op één kolom, zoals Datum geleend in ons voorbeeld kan de quicksort-methode met succes worden gebruikt. Voor sortering met meerdere kolommen met datums of tijden moet het dialoogvenster Sorteren worden gebruikt, net als bij het sorteren van meerdere kolommen met nummer- of tekstgegevens.
Sorteer op datumvoorbeeld
Voor een snelle sortering op datum in oplopende volgorde - oudste tot nieuwste - voor het voorbeeld in de afbeelding hierboven, zouden de stappen zijn:
- Markeer het cellenbereik dat moet worden gesorteerd.
- Klik op de Huis tabblad van het lint.
- Klik op de Sorteren & filteren pictogram op het lint om de vervolgkeuzelijst te openen.
- Klik op Aangepaste sortering in de vervolgkeuzelijst om het Soort dialoog venster.
- Onder de Kolom in het dialoogvenster, kies geleende uit de vervolgkeuzelijst om de gegevens eerst te sorteren op de kolom Naam.
- De Sorteer op optie is ingesteld op waarden - omdat het sorteren gebaseerd is op de actuele gegevens in de tabel.
- Onder de sorteervolgorde rubriek, kies Oudste tot nieuwste uit de vervolgkeuzelijst om de datums te sorteren
- Klik OK in het dialoogvenster om het dialoogvenster te sluiten en de gegevens te sorteren.
Als de resultaten van sorteren op datum niet naar verwachting zijn, kunnen de gegevens in de kolom met de sorteersleutel datums of tijden bevatten die zijn opgeslagen als tekstgegevens in plaats van als nummers (datums en tijden zijn slechts opgemaakte getalgegevens).
Gemengde gegevens en snelle sorteringen
Wanneer u de methode voor snel sorteren gebruikt, worden records en tekstgegevens en getalgegevens samengemengd. Excel sorteert het aantal en de tekstgegevens afzonderlijk door de records met tekstgegevens onder aan de gesorteerde lijst te plaatsen.
Excel kan ook de kolomkoppen opnemen in de sorteerresultaten en deze interpreteren als slechts een rij tekstgegevens in plaats van als veldnamen voor de gegevenstabel.
Mogelijke waarschuwing voor sorteren
Als het dialoogvenster Sorteren wordt gebruikt, zelfs in sorteerbewerkingen op één kolom, geeft Excel mogelijk een bericht weer waarin staat dat de gegevens zijn opgeslagen als tekst en geeft u de keuze om:
- Sorteer alles dat op een nummer lijkt als een cijfer.
- Sorteer nummers en nummers die afzonderlijk als tekst zijn opgeslagen.
Als u de eerste optie kiest, probeert Excel de tekstgegevens op de juiste locatie van de sorteerresultaten te plaatsen. Kies de tweede optie en Excel plaatst de records met tekstgegevens onderaan de sorteerresultaten - net als bij snelle sorteringen.
Gegevens sorteren op dagen van de week of maanden in Excel
U kunt ook gegevens sorteren op dagen van de week of maanden van het jaar met behulp van dezelfde ingebouwde aangepaste lijst die Excel gebruikt om dagen of maanden aan een werkblad toe te voegen met behulp van de vulgreep. Met deze lijst kunt u sorteren op dagen of maanden in plaats van op alfabetische volgorde.
Net als bij andere sorteeropties kunnen sorteerwaarden door een aangepaste lijst worden weergegeven in oplopende volgorde (zondag tot zaterdag / januari tot december) of aflopende volgorde (zaterdag tot zondag / december tot januari).
In de afbeelding hierboven zijn de volgende stappen gevolgd om het datamonster in het bereik te sorteren H2 naar L12 in maanden van het jaar:
- Markeer het cellenbereik dat moet worden gesorteerd.
- Klik op de Huis tabblad van het lint.
- Klik op de Sorteren & filteren pictogram op het lint om de vervolgkeuzelijst te openen.
- Klik op Aangepaste sortering in de vervolgkeuzelijst om het Soort dialoog venster.
- Onder de Kolom in het dialoogvenster, kies Begonnen maand uit de vervolgkeuzelijst om de gegevens te sorteren op de maanden van het jaar.
- De Sorteer op optie is ingesteld op waarden - omdat het sorteren gebaseerd is op de actuele gegevens in de tabel.
- Onder de sorteervolgorde rubriek, klikt u op de pijl-omlaag naast de standaardwaarde A tot Z optie om het vervolgkeuzemenu te openen.
- Kies in het menu Aangepaste lijst om de te openen Aangepaste lijsten dialoog venster.
- Klik in het linkervenster van het dialoogvenster eenmaal in de lijst: Januari februari maart april… om het te selecteren.
- Klik OK om de selectie te bevestigen en terug te keren naar de Soort het dialoogvenster.
- De gekozen lijst -Januari februari maart april - wordt weergegeven onder de Bestellen rubriek.
- Klik OK om het dialoogvenster te sluiten en de gegevens te sorteren op maanden van het jaar.
Standaard worden aangepaste lijsten alleen in oplopende volgorde weergegeven bestellen in de Aangepaste lijsten dialoog venster. Gegevens in aflopende volgorde sorteren met behulp van een aangepaste lijst nadat u de gewenste lijst hebt geselecteerd, zodat deze wordt weergegeven onder de Bestellen rubriek in het dialoogvenster Sorteren:
- Klik op de pijl-omlaag naast de weergegeven lijst, zoals Januari februari maart april…, om het vervolgkeuzemenu te openen.
