De voorwaarde groupware verwijst naar verschillende soorten computer-ondersteunde collaboratieve werkomgevingen. Met de nadruk op interoperabiliteit en collectief werken in een omgeving met meerdere gebruikers, werkt samenwerkingssoftware als een portal van waaruit gebruikers versiegestuurde documenten maken en bijwerken, online inhoud beheren, items zoals agenda's en inboxen delen en via chat- en berichtfuncties communiceren .
In sommige gevallen is groupware een op zichzelf staande tool, zoals met het OnlyOffice-platform voor samenwerking in documenten of het Intuit Quick Base-platform voor gegevensbeheer. In andere gevallen functioneert de groupware als een contentbeheersysteem (zoals bij WordPress) of als een volledig intranet (zoals bij SharePoint).
De voorwaarde groupware omvat zowel zeer brede als zeer specifieke software-implementaties. Wat elke definitie gemeen heeft, is echter dat meer dan één gebruiker in dezelfde omgeving samenwerkt met dezelfde hulpmiddelen en processen.
Voordelen en functies van Groupware
Met Groupware kunnen zowel werknemers op locatie als geografisch verspreide teamleden met elkaar werken via internet of een intranet. Deze softwaretoepassingen bieden doorgaans vele voordelen:
- Verificatie en logging-Standaard manieren om toegang te krijgen tot de groupware, logs van wie wat doet, records die voldoen aan wettelijke ontdekkingsvereisten
- Communicatie-Chat-tools, threaded discussiegroepen, private mailboxen
- Interactief werk-Polen, real-time bestandsbewerking, gedeeld taakbeheer
- vindbaarheid-Centrale opslag van bestanden en informatie-elementen ondersteund door een robuuste zoekfunctie
- Gecoördineerde workflows-Processen beheerd door de groupware die goedkeuringen, recensies, proeflezingen enz. Afhandelen, evenals ondersteuning voor projectbeheerprocessen
- Enterprise kennismanagement-Interne wiki's, beschermde referentiedocumenten, groepsbladwijzers, gedeelde wachtwoordrepository's, versiebeheerhistories
- Maatschappelijk engagement en reputatiemanagement-Gebruikersgroepen, profielbadges, profielaanpassing door gebruikers, gamification door gebruikersniveaus en wedstrijden voor gebruikersbetrokkenheid
Het zijn niet alleen grootzakelijke werknemers die profiteren van het gebruik van groupware. Voor ondernemers en freelancers maken deze tools het eenvoudig om bestanden te delen, samen te werken en te communiceren over projecten met externe klanten, allemaal vanuit het comfort van het thuiskantoor.
Verschillende groupware-oplossingen ondersteunen verschillende functies. De meeste groupware-omgevingen bieden niet alle hierboven genoemde functies, maar veel bieden een subset in verschillende combinaties. Een uitdaging bij het selecteren van de juiste groupware-oplossing voor een bepaalde bedrijfsbehoefte ligt in het in balans brengen van de functies die elk potentieel platform biedt ten opzichte van de behoeften van de organisatie.
Voorbeelden van Groupware-software
IBM's Lotus Notes (of Lotus Software per Lotus-website van IBM) was een van de eerste samenwerkingssoftwarepakketten en wordt tegenwoordig nog steeds in veel kantoren gebruikt. Microsoft SharePoint is een andere belangrijke groupware-oplossing die goed ingeburgerd is in grote ondernemingen.
Grote uitgebreide groupware-suites, buiten het aanbod van IBM en Microsoft, omvatten:
- G-Suite-Google's platform van e-mail, documenten en sociale samenwerking
- Zoho One - een bedrijfsgerichte suite voor kleine en middelgrote bedrijven
- Salesforce - een platform voor klantrelatiebeheer
Daarnaast biedt een bloeiend ecosysteem van groupware met doelgerichte cases de flexibiliteit om best-of-breed oplossingen na te streven voor gebruik met, of in plaats van, een duurdere uitgebreide groupware suite:
- Basecamp, een populaire betaalde projectmanagementtool
- Huddle, die een gratis maar beperkt account en betaalde accounts biedt
- Xero, dat een compleet online boekhoudsysteem in de cloud biedt
- WordPress, een gratis platform voor webinhoud