- Selecteer in het menu de optie aangepaste lijst die in aflopende volgorde wordt weergegeven, zoals December, november, oktober, september …
- Klik OK om het dialoogvenster te sluiten en de gegevens in aflopende volgorde te sorteren met behulp van de aangepaste lijst.
Sorteren op rijen om kolommen opnieuw te ordenen in Excel
Zoals bij de vorige sorteeropties is weergegeven, worden gegevens gewoonlijk gesorteerd met behulp van kolomkoppen of veldnamen, en het resultaat is het opnieuw ordenen van gehele rijen of records met gegevens. Een minder bekende en daarom minder gebruikte sorteeroptie in Excel is sorteren op rij, waardoor de volgorde van kolommen van links naar rechts in een werkblad wordt herschikt
Een reden voor sorteren op rij is om de kolomvolgorde tussen verschillende gegevenstabellen te matchen. Met de kolommen in dezelfde volgorde van links naar rechts, is het eenvoudiger om records te vergelijken of om gegevens tussen de tabellen te kopiëren en verplaatsen.
De volgorde van de kolommen aanpassen
Het is echter zeer zelden dat de kolommen in de juiste volgorde een eenvoudige taak krijgen vanwege de beperkingen van de oplopende en aflopende sorteervolgopties voor waarden. Gewoonlijk is het noodzakelijk om een aangepaste sorteervolgorde te gebruiken en Excel bevat opties voor sorteren op cel- of letterkleur of op voorwaardelijke opmaakpictogrammen.
De eenvoudigste manier om Excel de volgorde van kolommen te laten zien is om een rij boven of onder de gegevenstabel met de cijfers toe te voegen 1, 2, 3, 4... die de volgorde van kolommen van links naar rechts aangeven. Sorteren op rijen wordt dan een eenvoudige kwestie van het sorteren van de kolommen kleinste tot grootste door de rij met de getallen.
Zodra het sorteren is voltooid, kan de toegevoegde rij met getallen eenvoudig worden verwijderd.
Sorteren op rijen Voorbeeld
In het gegevensvoorbeeld dat voor deze serie wordt gebruikt bij sorteeropties voor Excel, de Student-ID kolom is altijd eerst links geweest, gevolgd door Naam en dan meestal Leeftijd.
In dit geval, zoals weergegeven in de afbeelding hierboven, zijn de kolommen opnieuw gerangschikt, zodat de Programma kolom is eerste links gevolgd door Begonnen maand, Naam, enz.
De volgende stappen zijn gebruikt om de volgorde van de kolommen te wijzigen in de volgorde in de bovenstaande afbeelding:
- Voeg een lege rij in boven de rij met de veldnamen.
- Voer in deze nieuwe rij de volgende getallen van links naar rechts in, beginnend in kolom H: 5, 3, 4, 1, 2.
- Markeer het bereik van H2 tot L13.
- Klik op de Huis tabblad van het lint.
- Klik op de Sorteren & filteren pictogram op het lint om de vervolgkeuzelijst te openen.
- Klik op Aangepaste sortering in de vervolgkeuzelijst om het Soort dialoog venster.
- Klik onder aan het dialoogvenster op Opties .. om de te openen Sorteer opties dialoog venster.
- Klik in het gedeelte Oriëntatie van dit tweede dialoogvenster op Sorteer van links naar rechts om de volgorde van kolommen van links naar rechts in het werkblad te sorteren.
- Klik OK om dit dialoogvenster te sluiten.
- Met de verandering in oriëntatie, de Kolom rubriek in de Soort dialoogvenster verandert in Rij .
- Onder de Rij rubriek, kies sorteren op rij 2 - de rij met de aangepaste nummers.
- De Sorteer op optie is ingesteld op waarden .
- Onder de sorteervolgorde rubriek, kies Kleinste tot grootste uit de vervolgkeuzelijst om de nummers in rij 2 in stijgende volgorde te sorteren.
- Klik OK om het dialoogvenster te sluiten en de kolommen van links naar rechts te sorteren op de cijfers in rij 2.
- De volgorde van de kolommen zou moeten beginnen Programma gevolgd door Begonnen maand, naam, enz.
De aangepaste sorteeropties van Excel gebruiken om kolommen opnieuw in te delen
Zoals hierboven vermeld, terwijl aangepaste sorteringen beschikbaar zijn in het dialoogvenster Sorteren in Excel, zijn deze opties niet gemakkelijk te gebruiken als het gaat om het opnieuw ordenen van kolommen in een werkblad. Opties voor het maken van een aangepaste sorteervolgorde beschikbaar in het dialoogvenster Sorteren zijn om de gegevens te sorteren op celkleur, letterkleur en pictogram.
Tenzij elke kolom al een unieke opmaak heeft toegepast, zoals verschillende lettertypen of celkleuren, moet die opmaak worden toegevoegd aan afzonderlijke cellen in dezelfde rij voor elke kolom die opnieuw moet worden geordend.
Als u bijvoorbeeld de lettertypekleur wilt gebruiken om de kolommen in de bovenstaande afbeelding opnieuw te ordenen:
- Klik op elk veldnaam en verander de lettertypekleur voor elke, zoals naar rood, groen, blauw, enz.
- Stel in het dialoogvenster Sorteren de optie in Sorteer op optie om Letterkleur .
- Onder Bestellen, stel handmatig de volgorde van veldnamen kleuren om de gewenste kolomvolgorde aan te passen.
- Na het sorteren, reset de lettertypekleur voor elke veldnaam.
